Korespondencja seryjna

Korespondencja seryjnakorespondencja seryjnaKorespondencja seryjna to technika tworzenia w edytorze tekstu dokumentów adresowanych do wielu osób, zawierających jednakową treść uzupełnioną o spersonalizowane dane. Korespondencją seryjną mogą być zwykłe dokumenty tekstowe, maile oraz różnego rodzaju etykiety i koperty używane do wysyłania listów metodą tradycyjną.

Wiele programów do zarządzania firmą czy zarządzania obiegiem dokumentów w firmie ma moduły do tworzenia zaawansowanej korespondencji seryjnej. Na rynku dostępne jest również dedykowane oprogramowanie. Specjalne moduły do tworzenia korespondencji seryjnej znajdują się w wielu pakietach biurowych, takich jak Microsoft Office czy LibreOffice.

Tworzenie korespondencji seryjnej składa się z trzech kroków:

  • przygotowanie dokumentu głównego,

  • przygotowanie bazy danych, zawierającej informacje o adresatach,

  • scalenie dokumentu z danymi z bazybaza danychbazy.

RpEvyFdiFUnSb
Ilustracja przedstawia działanie matematyczne. Dodawane są do siebie niebieski dokument oraz trzy pomarańczowe ikony postaci. Po znaku równości znajdują się trzy fioletowe ikony dokumentów trzy niebieskie ikony koperty i trzy zielone ikony listów. 1. Dokument główny zawiera tekst i grafikę wspólną dla wysyłanego dokumentu, 2. Plik danych zawiera dane służące do wypełnienia pól zmiennych w dokumencie głównym, 3. Scalony dokument zawiera połączone dane; jest gotowy do wysłania.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Kreator korespondencji seryjnej

Kreator korespondencji seryjnej to przyjazne narzędzie, prowadzące użytkownika – krok po kroku – przez proces tworzenia korespondencji seryjnej.

Microsoft Word

W edytorze Microsoft Word kreator korespondencji seryjnej poprowadzi nas przez następujące etapy:

  • wybór rodzaju dokumentu (krok 1 i 2 ),

  • wybór danych zewnętrznych (krok 3),

  • wstawienie pól z bazy adresatów do dokumentu (krok 4),

  • przeglądanie listów (krok 5),

  • scalenie (krok 6).

RFi2LzL3wtiCs1
Krok 1: Dane do korespondencji seryjnej Dane do korespondencji seryjnej mogą pochodzić z zewnętrznych, gotowych już dokumentów spełniające określone kryteria lub mogą zostać wprowadzone w trakcie tworzenia korespondencji seryjnej. Microsoft Word potrafi obsłużyć pliki programów Word, Excel i Access oraz listy kontaktów programu Outlook. W przypadku gdy nie masz gotowych plików z danymi, dzięki przyjaznym formularzom zdefiniujesz odpowiednią bazę zawierającą potrzebne Ci pola oraz wypełnisz ją danymi., Krok 2: Tworzenie źródła danych Jeśli nie masz gotowej listy adresowej możesz ją przygotować w trakcie tworzenia korespondencji seryjnej. Przed wykonaniem listy zbierz wszystkie dane i przeanalizuj jakie pola powinno zawierać źródło danych. Sam proces tworzenia źródła danych jest bardzo prosty i opiera się na wykorzystaniu gotowych formularzy. Pierwszy formularz umożliwia zdefiniowanie pół występujących w źródle danych, a kolejny pozwala na wypełnienie go przygotowanymi danymi. opis WCAG opis WCAG, Krok 3: Wstawianie pól danych do dokumentu głównego Pola korespondencji seryjnej możesz potraktować jak zmienne, które w procesie scalania korespondencji seryjnej zostaną wypełnione zawartością z przygotowanej wcześniej bazy danych. Wstawienie dowolnego pola z bazy do dokumentu głównego wymaga wskazania w dokumencie miejsca, w którym dane pole powinno się znaleźć oraz podanie nazwy wskazanego pola z bazy. Pole korespondencji seryjnej rozpoznamy w programie Word podwójnych ostrych nawiasach, w których umieszczona zostanie nazwa pola źródła danych. opis WCAG, Krok 4: Wyświetlanie podglądu i drukowanie listów Opcja podgląd wyników umożliwia sprawdzenie wyglądu scalonego dokumentu. Umieszczone obok selektory rekordów pozwalają na przemieszczanie się pomiędzy poszczególnymi listami., Krok 5: Formatowanie pół korespondencji seryjnej Pola korespondencji seryjnej mogą być również formatowane. Standardowo, po zaznaczeniu całego pola możemy zmieniać podstawowe parametry czcionki, jej krój czy styl. Pamiętajmy tylko o tym, że zmiany dotyczyć będą każdego z dokumentów korespondencji., Krok 6: Scalanie Ostatnim etapem tworzenia korespondencji seryjnej jest scalanie. Efektem końcowym po scaleniu dokumentów może być: gotowy plik korespondencji, wydruk, seryjny email. Po scaleniu dokument korespondencji seryjnej zostaje połączony ze źródłem danych i można z niego korzystać wielokrotnie.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Edycja zbiorów danych

Chcąc skorzystać z korespondencji seryjnej, powinniśmy stworzyć dokument wzorcowy. Taki dokument zawiera pola specjalne, które następnie będą wypełniane danymi pobranymi z bazy. W polach tych zazwyczaj (ale nie jest to konieczne) umieszcza się dane osób, adresy, numery itp.

Najważniejszym atutem korespondencji seryjnej jest fakt, że dokument tworzymy raz, a program automatycznie wypełnia pola dokumentu (w liczbie odpowiadającej liczbie rekordów) treściami pobranymi z zewnętrznej bazy danych. Dzięki temu nie musimy tworzyć każdego dokumentu osobno.

Załóżmy, że mamy w bazie kilkaset rekordówrekordrekordów, z których każdy zawiera informacje np. o jednej osobie spośród uczestników ogólnopolskiego kółka matematycznego. Informacje te mają się znaleźć w dokumencie, który będziemy wysyłać do wszystkich osób z bazy. Redagując dokument tradycyjnymi technikami, musielibyśmy utworzyć kilkaset osobnych dokumentów, do każdego z nich wklejając z bazy odpowiednie dane. Utworzenie tak wielu dokumentów zajęłoby dużo czasu. Dzięki wykorzystaniu narzędzia do tworzenia korespondencji seryjnej całą pracę wykonujemy w kilka minut.

Aby skorzystać z mechanizmu korespondencji seryjnej, potrzebujemy bazy danych. Na potrzeby ćwiczenia utwórzmy w nowym dokumencie tabelę zawierającą imiona, nazwiska oraz adresy.

Ważne!

Należy pamiętać, że pierwszy wiersz tabeli powinien zawierać nagłówki. Jeśli ich nie wprowadzimy, wówczas pierwszy rekord, czyli konkretne dane zostaną potraktowane jako nagłówek. Ponadto tabela nie może być poprzedzona żadnym znakiem (spacją, znakiem końca akapitu, pustym wierszem, literą, cyfrą, znakiem przestankowym itd.).

Imię

Nazwisko

Adres

Kod pocztowy

Miasto

Klaudia

Cegłowska

ul. Jagodowa 7

50‑007

Wrocław

Anna

Kowalska

ul. Słoneczna 1

52‑335

Wrocław

Maria

Kowalska

ul. Szeroka 3

50‑004

Wrocław

Jerzy

Makowski

ul. Głęboka 4

50‑005

Wrocław

Jan

Nowak

ul. Długa 2

53‑658

Wrocław

Krzysztof

Urbański

ul. Deszczowa 5

50‑024

Wrocław

Agnieszka

Wróblewska

ul. Pochmurna 6

50‑028

Wrocław

Microsoft Word

Zapisujemy dokument zawierający tabelę z danymi jako plik Adresy.docx.

RPGSE4bvmCuab1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

W nowym dokumencie klikamy kartę Korespondencja, a następnie kolejno Rozpocznij korespondencję seryjną | Listy.

R3aD67NR1Rep01
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Na tej samej karcie klikamy przycisk Wybierz adresatów i wybieramy opcję Użyj istniejącej listy.

RqvECiWM73wp31
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Wyświetlone zostaje okno Eksploratora plików, a w nim folder z bazami danych, z którymi połączony jest edytor tekstu. Wskazujemy folder, w którym zapisaliśmy swój plik, a następnie klikając, wybieramy go.

Kolejny krok to przejrzenie listy, na podstawie której będzie wykonana korespondencja. W tym celu wybieramy opcję Edytuj listę adresatów.

R1brxZlNCMq7S1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

W oknie dialogowym widoczna jest zawartość bazy danych wczytanej do korespondencji seryjnej. Jeśli w korespondencji seryjnej chcemy użyć wszystkich wyświetlonych rekordów, zatwierdzamy wybór przyciskiem OK. Jeśli natomiast chcielibyśmy wybrać tylko niektóre rekordy, możemy je zaznaczyć lub zlikwidować zaznaczenie ręcznie.

RcOJGiP1IVyS51
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

W przypadku większej liczby rekordów możemy zaś skorzystać z sortowania czy filtrowaniafiltrfiltrowania.

Sortowanie i filtrowanie danych

Microsoft Word

W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej, dostępnym po wybraniu opcji Edytuj listę adresatów, znajdują się dwa bardzo użyteczne narzędzia:

  • Sortowanie danych – za pomocą którego porządkujemy dane alfabetycznie lub numerycznie w sposób rosnący lub malejący;

  • Filtrowanie – pozwala na selekcję danych, wybór rekordów, które spełniają określone warunki i powinny trafić do tworzonej korespondencji seryjnej. Możemy np. umieścić w korespondencji tylko osoby o nazwisku Kowalska lub tylko osoby mieszkające w określonej miejscowości albo takie, które spełniają kryterium wiekowe.

Dane zawsze sortujemy według wybranego pola nagłówka. Załóżmy, że uczniowie z naszej bazy danych mają być uporządkowani alfabetycznie według nazwiska, ale od końca. Klikamy więc zakładkę w nagłówku tej kolumny i wybieramy opcję Sortuj malejąco. Pola kolejnych rekordów są do nich przypisane na stałe, dzięki czemu nie musimy martwić się pozostałymi kolumnami.

Rixx8oNeZhNo11
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Uzyskujemy następujący efekt:

R1X0heSeRhnez1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Istnieje również możliwość posortowania danych według dwóch lub trzech kryteriów. Jeśli np. mamy kilka osób o tym samym nazwisku, możemy wprowadzić dodatkowo sortowanie według imienia. W tym celu wybieramy przycisk Sortuj. To spowoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym domyślnie jesteśmy w skierowani do zakładki Sortuj rekordy i możemy ustawiać parametry sortowania.

R1GcRNmvPLS6I1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.
Rs6tIYESgwx6P1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Efekt, który otrzymujemy jest następujący:

RvWpRfDKY2kav1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Sprawdźmy teraz, jak działa filtrowanie. Załóżmy, że chcemy podzielić uczniów na dwie grupy. Pierwsza grupa to osoby, których nazwiska rozpoczynają się literami z przedziału od A do Ł.

W oknie edycji adresatów klikamy opcję Filtruj (jeśli mamy otwarte okno dialogowe z poprzedniego działania jakim było sortowanie, wystarczy tylko zmienić zakładkę i wybrać opcję Filtruj rekordy).

R13zjBvIlblvU1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

W oknie dialogowym określamy teraz kryteria. Skoro nazwisko ma się rozpoczynać literami z przedziału A–Ł, to znaczy, że nie może się rozpoczynać od M. Zatem na pierwszej liście zaznaczamy nazwę pola Nazwisko, na drugiej określamy sposób porównania Mniejsze, a w ostatnim polu wpisujemy literę M.

R12bbnsr2KB8W1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.
RFYooogPhbc5n1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Nie jest to jednak jedyna opcja. Ten sam rezultat otrzymamy, jeśli w kryterium ustawimy Nazwisko | Mniejsze lub równe | Ł.

ROjT3BOXpYrSr1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

I analogicznie – jeśli będziemy chcieli wysłać wiadomość do pozostałych uczniów, musielibyśmy ustawić warunek: nazwisko większe od Ł lub nazwisko większe lub równe M.

Oczywiście warunków może być więcej. Wykorzystując znane z innych programów operatoryoperatoroperatory warunkowe LubOraz, uzyskamy filtr złożony, służący do bardziej precyzyjnego określenia danych. Na podstawie tych danych tworzymy korespondencję.

Gdybyśmy w naszej bazie mieli np. różne miejscowości, a chcielibyśmy wysłać listy do wszystkich osób o nazwisku Kowalska, mieszkających we Wrocławiu, wpisalibyśmy: pole Nazwisko równe Kowalska, operator Oraz, pole Miasto równe Wrocław. Jeśli natomiast zmienilibyśmy operator z Oraz na Lub, w efekcie wyświetlone zostałyby wszystkie osoby o nazwisku Kowalska (niezależnie od tego, w jakim mieście mieszkają) i dodatkowo – wszystkie osoby zamieszkałe we Wrocławiu (niezależnie od tego, jakie mają nazwisko).

W sytuacji, w której dysponujemy tylko kilkoma rekordami, zaznaczenie potrzebnych rekordów potrwa krócej niż ustawienie odpowiedniego filtra. Jednak przy bazach z dziesiątkami, setkami czy tysiącami rekordów stosowanie filtra jest niezbędne.

Wstawianie pól korespondencji seryjnej

Przejdźmy teraz do wstawienia pól, które umożliwią zastosowanie korespondencji seryjnej. Z menu górnego wybieramy opcję Korespondencja | Wstaw pola koresp. ser. Rozwija nam się lista zgodnie z nagłówkami utworzonymi w tabeli. Wybierając poszczególne elementy, możemy je wstawić do dokumentu.

Rxsev4HWEMExj1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Po wstawieniu pól, uzyskujemy następujący efekt.

RqDynpnxPoKHG1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Teraz możemy jeszcze przejrzeć poszczególne rekordy i sprawdzić, czy wszystko wygląda zgodnie z naszym zamysłem. W tym celu używamy opcji Podgląd wyników

R1BneTOubL14s1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Na poglądzie widzimy, że został jeszcze jeden aspekt do rozwiązania. Chcemy, aby – w zależności od płci – zmieniała się formuła „został przyjęty” lub „została przyjęta”. W celu dostosowania treści pisma do płci, wybieramy opcję Reguły.

RGBtLICWYlRvt1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

W wyświetlonym oknie dialogowym definiujemy regułę.

RSv7ICMskOUhA1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Wybierając ponownie opcję Pogląd wyników, sprawdzamy teraz czy wszystko działa zgodnie ze wskazaną regułą.

RGirxGHWrXnPy1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Używamy strzałki, aby przejrzeć kolejne rekordy.

RvYVf3Relg9Mb1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

LibreOffice

W programie LibreOffice zasady tworzenia korespondencji seryjnej są bardzo podobne jak w programie MS Word. Należy jednak pamiętać, że darmowe programy nie posiadają tak rozbudowanych możliwości, jak program Microsoftu. Pomimo tego możemy korzystać z korespondencji seryjnej, nie tracąc żadnej z ważnych opcji.

Najpierw należy przygotować pliki (np. bazy danych), które będziemy wstawiać do dokumentów. Możemy je przygotować w LibreOffice Writer.

RYjg8E5adIfQ41
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Następnie wybieramy, jaki rodzaj bazy danych chcemy utworzyć (korzystamy z podpowiedzi i przechodzimy dalej).

R1Rvs85V7RtvO1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

W kolejnym kroku wybieramy opcję Zakończ i automatycznie otwiera nam się okno do zapisu, tworzonej przez nas, bazy danych. Nadajemy jej nazwę Korespondencja.

R1ZbSAyGawgD81
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Po zapisaniu bazy danych, otwiera nam się właśnie ten dokument.

R1Rfvc4VEBzYa1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Możemy użyć kreatora, który przeprowadzi nas – krok po kroku – przez tworzenie tabeli.

R1K9re5qBe4Mp
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Na początku ustawiamy kategorię i wybieramy Tabele przykładowe z kategorii Kontakty.

R1GSi95OlmJ7x1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Następnie wybieramy potrzebne w bazie danych pola. Będą one stanowiły nazwy poszczególnych kolumn, do których wpiszemy dane adresatów.

R1DFTFsl81xIH1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Po wybraniu wszystkich potrzebnych kategorii, możemy od razu wybrać opcję Zakończ, pozostawiając pozostałe ustawienia domyślne.

R17xOtLiiqUhW1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Efektem naszych działań jest wyświetlona pusta tabela, którą uzupełniamy kolejnymi rekordami.

RfxDqVcHRjBWu1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Po wprowadzeniu wszystkich rekordów, zapisujemy zmiany w bazie danych.

R1OcoJngdZ9kM1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Kolejnym krokiem jest wczytanie stworzonej bazy danych do edytora tekstowego. W tym celu wybieramy z menu Wstaw | Pole i następnie Więcej pól.

RETdWnwfCv5YH1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

W oknie wybieramy zakładkę Baza danych, a jako Typ wskazujemy Pole listu seryjnego. Automatycznie baza danych jest dodana i możemy wstawiać do dokumentu poszczególne odwołania.

Rozwijając pole z nazwą bazy, zyskujemy dostęp do poszczególnych nagłówków kolumn. Poprzez kliknięcie, wybieramy poszczególne pola i przycisk Wstaw.

R1EbiYBK3Nbbp1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Po dodaniu odwołań został jeszcze jeden aspekt do rozwiązania. Chcemy, aby w zależności od płci, zmieniała się formuła „został przyjęty” albo „została przyjęta”.

R1DPRcEmzPq3U1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

W celu dostosowania treści pisma do płci, w oknie dialogowym Pola wybieramy zakładkę Funkcje | Tekst warunkowy i uzupełniamy zależność.

R1Zl7HPmsjSaM1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Aby sprawdzić poprawność, w pasku narzędzi uruchomiamy opcję Korespondencja seryjna. W tym celu wybieramy z menu górnego Widok | Paski narzędzi |Korespondencja seryjna.

R17eqaFkXow6t1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Wybierając strzałką kolejne rekordy, sprawdzamy czy wszystko działa poprawnie.

ResQUCaXJmZSA1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.
R13E6aTfGKD0I1
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Edycja, filtrowanie i sortowanie danych z bazy przebiega identycznie jak w MS Word.

Słownik

baza danych
baza danych

uporządkowany zbiór danych różnego typu, np. tekst, liczby, daty; przechowywany w formie elektronicznej

filtr
filtr

mechanizm umożliwiający wybranie z bazy danych rekordów spełniających określone kryteria

korespondencja seryjna
korespondencja seryjna

technika tworzenia w edytorze tekstów jednobrzmiących dokumentów adresowanych do wielu osób, zawierających jednakową treść, uzupełnioną o pewne dodatkowe spersonalizowane dane

operator
operator

jedno- lub wieloargumentowa konstrukcja zwracająca określoną wartość; w edytorze tekstu najczęściej używa się operatorów porównania, np. mniejsze od, większe od

rekord
rekord

pojedynczy wpis w bazie danych złożony z wielu pól różnego typu, np. imię (tekst), nazwisko (tekst), data urodzenia (data), miejsce zamieszkania (tekst) itp.