Czytamy teksty urzędowe
Codziennie spotykamy się z tekstami urzędowymi. Nie zawsze są one łatwe w odbiorze. Styl urzędowy wraz z naukowym i publicystycznym należą do stylów funkcjonalnych oficjalnej odmiany polszczyzny. Zarówno lektura, jak i przygotowanie danego tekstu wymagają znajomości określonych zasad oraz słownictwa. Od pewnego czasu trwa dyskusja nad potrzebą uproszczenia żargonu urzędniczego, instytucje starają się organizować szkolenia dla pracowników, konsultują się z językoznawcami. Na przykład w 2010 roku pod redakcją prof. Miodka ukazała się broszura pt. Jak pisać o Funduszach Europejskich? Jednak okazuje się, że dokumenty urzędowe są trudne w edycji ze względu na ich sformalizowaniesformalizowanie i obawy pracowników instytucji. Istnieje ryzyko, że podczas wprowadzania poprawek, treść niektórych zapisów uległaby zmianie i nie wszyscy interpretowaliby je w ten sam sposób. Złamałoby to ważną zasadę jednoznaczności. Niezależnie od powodzenia procesu upraszczania języka, warto znać najważniejsze cechy stylu urzędowego.
Wynotuj z dowolnych dokumentów urzędowych sformułowania, które uznasz za najbardziej charakterystyczne dla stylu komunikacji urzędowej.
Cechy stylu urzędowego
Styl urzędowy stosowany jest w kontaktach obywateli z przedstawicielami różnych instytucji i urzędów. Obowiązuje w tekstach oficjalnych, które mogą np. informować o danych aktach prawnych, przepisach, nakłaniać do dostosowania się do nich. Odznacza się ściśle określonymi cechami.
Jest precyzyjny, co oznacza, że teksty urzędowe muszą być jednoznaczne, aby każdy mógł je interpretować w ten sam sposób. Ich układ musi być przejrzysty (odpowiednie wskazanie nadawcy i odbiorcy, nazwa dokumentu, wypunktowanie najważniejszych elementów, wyliczenia). Stosuje się specjalistyczne słownictwo, np. beneficjent, nabywca, uiścić opłatę, prolongata, dyrektywa.
Jest szablonowy, czyli teksty danego typu mają jednolitą kompozycję, której wzór jest powszechnie znany i nie powinno się go zmieniać. Gatunek wypowiedzi zazwyczaj określa się poprzez odpowiedni tytuł, np. obwieszczenie, ustawa, rozporządzenie, protokół, instrukcja, wezwanie, uchwała, podanie, oświadczenie, życiorys, CVCV. Obowiązują określone formuły, zwłaszcza początkowe i końcowe, oraz schematy przedstawiania treści, np. z innych elementów składa się ustawa, a z innych wezwanie. Niektóre instytucje udostępniają specjalne druki i formularze, które wystarczy wypełnić swoimi danymi.
Jest bezosobowy – w większości wypowiedzi zamiast osobowych form czasownika występują następujące konstrukcje: nakazuje się, postanawia się, odwołano, usunięto, podjęto decyzję, ustalono. W przeciwieństwie do większości sytuacji i sposobów komunikowania się znanych z codziennego życia, w tekstach urzędowych sedno stanowią konkretne sprawy, okoliczności, akty prawne, a nie osoba (nadawca czy odbiorca).
Często można spotkać się z uogólnieniem, że budowa dokumentów urzędowych jest skomplikowana – występują bardzo długie zdania (w tym wielokrotnie złożone), wyliczenia (także z cytatami z ustaw i kodeksów prawnych), odsyłacze do tekstów prawnych (tzw. podstawa prawna), którym towarzyszą skróty i skrótowce (np. na podst. zarz. nr 14/2010; zgodnie z Dz.U. 14/99; na podst. art. 4&7 kc).
Jednak dotyczy to tylko niektórych gatunków. W wielu pismach wymaga się raczej zwięzłości i czytelności (instrukcje, obwieszczenia, zawiadomienia, podania). Jest to ważne zwłaszcza w sytuacji, gdy to obywatel zwraca się do instytucji. Jeśli oczekuje pozytywnego rozpatrzenia sprawy, powinien zadbać o jej konkretne i rzeczowe przedstawienie, aby został dobrze zrozumiany.
Kiedy używamy stylu urzędowego?
Wydawałoby się, że tekstami urzędowymi posługujemy się wyłącznie w pracy oraz w życiu dorosłym. Jednak jeszcze na etapie nauki szkolnej mogą zdarzyć się sytuacje, w których umiejętność tworzenia oficjalnych dokumentów okaże się niezbędna. Może fundacja poszukująca wolontariuszy będzie wymagała przedstawienia życiorysu od kandydatów albo nauczyciel poprosi o pomoc w przygotowaniu regulaminu korzystania z pracowni komputerowej.
Najważniejszym dokumentem, z którym prawie każdy obywatel będzie miał do czynienia, jest podanie. To oficjalna prośba, którą kieruje się np. do urzędu czy instytucji (w tym szkoły). Niekiedy można skorzystać z gotowych formularzy, jednak najczęściej trzeba samodzielnie zredagować tekst. O czym więc warto pamiętać? Zapoznaj się ze wskazówkami i z zamieszczonym w dalszej części materiału wzorem podania.
Każdy gatunek urzędowy (w tym podanie) ma swoją nazwę, nie zapomnij zamieścić jej w dokumencie.
Podanie nie może być anonimowe. Pamiętaj, aby zapisać swoje dane (nadawcy) oraz dane odbiorcy. Powinna to być pełna nazwa urzędu lub instytucji. Podpisz się odręcznie.
Stosuj formuły grzecznościowe, np. „Szanowna Pani”, „Zwracam się z prośbą…”, „Z wyrazami szacunku”.
Uzasadnij swoją prośbę, przedstaw argumenty, np. za pomocą formuły: „Prośbę swoją motywuję tym, że…”.
Jeśli korzystasz z edytora tekstowego, zastosuj odpowiednią czcionkę (np. typu Arial) – zrezygnuj z ozdobnych elementów charakterystycznych dla tekstów specjalnych.
Zapoznaj się z wzorem podania. Zwróć uwagę, że oprócz treści, ważna jest także kompozycja.
Zadaniowo
Uporządkuj podane niżej nazwy gatunków używanych w różnych formach komunikacji.
Gratulacje, Przedmowa, Referat, Podziękowanie, Powitanie, Protokół, Toast, Decyzja, Polemika, Pozdrowienia, CV, Nekrolog, Regulamin, Życzenia, Mowa weselna, Podanie, Dyskusja, Prezentacja, Zawiadomienie, Bibliografia
GATUNKI URZĘDOWE | |
---|---|
GATUNKI NAUKOWE | |
GATUNKI OKOLICZNOŚCIOWE |
Przyporządkuj poniższe słowa kluczowe do nazw gatunków urzędowych.
odwołanie, CV, upoważnienie, podanie, regulamin
„prośbę tę uzasadniamy tym, że…” | |
„upoważnia się…” „w wypadku wątpliwości…” |
|
„odpowiadając na decyzję z…” | |
„nie wolno samodzielnie…” | |
„doświadczenie zawodowe…, umiejętności…” |
Do podanych przykładów dopisz wyrazy lub zwroty o znaczeniu bliskoznacznym. Postaraj się zachować urzędowy styl, unikaj słownictwa potocznego.
Napisz wypowiedź na jeden z poniższych tematów. Skorzystaj ze wzoru zamieszczonego w części teoretycznej lekcji.
1. Podanie do odpowiednich władz twojej miejscowości w sprawie zbudowania lub remontu ścieżek rowerowych.
2. Podanie do dyrektora twojej szkoły w sprawie udostępnienia sali gimnastycznej na imprezę kulturalną lub szkolną dyskotekę.
Zapoznaj się z poniższymi słowami kluczami związanymi z lekcją, a następnie zaproponuj ich własną kolejność. Możesz kierować się tym, co cię zaciekawiło, poruszyło, zaskoczyło itp. Przygotuj krótkie uzasadnienie swojej propozycji. S
łowa klucze: tekst urzędowy, podanie, Curriculum Vitae, regulamin, protokół, zawiadomienie, styl.