Zestawienie wpływów i kosztów imprezy turystycznej wraz z obliczeniem wysokości marży i podatków VAT od marży wykonuje się na tzw. karcie rozliczeniowej. Zestawienie sporządza się po otrzymaniu wszystkich faktur/rachunków za nabyte towary lub usługi oraz wpłat od klientów. Kwota będąca sumą wszystkich faktur/rachunków daje koszt ogółem imprezy. Takie koszty należy odjąć od należności, które określą wystawiony rachunek za imprezę dla klienta zbiorowego lub sumy wpłat wniesionych przez klientów indywidualnych. Należy również uwzględnić podatek VAT. Należną kwotę VAT za imprezę uzyskuje się poprzez odjęcie ceny netto od ceny brutto. Otrzymana różnica (należności pomniejszone o wpłaty za imprezę i VAT należny) stanowi marżę własną.

Marża własna pomniejszona o podatek od marży to marża wynikowa.

Zestawienie, czyli kartę rozliczeniową, podpisuje pracownik, który był odpowiedzialny za imprezę oraz osoba odpowiedzialna za rozliczenie z ramienia organizatora turystyki.

Na podstawie karty rozliczeniowej można dokonać np. korekty faktury.

Jest to dokument, który wystawiają czynni podatnicy VAT, aby udokumentować dokonanie transakcji. Firma ma obowiązek wystawić fakturę VAT wtedy, gdy drugą stroną transakcji jest także firma. W przypadku transakcji z osobą fizyczną, nieprowadzącą działalności gospodarczej można wystawić fakturę VAT na żądanie tej osoby. Fakturę należy wystawić w dwóch kopiach, po jednej dla obu stron transakcji.

Na fakturze VAT powinny znaleźć się następujące dane:

• numer faktury VAT, np. 8/12/2023;

• data, ewentualnie miejsce wystawienia, np. 2023‑12‑10;

• data sprzedaży (dostawy towaru lub wykonania usługi, jeśli ta data jest różna od daty wystawienia faktury), np. 2023‑12‑10;

• dane sprzedawcy (w tym NIP), np. Firma transportowa „AutoKar”, ul. Długa 1, 00‑000 Nisko, NIP 123‑456‑87‑09;

• dane odbiorcy (w tym NIP), np. Biuro Podróży „Słoneczne Wyjazdy”, Al. Jerozolimskie 123, 00‑950 Warszawa, NIP 123‑456‑78‑90;

• nazwa/rodzaj towaru lub usługi, np. przewóz osób;

• ilość (miara) towaru lub zakres wykonanych usług, np. 20;

• cena jednostkowa netto, np. 160,00 zł;

• kwota rabatów (jeśli zostały udzielone), np. 10,00 zł;

• łączna wartość sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku VAT i sprzedaż zwolnioną od podatku, np. 3200,00 zł;

• stawka/stawki podatków VAT, np. 8%;

• kwota podatku od łącznej wartości sprzedaży netto (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku), np. 256,00 zł;

• suma wartości sprzedaży ogółem: cyframi i słownie, np. 3456,00 zł (trzy tysiące czterysta pięćdziesiąt sześć złotych);

• termin i forma zapłaty, np. gotówką, 2023‑12‑15.

Zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur VAT są określone prawem. Wystawienie faktury VAT, która nie spełnia wymogów prawnych, a więc nie jest prawidłowa, może skutkować brakiem możliwości odliczenia podatku VAT z takiej faktury. Dokument można wystawić zarówno w formie papierowej (po wydrukowaniu, ewentualnym ostemplowaniu i złożeniu podpisu, wręcza ją klientowi) lub w formie elektronicznej (tzw. e–faktura VAT przesyłana np. mailem). Już od 2004 roku nie ma obowiązku podpisywania wystawianych i otrzymywanych faktur. Brak podpisu oraz pieczątki na fakturze VAT nie jest błędem. Faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług.

Wykaz faktur VAT i/lub rachunków od usługodawców za zakupione przez organizatora turystyki towary i usługi w związku z  organizacją imprezy turystycznej jest sporządzany, aby umożliwić sprawdzenie, z jakiego tytułu w jakim celu zostały poniesione wydatki na daną imprezę turystyczną.

Zestawienie faktur VAT/rachunku za towary i usługi nabyte od usługodawców powinno zawierać:

• informacje o imprezie turystycznej (nazwa i termin), np. kulig w gospodarstwie agroturystycznym „Cichy Las”;

• numer dokumentu, np. 1/2023;

• rodzaj dokumentu, np. faktura VAT;

• datę wystawienia, np. 12.01.2023;

• datę zakupu, np. 12.01.2023;

• nazwę usługodawcy, np. Gospodarstwo agroturystyczne „Cichy Las”;

• nazwę towaru lub usługi, np. noclegi;

• ilość, np. 20;

• jednostkę miary, np. szt.;

• wartość netto, np. 60,00 zł;

• wartość brutto z naliczonym podatkiem VAT zgodnie z obowiązującą stawką podatku na dany towar lub usługę, np. 1296,00 zł;

• opcjonalne przyporządkowanie do wskazanego konta organizatora turystyki, np. kulig w gospodarstwie agroturystycznym „Cichy Las”.

Wykaz faktur VAT ze sprzedaży imprezy turystycznej jest sporządzany przez organizatora turystyki, aby umożliwić prawidłowe rozliczenie imprezy oraz sprawdzić z jakiego tytułu oraz na jaki cel zostały poniesione wydatki.

Zestawienie faktur VAT ze sprzedaży imprezy turystycznej powinno zawierać:

• informacje o imprezie turystycznej (nazwa i termin), np. konkurs wędkowania w gospodarstwie agroturystycznym „Cichy Las”;

• numer dokumentu, np. 5/2023;

• datę wystawienia, np. 12.05.2023;

• datę sprzedaży, np. 12.05.2023;

• dane klienta, np. Jan Kowalski;

• nazwę usługi, np. udział w konkursie wędkowania w gospodarstwie agroturystycznym;

• ilość, np. 1;

• jednostkę miary, np. szt.;

• wartość netto, np. 300,00 zł;

• wartość brutto z naliczonym podatkiem VAT zgodnie z obowiązującą stawką podatku na dany towar lub usługę, np. 324,00 zł;

• informacja o płatności, np. zapłacona gotówką.

Fakturę korygującą wystawia sprzedawca m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku, a także, jeśli już po wystawieniu faktury VAT udzielono rabatu, odbiorca dokonał zwrotu towaru itp. Fakturę korygującą można wystawić tylko w ściśle określonych sytuacjach, zgodnie z art. 106j ust.1 ustawy o VAT. Przykładowo jeśli usługodawca, np. gospodarstwo agroturystyczne, wystawiło organizatorowi turystyki fakturę VAT za usługi noclegowe i na fakturze tej należy poprawić np. cenę, wówczas usługodawca jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej na rzecz organizatora turystyki.

Na fakturze korygującej powinny znaleźć się następujące dane:

• wszystkie dane zawarte na fakturze VAT, która jest korygowana (numer faktury VAT; data i miejsce wystawienia; data sprzedaży; dane sprzedawcy i odbiorcy (w tym NIP); nazwa/rodzaj towaru lub usługi; ilość (miara) towaru lub zakres wykonanych usług; cena jednostkowa netto; kwota rabatów; łączna wartość sprzedaży netto; dane do rozliczenia obowiązujących podatków (czyli stawka podatków); kwota podatku od łącznej wartości sprzedaży netto (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku); suma wartości sprzedaży ogółem: cyframi i słownie; termin i forma zapłaty);

• napis „Faktura korygująca” lub „Korekta”;

• numer faktury korygującej;

• data i miejsce wystawienia;

• nazwa/rodzaj towaru lub usługi objętych korektą;

• przyczyna korekty;

• korekta kwot (jeśli faktura korygująca ma wpływ na zmianę ceny jednostkowej netto, kwotę podatku czy wartość sprzedaży ogółem);

• korekta treści wymagającej zmiany.

Po zakończeniu imprezy turystycznej pilot wycieczek przygotowuje rozliczenie pobranych zaliczek. Takie rozliczenie sporządza na podstawie dokumentacji wydatków za wykonane usługi, które zostały opłacone gotówką.

Do druku rozliczenia zaliczki dołączane są:

• oryginały faktury VAT/rachunków za usługi zapłacone gotówką (w przypadku faktur VAT/rachunków za usługi noclegowe dołącza się diagram pokojów, zaś w przypadku usługi żywieniowej – paragony (bony kelnerskie);

• wyliczenie kwot rachunków i limitów;

• zestawienie wykorzystanych świadczeń;

• potwierdzenie pracy pilota,

• jeśli korzystano z usługi transportowej, kartę drogową i zlecenie pracy pojazdu (dokładnie wypełnione i podpisane przez kierowcę i pilota);

• niewykorzystane np. bilety wstępu;

• vouchery;

• sprawozdanie i notatki służbowe;

• aktualną listę uczestników imprezy;

• rachunek za pracę pilota;

• rachunki za przejazdy służbowe i diety;

• oświadczenie podatkowe;

• rozliczenie zaliczki.

W przypadku zapłaty gotówką dokumentem potwierdzającym jej przyjęcie może być druk KP. Skrót KP pochodzi od słów „Kasa Przyjmie” lub „Kasa Przyjęła”. Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, po jednym dla stron transakcji.

Musi on zawierać następujące informacje:

• numer druku KP, np. 133/2023’

• datę wystawienia, np. 12.12.2023;

• dane firmy, która przyjmuje zapłatę w gotówce, takie jak: nazwa, adres, NIP, np. Biuro Podróży „Słoneczne Wyjazdy”, Al. Jerozolimskie 123, 00‑950 Warszawa, NIP 878878878;

• dane wpłacającego, np. Jan Nowak, ul. Leśna 7, 20‑000 Czyste;

• za co – określenie, za co dana kwota została wpłacona, np. numer faktury, zaliczka za usługę, np. wpłata za udział w kuligu w dniach 10‑12.01.2024 r. w gospodarstwie agroturystycznym „Cichy Las”;

• wartość dokonanej wpłaty (cyframi i słownie), np. 3200 zł;

• podpis przyjmującego gotówkę.

Druk KW jest dokumentem potwierdzającym wypłacenie gotówki z kasy. Skrót KW pochodzi od słów „Kasa Wypłaci” lub „Kasa Wydała”. Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, po jednym dla stron transakcji.

Musi on zawierać następujące informacje:

• numer druku KW, np. 124/24;

• datę jego wystawienia, np. 12.02.2024;

• dane firmy, która wypłaca gotówkę, takie jak: nazwa, adres, NIP, np. Biuro Podróży „Słoneczne Wyjazdy”, Al. Jerozolimskie 123, 00‑950 Warszawa, NIP 878878878;

• dane usługodawcy lub pracownika, któremu wypłacana jest gotówka, np. Gospodarstwo agroturystyczne „Cichy Las”, ul. Cicha 17, 00‑000 Cicha Dolina, NIP 1234567890;

• określenie, za co dana kwota została wypłacona, np. numer faktury, zaliczka za towar lub usługę, np. zaliczka na zakuo produktów do organizacji warsztatów przygotowania regionalnych potraw;

• wartość dokonanej wypłaty (cyframi i słownie), np. 1300,00 zł;

• podpis wypłacającego gotówkę z kasy;

• podpis przyjmującego gotówkę.

Jeśli organizator turystyki otrzyma od usługodawcy dokument z błędnymi danymi, musi wystawić notę korygującą. Taką notę zawsze wystawia nabywca towaru lub usługi, czyli w tym przypadku organizator turystyki, który nabył np. usługę noclegową w gospodarstwie agroturystycznym.

Jest to dokument mający za zadanie formalną korektę wystawionej wcześniej faktury VAT. Nota korygująca to sposób na korektę nieprawidłowości będących skutkiem błędnego wystawienia faktur kosztowych lub korygujących.

Nota korygująca musi zawierać następujące dane:

• numer noty korygującej;

• datę wystawienia;

• dane sprzedawcy i odbiorcy (w tym NIP);

• dane zawarte na oryginalnej fakturze;

• dane podlegające korekcie oraz prawidłowe dane.

Nota korygująca musi zostać opatrzona oznaczeniem „nota korygująca”. Notę korygującą, podobnie jak fakturę VAT, wystawia się w dwóch egzemplarzach, dla obu stron transakcji. Nota korygująca powinna zostać zaakceptowana przez odbiorcę. Akceptacja może mieć dowolną formę – np. podpis na nocie, pismo lub e‑mail z informacją o akceptacji noty. Należy pamiętać, że nie wszystkie błędy na fakturze można skorygować za pomocą noty korygującej. Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT, notą korygującą nie można skorygować pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt. 8‑15, czyli np. wartości ilościowej, kwoty netto i brutto lub stawki podatku VAT. Takie pomyłki trzeba skorygować za pomocą faktury korygującej.