Na ekranie widok 3D apteki ogólnodostępnej. Widok można obracać we wszystkich kierunkach, przytrzymując lewy przycisk myszki. W lewym górnym rogu znajduje się ikona mapki. Po kliknięciu na ikonę mapki wyświetla się rzut z góry apteki.

Po lewej stronie znajduje się wejście dla pacjentów prowadzące do izby ekspedycyjnej. Kolejne pomieszczenia to pomieszczenie administracyjno‑szkoleniowe i pokój opieki farmaceutycznej, zmywalnia, izba recepturowa połączona śluzą z magazynem produktów innych niż leki. Z prawej strony znajduje się wejście dla dostawców i personelu prowadzące do komory przyjęć z szatnią. Obok komory przyjęć znajduje się magazyn produktów leczniczych.

Kliknięcie na punkt interaktywny na mapie umożliwia przeniesienie się do wybranego pomieszczenia. W pomieszczeniach znajdują się punkty interaktywne, po kliknięciu na te punkty na ekranie pojawia się opis danego pomieszczenia, a także strzałki, które umożliwiają przejście do sąsiednich pomieszczeń.

Izba ekspedycyjna

Główne pomieszczenie apteki, lady oddzielone przeszklonymi szybami, regały i ekspozytory z lekami i innymi produktami.

Opis
Podstawowym wyposażeniem izby ekspedycyjnej jest stół ekspedycyjny, który często jest nazywany pierwszym stołem. Może być osłonięty w sposób uniemożliwiający dostęp do niego osobom niezatrudnionym w aptece i wyposażony w szuflady do przechowywania wyodrębnionych asortymentowo produktów leczniczych i wyrobów medycznych. Często w pomieszczeniu tym znajdują się też szafy ekspedycyjne, które powinny być zamykane do wysokości co najmniej 60 cm od podłogi.

Ponadto w części aptek jest strefa samoobsługowa, do której pacjenci mają swobodny dostęp.
Niektóre placówki w izbie ekspedycyjnej posiadają wydzielony pokój opieki farmaceutycznej, zazwyczaj wyposażony w komputer, drukarkę, stół, krzesła i regały. Dopuszczalne jest też, aby pokój opieki farmaceutycznej został wydzielony poza izbą ekspedycyjną, ale w takiej sytuacji wejście do niego musi znajdować się w izbie. Niektóre apteki wykorzystują pokój administracyjno‑szkoleniowy do celów prowadzenia opieki farmaceutycznej z zachowaniem rozdzielenia w czasie jego funkcji.

• Produkty, które są przechowywane w szufladach za pierwszym stołem oraz w szafach ekspedycyjnych i na półkach w części samoobsługowej, powinny zostać odpowiednio rozmieszczone. Oznacza to, że leki do stosowania zewnętrznego oraz leki do stosowania wewnętrznego powinny być umieszczone oddzielnie. Ponadto odrębne miejsca powinny być przeznaczone na produkty będące lekami i pozostałe, czyli suplementy diety czy kosmetyki.

• Podstawową czynnością w izbie ekspedycyjnej jest obsługa pacjentów. Polega ona na realizacji recept, które obecnie lekarze wystawiają głównie w formie elektronicznej – są to tak zwane e‑recepty. Pacjent podaje kod PIN do recepty oraz numer PESEL, co umożliwia realizację recepty w systemie aptecznym. Alternatywnie pacjent może okazać kod kreskowy lub kod QR, który trzeba zeskanować w celu pobrania e‑recepty. Podczas wydawania leków, które podlegają serializacji, należy zeskanować kod każdego wydawanego pacjentowi opakowania. W ten sposób dokonuje się weryfikacji autentyczności farmaceutyków i zmienia status danego opakowania w informatycznym systemie weryfikacji autentyczności produktów leczniczych z „aktywnego” na „dostarczony”.

• Oprócz realizacji recept personel fachowy apteki wydaje pacjentom leki bez recepty oraz inne produkty dostępne w aptece, w tym suplementy diety. Wiąże się to z udzielaniem profesjonalnych porad pacjentom oraz wspieraniem ich w procesie samoleczenia. W aptece zawsze obecny jest farmaceuta, który w razie potrzeby służy pomocą technikowi farmaceutycznemu. Ma on również prawo do wystawienia recepty farmaceutycznej na leki dostępne na receptę.

• Farmaceuci oraz technicy farmaceutyczni są osobami uprawnionymi do zgłaszania działań niepożądanych produktu leczniczego. Jeśli pacjent zgłasza dolegliwości, co do których zachodzi podejrzenie, że powstały w wyniku stosowania leku, to należy poinformować o tym Prezesa Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych lub podmiot odpowiedzialny, którego adres znajduje się na ulotce leku. Można takie zgłoszenie sporządzić w formie papierowej, umieszczając w nim:

  • nazwę produktu leczniczego,

  • opis reakcji niepożądanej, czyli opis co najmniej jednego objawu,

  • dane chorego – inicjały, płeć, wiek lub masę ciała,

  • dane zgłaszającego – imię, nazwisko, sposób kontaktu (adres, telefon, faks, e‑mail).

  Następnie należy wysłać zgłoszenie pocztą, faksem, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem platformy ePUAP. Można skorzystać z gotowego wzoru formularza lub z formularza elektronicznego, dostępnych na stronie Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych.

Pomieszczenie administracyjno‑szkoleniowe i pokój opieki farmaceutycznej

Opis
Jest to pomieszczenie biurowe, w którym znajduje się komputer z wgranym programem aptecznym oraz drukarka. Zazwyczaj są tu ustawione: biurko z krzesłem oraz regały i szafki, w tym zamykane na klucz, w których są przechowywane dokumenty zawierające dane osobowe w rozumieniu RODO. Jest to miejsce przechowywania bieżącej dokumentacji, takiej jak zestawienia księgowe, różnego rodzaju ewidencje czy decyzje Głównego Inspektora Farmaceutycznego dotyczące wstrzymań, wycofań lub przywrócenia leków w obrocie i powiązane z tym protokoły, dotyczące podjętych przez aptekę działań. Najczęściej to w pomieszczeniu administracyjno‑szkoleniowym personelowi fachowemu, który musi korzystać z odpowiedniego piśmiennictwa, umożliwia się dostęp do:

• obowiązującego Urzędowego Wykazu Produktów Leczniczych Dopuszczonych do Obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

• obowiązującego Urzędowego Wykazu Wyrobów Medycznych Dopuszczonych do Obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

• obowiązującej Farmakopei Polskiej oraz niezbędnej literatury fachowej. W pomieszczeniu administracyjno‑szkoleniowym wykonywane są czynności związane z obsługą administracyjną apteki i prowadzeniem odpowiedniej dokumentacji oraz odbywają się szkolenia personelu.

• W pomieszczeniu administracyjno‑szkoleniowym znajduje się bieżąca dokumentacja dotycząca:

  • zakupu produktów leczniczych i wyrobów medycznych,

  • sprzedaży produktów leczniczych i wyrobów medycznych,

  • produktów leczniczych i wyrobów medycznych, w odniesieniu do których została wydana decyzja o wycofaniu z obrotu lub wstrzymaniu w obrocie,

  • przekazanych do utylizacji przeterminowanych i zniszczonych produktów leczniczych i wyrobów medycznych.

• Tutaj najczęściej przyjmuje się faktury zakupowe i wprowadza towar na stan. Przekazywane przez dostawców faktury są w formie papierowej, a dodatkowo hurtownia może przekazywać je w formie elektronicznej w postaci pliku, który można wczytać do programu aptecznego. Przed zatwierdzeniem faktury w programie aptecznym należy sprawdzić, czy kwoty brutto, netto oraz VAT są zgodne z dokumentem papierowym. Ważne jest również uzgodnienie daty płatności, ponieważ najczęściej są one dokonywane przelewem. W analogiczny sposób wprowadzane są do systemu aptecznego faktury korygujące. Zgodnie z tzw. dyrektywą antyfałszywkową, czyli dyrektywą 2011/62/UE z dnia 8 czerwca 2011 r. dotyczącą zapobiegania wprowadzaniu sfałszowanych produktów leczniczych do legalnego łańcucha dystrybucji, wszystkie leki dostępne z przepisu lekarza podlegają serializacji. Oznacza to, że każde opakowanie ma niepowtarzalny identyfikator w postaci kodu w formacie 2D Data Matrix (kod QR), w którym zawarte są informacje takie jak kod produktu, numer seryjny, numer partii oraz data ważności. Dodatkowo leki te muszą mieć dowolne zabezpieczenia przed otwarciem – w zależności od rodzaju zewnętrznego opakowania są nimi na przykład: perforowana folia, hologram, banderola, odpowiednia nakrętka na butelkę i tym podobne. Podczas wprowadzania towaru na stan należy zweryfikować dostawę, najczęściej skanując kody QR. W przypadku rozbieżności w danych na opakowaniu i na fakturze należy zgłosić ten fakt do hurtowni farmaceutycznej w celu wystawienia korekty. Opakowania, które mają uszkodzone zabezpieczenia, trzeba niezwłocznie zwrócić do hurtowni.

• W zależności od potrzeb kierownik apteki lub wyznaczona przez niego osoba składa zamówienie w hurtowni farmaceutycznej. Apteka może współpracować z kilkoma hurtowniami, a zamówienia tworzone na podstawie bieżącej sprzedaży i stanów magazynowych są wysyłane raz lub dwa razy dziennie. Możliwe jest też składanie zamówień na pojedyncze produkty, na przykład w sytuacji, gdy pracownik apteki chce sprowadzić konkretny produkt, by zrealizować indywidualne zapotrzebowanie pacjenta. Zamówienie składa się telefonicznie lub wysyła w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu aptecznego, który ma połączenie z systemem hurtowni.

• Wyznaczona osoba jest odpowiedzialna za codzienne sprawdzanie decyzji Głównego Inspektora Farmaceutycznego, np. na stronie https://rdg.ezdrowie.gov.pl/. W przypadku posiadania na stanie apteki produktu leczniczego lub wyrobu medycznego, co do którego została wydana decyzja o wstrzymaniu, apteka jest zobowiązana do niezwłocznego zabezpieczenia posiadanego zapasu przed dalszym wprowadzaniem do obrotu. Polega to na umieszczeniu wstrzymanych produktów w odrębnym miejscu i stworzeniu w systemie aptecznym dokumentu blokującego możliwość ich sprzedaży. Dodatkowo należy sporządzić protokół wstrzymania w obrocie, zgodny z obowiązującym wzorem zamieszczonym w rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu wstrzymywania i wycofywania z obrotu produktów leczniczych i wyrobów medycznych. Jeśli zapadnie decyzja o wycofaniu leku lub wyrobu medycznego z obrotu, to należy sporządzić protokół wycofania i zwrócić zapasy do hurtowni w terminie 60 dni od ogłoszenia decyzji.

• Apteka jest również zobowiązana do zgłaszania Wojewódzkiemu Inspektorowi Farmaceutycznemu podejrzeń, że produkt leczniczy nie odpowiada ustalonym dla niego wymaganiom jakościowym. Zgłoszenia dokonuje się w formie pisemnej, na formularzu, którego wzór został określony w rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu wstrzymywania i wycofywania z obrotu produktów leczniczych i wyrobów medycznych. Sam produkt należy zabezpieczyć w trwale zamkniętym opakowaniu z adnotacją: „Produkt leczniczy zabezpieczony – podejrzenie braku spełnienia wymagań jakościowych”.

Zmywalnia

Niewielkie pomieszczenie ze zlewem i urządzeniami do sterylizacji. Okno prowadzące do izby recepturowej.

Izba recepturowa

Opis
W izbie recepturowej znajdują się: loża pokryta tworzywem odpornym na chemikalia i łatwym do utrzymania w czystości, szafy przeznaczone do przechowywania substancji recepturowych, wagi wielozakresowe, szkło, utensylia i naczynia do przygotowywania leków recepturowych. W tym pomieszczeniu są przechowywane w odpowiednio oznakowanych pojemnikach substancje przeznaczone do sporządzania leków recepturowych. W recepturze powinno być wyodrębnione miejsce na przechowywanie surowców farmaceutycznych bardzo silnie działających, do których powinny być wydzielone osobne naczynia i utensylia. Dodatkowo izba recepturowa może być wyposażona w sprzęty takie jak unguator, kapsułkarka i inne.

W izbie recepturowej są sporządzane leki recepturowe. Czynność ta składa się z kilku etapów. Pierwszym jest sprawdzenie recepty pod kątem jej poprawności, dawek i oceny ryzyka wystąpienia niezgodności. Jeśli zostaną zidentyfikowane niezgodności recepturowe, to należy je wykluczyć, np. poprzez odpowiednią kolejność dodawania składników lub ich rozdzielenie. Jeśli jest to niemożliwe, trzeba skonsultować się z lekarzem, który wypisał receptę. Następnie należy obliczyć ilości poszczególnych substancji koniecznych do przygotowania leku. Przed przystąpieniem do wykonywania receptury trzeba umyć i zdezynfekować ręce oraz założyć fartuch ochronny przeznaczony do pracy w izbie recepturowej. Następnie należy zdezynfekować powierzchnie robocze w pomieszczeniu oraz przygotować niezbędne naczynia i utensylia, a także włączyć lożę oraz wagi. Każdy kolejny składnik odważa się osobno, sprawdzając go trzykrotnie: podczas zdejmowania z półki, podczas odważania i podczas odkładnia z powrotem na półkę. Na opakowaniach surowców, które mają ograniczoną przydatność do użycia po otwarciu, należy umieścić datę i godzinę pierwszego otwarcia. Wykonując lek, trzeba dobrać do niego odpowiednie opakowanie, na którym umieszcza się etykietę: pomarańczową dla leków do użytku zewnętrznego lub białą dla leków stosowanych wewnętrznie. Na etykiecie muszą być podane: adres i nazwa apteki, nazwisko pacjenta, lekarza oraz osoby wykonującej lek, data sporządzenia oraz skład i sposób użycia. Jeśli lek ma być zmieszany przed użyciem, to tę informację trzeba również zamieścić na opakowaniu. Zużyte naczynia są myte w zmywalni. Po przygotowaniu leku recepturowego należy wykonać zestawienie leku recepturowego w systemie aptecznym, podając dokładne ilości użytych surowców oraz rodzaj opakowania.

Śluza

Opis
Często do izby recepturowej wchodzi się przez śluzę. Jest to przedsionek, w którym umieszczone są: umywalka, dozownik z mydłem i środkiem dezynfekującym, szafa na odzież stosowaną w recepturze, wieszak na odzież zewnętrzną i kosz.

Obok izby recepturowej zazwyczaj znajduje się zmywalnia, w której myje się i sterylizuje używane w recepturze naczynia i utensylia. Jeśli apteka zajmuje się wykonywanie leków w warunkach aseptycznych (preparaty oczne, antybiotyki), to w skład jej podstawowego wyposażenia wchodzi loża z nawiewem laminarnym oraz sterylizator.

Magazyn do przechowywania produktów innych niż leki

Opis
Jest to pomieszczenie wyposażone w regały magazynowe, w którym również może znajdować się lodówka. W tym magazynie są przechowywane produkty niebędące lekami, czyli suplementy diety, środki dezynfekcyjne i opatrunkowe czy kosmetyki.

Personel apteki umieszcza tu produkty niebędące lekami po ich przyjęciu na stan. Podczas układania towaru należy na bieżąco kontrolować daty ważności wszystkich produktów i umieszczać te z krótszymi datami na przedzie. Preparaty do stosowania wewnętrznego i zewnętrznego są przechowywane w oddzielnych miejscach. Jeśli w asortymencie apteki są pozycje niebędące lekami i wymagające przechowywania w warunkach chłodniczych, to w tym magazynie powinna znajdować się również lodówka, w której są one umieszczane.

Komora przyjęć z szatnią

Opis
Znajduje się tu wejście do apteki, które służy jej personelowi oraz dostawcom. Komora przyjęć to wyodrębnione miejsce w aptece, w którym przyjmowany jest towar z hurtowni farmaceutycznych. W tym pomieszczeniu można usytuować szatnię z szafkami dla pracowników.

• Przed przystąpieniem do pracy każdy pracownik jest zobowiązany do pozostawienia odzieży wierzchniej w przydzielonej mu szafce oraz do zmiany obuwia i założenia fartucha ochronnego.

• Dostawcy dostarczają tutaj towar, najczęściej wraz z fakturami zakupu. Ważne jest, aby dostawy nie odbywały się w sali ekspedycyjnej.

• W komorze przyjęć odbywa się kontrola przyjmowanych produktów leczniczych i wyrobów medycznych. Polega ona na sprawdzeniu, czy stan faktyczny dostarczonych produktów jest zgodny z informacjami zawartymi w dokumencie przewozu lub na fakturze zakupu. W szczególności kontrola ta obejmuje weryfikację zgodności nazwy, dawki, postaci, wielkości opakowania, numeru serii i daty ważności, liczby opakowań oraz daty dostawy. Następnie ocenia się wizualnie, czy dostarczony produkt leczniczy lub wyrób medyczny nie budzi zastrzeżeń co do jakości oraz czy na opakowaniu zawarte są wszystkie niezbędne informacje. Należy również zwrócić uwagę, czy produkty lecznicze będące środkami odurzającymi, substancjami psychotropowymi, cytostatykami, wonnymi produktami zielarskimi, materiałami łatwo palnymi, żrącymi lub cuchnącymi są odpowiednio zabezpieczone i nie stykają się z pozostałymi produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi. Wszystkie te czynności wykonuje wyłącznie personel fachowy apteki, czyli magistrowie lub technicy farmaceutyczni.

• Jeśli leki w danej aptece są metkowane, to ta czynność również odbywa się w komorze przyjęć.

• W przypadku konieczności zwrotu lub reklamacji towaru przygotowuje się go wraz z niezbędną dokumentacją, którą stanowi protokół zwrotu wydrukowany w dwóch egzemplarzach, i przekazuje dostawcy również w komorze przyjęć. Dostawca wraz z towarem zabiera jedną kopię protokołu zwrotu, natomiast na drugiej kwituje podpisem i/lub pieczątką odebranie towaru.

Magazyn produktów leczniczych

Opis
Podstawowym wyposażeniem magazynu są regały magazynowe oraz lodówka lub szafa chłodnicza z termometrem, które służą wyłącznie do przechowywania produktów leczniczych. Ponadto znajdują się tu szafy przeznaczone do przechowywania środków odurzających, substancji psychotropowych oraz leków bardzo silnie działających, zabezpieczone przed dostępem osób niezatrudnionych w aptece. Środki odurzające, czyli leki narkotyczne, są przechowywane w zamkniętej metalowej szafie lub kasecie przymocowanej w sposób trwały do ścian lub podłóg pomieszczenia. Leki psychotropowe oraz leki bardzo silnie działające należące do wykazu A są przechowywane oddzielnie, w szafkach zamykanych na klucz.

Po dokładnym sprawdzeniu towaru w komorze przyjęć, weryfikacji opakowań za pomocą kodów QR i przyjęciu go na stan kolejnym krokiem jest umieszczenie go w odpowiednim miejscu w aptece. W magazynie produktów leczniczych powinny znaleźć się wyłącznie produkty, które mają status leku. Należy przy tym pamiętać o kilku zasadach:

• leki psychotropowe, odurzające i bardzo silnie działające są przechowywane osobno, w wydzielonych i odpowiednio zabezpieczonych szafkach,

• oddzielnie przechowuje się leki gotowe do stosowania wewnętrznego (na przykład tabletki lub syropy) oraz leki gotowe do stosowania zewnętrznego (na przykład maści i krople),

• podczas każdej dostawy należy kontrolować daty ważności i umieszczać leki z krótszą datą ważności na przedzie,

• leki, które są przechowywane w lodówce lub szafie chłodniczej, powinny być tak rozmieszczone, aby nie dotykały ścian urządzenia.