Zgodnie z działem II, rozdziałem 1, art. 61 – postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Organ administracji publicznej może ze względu na szczególnie ważny interes strony wszcząć z urzędu postępowanie także w sprawie, w której przepis prawa wymaga wniosku strony. Organ obowiązany jest uzyskać na to zgodę strony w toku postępowania, a w razie nieuzyskania zgody – postępowanie umorzyć.

O wszczęciu postępowania z urzędu należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie.

W dokumencie powinny znaleźć się następujące informacje: nazwa i adres organu – Właściwy organ administracji publicznej, do którego wnoszone jest podanie; sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy postępowanie; miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); zawiadomienie o wszczęciu postępowania – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; w treści zawiadomienia umieszcza się stosowne przepisy prawne, informację dotyczącą osoby, której dotyczy sprawa, krótki opis przedmiotu postępowania, informacje o sposobie złożenia wyjaśnień oraz dostępie do akt sprawy; imię, nazwisko i funkcja osoby reprezentującej organ – Imię, nazwisko oraz funkcja osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem i pieczęcią służbową; informacje o osobach, które zostały zawiadomione w danej sprawie; nazwisko i numer telefonu osoby prowadzącej z ramienia organu daną sprawę.

Zgodnie z działem II, rozdziałem 1, art. 61 – postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Organ administracji publicznej może ze względu na szczególnie ważny interes strony wszcząć z urzędu postępowanie także w sprawie, w której przepis prawa wymaga wniosku strony. Organ obowiązany jest uzyskać na to zgodę strony w toku postępowania, a w razie nieuzyskania zgody – postępowanie umorzyć.

Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej.

Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wystawienia dowodu otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

O wszczęciu postępowania na żądanie jednej ze stron należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie.

Zgodnie z art. 61a, § 1 – gdy żądanie zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z innych uzasadnionych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.

W skład dokumenty wchodzą: Nazwa i adres organu – Właściwy organ administracji publicznej, do którego wnoszone jest podanie; Sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy postępowanie; Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); Zawiadomienie o wszczęciu postępowania – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; W treści zawiadomienia umieszcza się stosowne przepisy prawne, informację dotyczącą osoby, której dotyczy sprawa, krótki opis przedmiotu postępowania, informacje o sposobie złożenia wyjaśnień oraz dostępie do akt sprawy; Imię, nazwisko i funkcja osoby reprezentującej organ – Imię, nazwisko oraz funkcja osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem i pieczęcią służbową; Informacje o osobach, które zostały zawiadomione w danej sprawie; Nazwisko i numer telefonu osoby prowadzącej z ramienia organu daną sprawę. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi wniosek, jej adres, również w przypadku złożenia podania w postaci elektronicznej, a także żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Podanie wniesione na piśmie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół musi być podpisany przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu. Podanie wniesione na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej zawiera dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru. Organ administracji publicznej jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda.

Zgodnie z art. 42 – pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy albo na adres do korespondencji wskazany w bazie adresów elektronicznych. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w określony powyżej sposób, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

Zgodnie z art. 43 – w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.

Zgodnie z art. 44 – W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43, operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego. Pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.

Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.

Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa powyżej, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism.

Zgodnie z art. 46 – odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.

Dokument zawiera: Dane osoby lub instytucji składającej zawiadomienie – Imię, nazwisko i dane teleadresowe osoby składającej zawiadomienie; Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); Dane organu, do którego składane jest zawiadomienie – Nazwa i adres organu administracji publicznej, do którego wnoszone jest zawiadomienie; Zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; W treści zawiadomienia umieszcza się dokładne informacje o dacie i miejscu popełnienia przestępstwa, o rodzaj popełnionego przestępstwa, na czyją szkodę zostało wyrządzone, dane sprawcy lub informacja, że sprawca jest nieznany oraz prośbę o wszczęcie w tej sprawie postępowania przygotowawcze; Uzasadnienie – Zwięzły opis stanu faktycznego oraz zachowanie sprawcy, które zdaniem zawiadamiającego nosi cechy przestępstwa. Ewentualnie należy podać dowody na poparcie twierdzeń; Imię i nazwisko oraz podpis osoby lub osoby reprezentującej instytucję składającej zawiadomienie – Imię, nazwisko oraz funkcja osoby sporządzającej pismo; Załączniki – Należy wymienić dokumenty, do których osoba lub instytucja składająca zawiadomienie odwołuje się w uzasadnieniu.

Dokument zawiera: Nazwa i adres organu – Właściwy organ administracji publicznej, który sporządził wezwani; Sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy wezwanie; Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); Imię, nazwisko lub nazwa oraz adres strony, do której jest skierowane wezwanie; Wezwanie do usunięcia braków formalnych – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; W treści wezwania umieszcza się stosowne przepisy prawne, treść wezwania do usunięcia braków formalnych ze wskazaniem dokumentu, którego dotyczy oraz sprawy, której dotyczy wraz z datą i miejscem złożenia tego dokumentu, terminem, w którym należy usunąć braki formalne. Ewentualnie listą dokumentów, które należy przedłożyć; Imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby reprezentującej organ wzywający – Imię, nazwisko oraz funkcja osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem i pieczęcią służbową; Pouczenie – dodatkowe informacje dotyczące np. terminu oraz czym skutkuje nieusunięcie braków formalnych; Informacje o osobach, które zostały zawiadomione w danej sprawie.

Dokument zawiera: Nazwa i adres organu – Właściwy organ administracji publicznej, który sporządził wezwanie; Sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy wezwanie. Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.). Imię, nazwisko lub nazwa oraz adres strony, do której jest skierowane wezwanie. Wezwanie do złożenia wyjaśnień – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu. W treści wezwania umieszcza się stosowne przepisy prawne, treść wezwania, którego dotyczy oraz sprawy, której dotyczy, miejsce, datą i godziną, w której należy się zgłosić w celu złożenia wyjaśnień. Imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby reprezentującej organ wzywający – Imię, nazwisko oraz funkcja osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem i pieczęcią służbową. Pouczenie – dodatkowe informacje dotyczące np. terminu oraz czym skutkuje niezastosowanie się do wezwania. Informacje o osobach, które zostały zawiadomione w danej sprawie.

Zgodnie z art. 61a. Kodeksu postępowania administracyjnego – gdy żądanie wszczęcia postępowania zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z innych uzasadnionych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Od postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania można złożyć zażalenie.

Dokument zawiera: Nazwa i adres organu – Właściwy organ administracji publicznej, który sporządził dokument; Sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy odmowa; Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); Imię, nazwisko lub nazwa oraz adres strony, do której jest skierowane wezwanie; Odmowa wszczęcia postępowania – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; W treści wezwania umieszcza się stosowne przepisy prawne, informacje o wniosku oraz sprawy, których dotyczy odmowa, treść decyzji, w sprawie; Uzasadnienie – Szczegółowe uzasadnienie odmowy wszczęcia postępowania wraz z opisem toku postępowania; Imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby reprezentującej organ odmawiający – Imię, nazwisko oraz funkcja osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem i pieczęcią służbową; Pouczenie – dodatkowe informacje dotyczące np. terminu zażalenia od decyzji; Informacje o osobach, które zostały zawiadomione w danej sprawie.

Zgodnie z art. 10. Kodeksu postępowania administracyjnego – organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

Organy administracji publicznej mogą odstąpić od tej zasady tylko w przypadkach, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną.

Organ administracji publicznej obowiązany jest utrwalić w aktach sprawy, w drodze adnotacji, przyczyny odstąpienia od zasady zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania.

Dokument zawiera: Nazwa i adres organu – Właściwy organ administracji publicznej, który sporządził dokument; Sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy powiadomienie; Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); Imię, nazwisko lub nazwa oraz adres strony, do której jest skierowane powiadomienie; Powiadomienie o udziale w postępowaniu – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; W treści powiadomienia umieszcza się stosowne przepisy prawne, dane osoby lub instytucji dopuszczonej do udziału w postępowaniu, informacje o sprawie, której dotyczy powiadomienie oraz o zasadach dopuszczenia do udziału w postępowaniu; Uzasadnienie – Szczegółowe uzasadnienie powiadomienia o udziale w postępowaniu; Imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby reprezentującej organ powiadamiający – Imię, nazwisko oraz funkcja osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem i pieczęcią służbową; Pouczenie – dodatkowe informacje dotyczące np. terminu zażalenia od decyzji; Informacje o osobach, które zostały zawiadomione w danej sprawie; Nazwisko i numer telefonu osoby prowadzącej z ramienia organu daną sprawę.

Zgodnie z rozdziałem 11 Kodeksu postępowania administracyjnego – na wydane w toku postępowania postanowienia służy stronie zażalenie, gdy kodeks tak stanowi.

Zażalenia wnosi się w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia stronie, a gdy postanowienie zostało ogłoszone ustnie – od dnia jego ogłoszenia stronie.

Postanowienie, na które nie służy zażalenie, strona może zaskarżyć tylko w odwołaniu od decyzji.

Wniesienie zażalenia nie wstrzymuje wykonania postanowienia, jednakże organ administracji publicznej, który wydał postanowienie, może wstrzymać jego wykonanie, gdy uzna to za uzasadnione. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale do zażaleń mają odpowiednie zastosowanie przepisy dotyczące odwołań.

Dokument zawiera: Imię, nazwisko i adres osoby lub instytucji składającej zażalenie – Dane teleadresowe osoby lub instytucji, która sporządziła dokumen; Sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy zażalenie; Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); Nazwa oraz adres organu, do którego składane jest zażalenie; Zażalenie na postępowanie – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; W treści zażalenia umieszcza się stosowne przepisy prawne, informacje o postanowieniu, którego dotyczy zażalenie wraz z nazwą organu, który wydał postanowienie oraz dniem wydania postanowienia, sygnatura akt, powód zażalenia wraz z dookreśleniem czy zażalenie dotyczy części czy całości postanowienia, wnioski dotyczące dalszego postępowania; Uzasadnienie – Szczegółowe uzasadnienie zażalenia na postanowienie; Imię, nazwisko osoby składającej zażalenie – Imię, nazwisko osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem; Załączniki – dodatkowe dokumenty, np. odpis zażalenia dla strony przeciwnej czy potwierdzenie opłaty sądowej.

Zgodnie z art. 36 Kodeksu postępowania administracyjnego – o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia.

Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Zgodnie z art. 37 Kodeksu postępowania administracyjnego – stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli nie załatwiono sprawy w terminie, postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość).

Ponaglenie zawiera uzasadnienie i wnosi się je do do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie, do organu prowadzącego postępowanie, jeżeli nie ma organu wyższego stopnia.

Organ prowadzący postępowanie jest obowiązany przekazać ponaglenie organowi wyższego stopnia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania. Organ przekazuje ponaglenie wraz z niezbędnymi odpisami akt sprawy. Przekazując ponaglenie, organ jest obowiązany ustosunkować się do niego.

Dokument zawiera: Imię, nazwisko i adres osoby lub instytucji składającej zażalenie – Dane teleadresowe osoby lub instytucji, która sporządziła dokument; Sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy zażalenie; Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); Nazwa oraz adres organu, do którego składane jest zażalenie; Zażalenie na bezczynność – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; W treści zażalenia umieszcza się stosowne przepisy prawne, informacje o sprawie, której dotyczy zażalenie wraz z informacją, do którego organu została złożona sprawa, której dotyczy zażalenia; Uzasadnienie – Szczegółowe uzasadnienie zażalenia na bezczynność, w którym należy umotywować stan faktyczny, np. że po upływie 6 tygodni od złożenia zawiadomienia organ prowadzący nie poinformował strony zainteresowanej o wszczęciu lub odmowie wszczęcia postępowania, lub że procedury są wykonywane w sposób opieszały; Imię, nazwisko osoby składającej zażalenie – Imię, nazwisko osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem; Załączniki – dodatkowe dokumenty.

Zgodnie z rozdziałem 9 Kodeksu postępowania administracyjnego – w toku postępowania organ administracji publicznej wydaje postanowienia.

Postanowienia dotyczą poszczególnych kwestii wynikających w toku postępowania, lecz nie rozstrzygają o istocie sprawy, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej.

Postanowienie powinno zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę jego wydania, oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, pouczenie, czy i w jakim trybie służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, oraz podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jego wydania. Postanowienie powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie.

Postanowienia, od których służy stronom zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, doręcza się na piśmie

Postanowienie, które może być zaskarżone do sądu administracyjnego, doręcza się stronie wraz z pouczeniem o dopuszczalności wniesienia skargi oraz uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

Dokument zawiera: Nazwa i adres organu – Właściwy organ administracji publicznej, który sporządził dokument; Sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy postanowienie; Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); Imię, nazwisko lub nazwa oraz adres strony, do której jest skierowane postanowienie; Postanowienie – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; W treści postanowienia umieszcza się stosowne przepisy prawne, informacje jakiej sprawy dotyczy postanowienie, kiedy wpłynęła do organu wraz z podaniem sygnatury akt, a także osoby, której dotyczy postanowienie; Uzasadnienie – Szczegółowe uzasadnienie postanowienia, w tym uzasadnienie faktyczne wskazujące na czym organ oparł swoją decyzję oraz wskazanie przyczyn tej decyzji, a także uzasadnienie prawne; Imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby reprezentującej organ wydający postanowienie – Imię, nazwisko oraz funkcja osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem i pieczęcią służbową; Pouczenie – dodatkowe informacje dotyczące np. terminu zażalenia od postanowienia; Informacje o osobach, które zostały zawiadomione w danej sprawie; Nazwisko i numer telefonu osoby prowadzącej z ramienia organu daną sprawę.

Zgodnie z rozdziałem 8 Kodeksu postępowania administracyjnego – w sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne, strony mogą zawrzeć ugodę, jeżeli charakter sprawy na to pozwala i nie sprzeciwiają się temu przepisy szczególne. Ugoda może być zawarta przed organem administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w pierwszej instancji lub postępowanie odwoławcze, do czasu wydania przez organ decyzji w sprawie.

Organ administracji publicznej odroczy wyda nie decyzji i wyznaczy stronom termin do zawarcia ugody, jeżeli istnieją przesłanki do jej zawarcia, pouczając strony o trybie i skutkach zawarcia ugody. W przypadku zawiadomienia przez jedną ze stron o odstąpieniu od zamiaru zawarcia ugody lub niedotrzymania przez strony wyznaczonego terminu, organ administracji publicznej załatwia sprawę w drodze decyzji.

Ugodę sporządza upoważniony pracownik organu administracji publicznej na piśmie, na podstawie zgodnych oświadczeń stron. Ugoda zawiera: 1) oznaczenie organu administracji publicznej, przed którym ugoda została zawarta, i stron postępowania; 2) datę sporządzenia ugody; 3) przedmiot i treść ugody; 4) podpisy stron oraz podpis upoważnionego pracownika organu administracji publicznej z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego.

Przed podpisaniem ugody upoważniony pracownik organu administracji publicznej odczytuje stronom jej treść, chyba że ugoda została zawarta z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Ugodę włącza się do akt sprawy.

Ugoda wymaga zatwierdzenia przez organ administracji publicznej, przed którym została zawarta. Jeżeli ugoda dotyczy kwestii, których rozstrzygnięcie wymaga zajęcia stanowiska przez inny organ, stosuje się odpowiednio przepis art. 106 wymóg uzyskania stanowiska innego organu. Organ administracji publicznej odmówi zatwierdzenia ugody zawartej z naruszeniem prawa, nieuwzględniającej stanowiska organu, o którym mowa w § 2, albo naruszającej interes społeczny bądź słuszny interes stron.

Zatwierdzenie bądź odmowa zatwierdzenia ugody następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie; postanowienie w tej sprawie powinno być wydane w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia ugody. W przypadku gdy ugoda zawarta została w toku postępowania odwoławczego, z dniem, w którym stało się ostateczne postanowienie zatwierdzające ugodę, traci moc decyzja organu pierwszej instancji, o czym zamieszcza się wzmiankę w tym postanowieniu. Łącznie z postanowieniem zatwierdzającym ugodę doręcza się stronom ugodę albo jej odpis.

Ugoda staje się wykonalna z dniem, w którym postanowienie o jej zatwierdzeniu stało się ostateczne.

Zatwierdzona ugoda wywiera takie same skutki, jak decyzja wydana w toku postępowania administracyjnego.

Dokument zawiera: Ugoda sądowa – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; Data i miejsce zawarcia ugody; Dane o stronach ugody – Wszystkie dane stron umowy, w tym imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL itp.; W treści ugody umieszcza się stosowne informacje dotyczące toczącego się postępowania, nazwę organu administracyjnego, przed którym toczy się postępowanie, sygnatura akt, treść ugody i zobowiązania stron; Pouczenie – dodatkowe informacje dotyczące np. formy ugody, liczby egzemplarzy czy stosownych przepisów prawnych; Podpisy stron.

Zgodnie z art. 67 Kodeksu postępowania administracyjnego – organ administracji publicznej sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.

W szczególności sporządza się protokół: 1) przyjęcia wniesionego ustnie podania; 2) przesłuchania strony, świadka i biegłego; 3) oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu administracji publicznej; 4) rozprawy; 5) ustnego ogłoszenia decyzji i postanowienia.

Dokument zawiera: Protokół z oględzin – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; Numer i data – Numer protokołu oraz data sporządzenia protokołu; Dane lokalizacyjne – Wszystkie dane dotyczące miejsca oględzin: województwo, powiat, gmina, miejscowość, miejsce oględzin – nr działki ewidencyjnej; Poszkodowany – Imię i nazwisko poszkodowanego lub nazwa instytucji, która została poszkodowana, wraz z danymi teleadresowymi; Data zgłoszenia szkody – Dokładna data zgłoszenia szkody; Oględziny – Data przeprowadzenia oględzin oraz członkowie zespołu dokonującego oględzin; Treść oględzin – Właściwa treść oględzin i wnioski zespołu, informacja o braku zastrzeżeń albo o wniesionych zastrzeżeniach i ich treść; Podpisy stron; Załączniki – Wszelkie dokumenty, np. plany, mapy, zdjęcia.

Zgodnie z art. 67 Kodeksu postępowania administracyjnego – organ administracji publicznej sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.

W szczególności sporządza się protokół: 1) przyjęcia wniesionego ustnie podania; 2) przesłuchania strony, świadka i biegłego; 3) oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu administracji publicznej; 4) rozprawy; 5) ustnego ogłoszenia decyzji i postanowienia.

Dokument zawiera: Sygnatura akt – Numer akt, których dotyczy sprawa; Protokół z rozprawy – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; Data – Data sporządzenia protokołu; Sąd – Nazwa sądu; Rozprawa – Miejscowość oraz dzień, w którym odbywa się rozprawa; Obecni – Stanowiska służbowe oraz imię i nazwisko przewodniczącego, sędziego/sędziów, protokolanta i ewentualnie wszystkich obecnych osób uczestniczących czynnie w rozprawie; Informacje – Godzina rozpoczęcia rozprawy oraz forma rozprawy, a także kto stawił się lub nie na rozprawę; Informacje przewodniczącego – Informacje o rejestracji rozprawy, godzinie włączenia i wyłączenia rejestracji rozprawy. W toku postępowania sędzia referent zadecyduje, które z czynności należy zapisać w protokole mając na uwadze treść wydanych postanowień i zarządzeń oraz istotność okoliczności, który objęciem zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku jest niemożliwe lub utrudnione; Podpisy.

Zgodnie z rozdziałem 7 Kodeksu postępowania administracyjnego – organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. Decyzje rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji.

Jeżeli przepis prawa uzależnia wydanie decyzji od zajęcia stanowiska przez inny organ (wyrażenia opinii lub zgody albo wyrażenia stanowiska w innej formie), decyzję wydaje się po zajęciu stanowiska przez ten organ. Organ załatwiający sprawę, zwracając się do innego organu o zajęcie stanowiska, zawiadamia o tym stronę. Organ, do którego zwrócono się o zajęcie stanowiska, obowiązany jest przedstawić je niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia doręczenia mu żądania, chyba że przepis prawa przewiduje inny termin. Organ obowiązany do zajęcia stanowiska może w razie potrzeby przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.

Decyzja zawiera: 1) oznaczenie organu administracji publicznej; 2) datę wydania; 3) oznaczenie strony lub stron; 4) powołanie podstawy prawnej; 5) rozstrzygnięcie; 6) uzasadnienie faktyczne i prawne; 7) pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania; 8) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji; 9) w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego – pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokości opłaty od powództwa lub wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, jeżeli mają one charakter stały, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy.

Dokument zawiera: Nazwa i adres organu – Właściwy organ administracji publicznej, który sporządził decyzję; Sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy wezwania; Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); Imię, nazwisko lub nazwa oraz adres strony, do której jest skierowana decyzja; Decyzja – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; W treści decyzji umieszcza się stosowne przepisy prawne, treść składu osobowego, który podjął decyzję, treść postanowienia; Uzasadnienie – Szczegółowe uzasadnienie podjętej decyzji; Imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby reprezentującej organ wzywający – Imię, nazwisko oraz funkcja osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem i pieczęcią służbową; Pouczenie – dodatkowe informacje dotyczące np. terminu odwołania od decyzji; Informacje o osobach, które zostały zawiadomione w danej sprawie.

Zgodnie z rozdziałem 7 Kodeksu postępowania administracyjnego – organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. Decyzje rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji.

Jeżeli przepis prawa uzależnia wydanie decyzji od zajęcia stanowiska przez inny organ (wyrażenia opinii lub zgody albo wyrażenia stanowiska w innej formie), decyzję wydaje się po zajęciu stanowiska przez ten organ. Organ załatwiający sprawę, zwracając się do innego organu o zajęcie stanowiska, zawiadamia o tym stronę. Organ, do którego zwrócono się o zajęcie stanowiska, obowiązany jest przedstawić je niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia doręczenia mu żądania, chyba że przepis prawa przewiduje inny termin. Organ obowiązany do zajęcia stanowiska może w razie potrzeby przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.

Decyzja zawiera: 1) oznaczenie organu administracji publicznej; 2) datę wydania; 3) oznaczenie strony lub stron; 4) powołanie podstawy prawnej; 5) rozstrzygnięcie; 6) uzasadnienie faktyczne i prawne; 7) pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania; 8) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji; 9) w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego – pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokości opłaty od powództwa lub wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, jeżeli mają one charakter stały, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy.

Dokument zawiera: Imię, nazwisko i adres osoby lub instytucji składającej odwołanie od decyzji – Dane teleadresowe osoby lub instytucji, która sporządziła dokument; Sygnatura sprawy – Numer sprawy, której dotyczy odwołanie; Miejsce i data – Nazwa miejscowości (np. Kraków) oraz dokładna data sporządzenia pisma (np. 20.05.2023 r.); Nazwa oraz adres organu, do którego składane jest odwołanie; Odwołanie od decyzji – Nagłówek informujący o rodzaju dokumentu; W treści zażalenia umieszcza się informacje o decyzji, której dotyczy odwołanie wraz z informacją, który organ podjął decyzję, numer decyzji i dzień wydania decyzji; Uzasadnienie – Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnieniam jednak warto umieścić szczegółowe uzasadnienie odwołania, w którym należy umotywować stan faktyczny, np. że organ prowadzący nie poinformował strony zainteresowanej, sprawa, w której została podjęta decyzja nie została poprawnie rozpatrzona; Imię, nazwisko osoby składającej zażalenie – Imię, nazwisko osoby sporządzającej pismo wraz z podpisem; Załączniki – dodatkowe dokumenty.