Podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym często chcemy ponownie użyć wprowadzonych wcześniej danych. Przydatna jest wówczas funkcja kopiowania.

Kopiowanie

Aby skopiować zapisane informacje, należy zaznaczyć komórki, które chcemy powielić, a następnie nacisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Kopiuj:

RABzZqcnUvw8x

Na zrzucie okno dialogowe z programu excel. W oknie zawarte są takie opcje jak Wytnij, Kopiuj, Opcje wklejania, Wklej specjalne, Inteligentne wyszukiwanie, Wstaw, Usuń, Wyczyść zawartość, Szybka analiza, Filtruj, Sortuj, Nowy komentarz, Nowa notatka, Formatuj komórki, Wybierz z listy rozwijanej, Definiuj nazwę, Link. Podświetlona jest opcja Kopiuj.

Następnie trzeba wskazać miejsce, w którym chcemy umieścić dane, nacisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać opcję Wklej.

Do dyspozycji mamy też funkcję Wklej specjalnie. Pozwala nam ona zdecydować, czy chcemy powielić wszystkie skopiowane informacje, czy też tylko ich część. Czasami interesują nas wyłącznie wartości przechowywane w komórkach, nie zaś ich format lub zapisane formuły. W takiej właśnie sytuacji warto skorzystać z polecenia Wklej specjalnie:

RIbUUo8titvL3

Na zrzucie okno dialogowe z programu excel dotyczące opcji Wklejanie specjalne. Są tu dwie główne opcje: Wklej oraz Operacja. W ramach opcji Wklej dostępne są opcje: wszystko, formuły, wartości, formaty, komentarze, sprawdzanie poprawności, użyj wyłącznie motywów źródłowego, wszystko poza obramowanie, szerokość kolumny, formuły i formaty liczb, wartości i formaty liczb, wszystkie scalające formaty warunkowe. Zaznaczono opcję: wszystko. W ramach opcji Operacja dostępne są: brak, dodaj, odejmij, przemnóż, podziel. Zaznaczono opcję: brak. Dalej dostępne są dwie ogólne opcje: Pomijaj puste oraz Transpozycja. W dolnej części okna znajdują się przyciski Wklej łącze, OK oraz Anuluj.

Kolejnym udogodnieniem jest możliwość wklejenia wyłącznie formatu zaznaczonych komórek. Przykładowo, gdy udało nam się zdefiniować własny format prezentacji danych, możemy w ten sposób łatwo przenieść go do innej sekcji arkusza.

Opcja kopiowania i wklejania może również służyć do wykonywania operacji arytmetycznych na komórkach. Jeżeli zamierzamy na przykład pomnożyć przez 5 liczby zapisane w wybranych polach, wykonujemy następujące czynności:

• wpisujemy do pustej komórki wartość 5,

• kopiujemy komórkę z zapisaną wartością 5,

• zaznaczamy komórki, na których chcemy wykonać operacje mnożenia,

• naciskamy prawy przycisk myszy i wybieramy opcję Wklej specjalnie,

• w wyświetlonym oknie zaznaczamy pole Przemnóż i naciskamy przycisk OK.

Takie działanie pozwala zaoszczędzić czas, przez co zwiększa efektywność pracy z arkuszem.

U dołu okna Wklejanie specjalne znajdziemy kolejne przydatne opcje: Pomijaj puste i TranspozycjatranspozycjaTranspozycja.

Pomijaj puste pozwala zebrać w jednym miejscu dane zapisane w różnych częściach arkusza. W tym przypadku wystarczy zaznaczyć cały ten obszar, skopiować zawartość komórek, a następnie wkleić ją specjalnie w innym miejscu.

Druga opcja przydaje się, gdy chcemy zmienić układ danych w tabeli. Załóżmy, że przygotowaliśmy zestawienie, którego kolejne wartości zostały zapisane w wierszach, a odpowiadające im nazwy kategorii w kolumnach. Gdy chcemy to zmienić, powinniśmy:

• zaznaczyć i skopiować całe zestawienie,

• zaznaczyć miejsce, w którym chcemy wkleić nową wersję tabeli i nacisnąć prawy przyciskiem myszy,

• wydać polecenie Wklej specjalnie, zaznaczyć pole Transpozycja i zatwierdzić operację.

W rezultacie każdej kategorii odpowiadać będzie jeden wiersz danych. Wartości zostaną zapisane w kolumnach. Oto przykład transpozycji:

RecEk8Wb2gGqS

Na zrzucie ekranu widoczny jest fragment arkusza excel. W kolumnach B C D E oraz F wprowadzono dane. W kolumnie B, w komórce B1 wpisano: a. W kolumnie C, w komórce C1 wpisano: b. W kolumnie D, w komórce D1 wpisano: c. W kolumnie E, w komórce E1 wpisano: d. W wierszach od 2 do 5 w kolumnach B, C, D, E wprowadzono różne dane liczbowe. W kolumnie B, w komórce B8 wpisano: a. W komórce B9 wpisano: b, W komórce B10 wpisano: c. W komórce B11 wpisano: d. W kolumnach C, D, E, F w wierszach od 8 do 11 wpisano wartości liczbowe.

Możliwe jest również skopiowanie całego arkusza. W tym celu należy zaznaczyć jego zakładkę, nacisnąć prawy przycisk myszy i wybrać opcję Przenieś lub kopiuj, a następnie zaznaczyć pole Skopiuj.

Przenoszenie arkuszy między skoroszytami

Czasami zdarza się, że chcemy przenieść arkusz do innego skoroszytu. Bywa tak, gdy zamierzamy wykorzystać dane zapisane w arkuszu do rozwiązania problemu, który napotkaliśmy w innym skoroszycie. Możemy też zbierać w jednym skoroszycie treść zadań maturalnych, a po ich rozwiązaniu przenosić je do osobnego skoroszytu „Wykonane”.

W celu przeniesienia arkusza należy go zaznaczyć, a następnie przeciągnąć z jednego skoroszytu do drugiego.

Pamiętajmy, aby sprawdzić, czy formuły zapisane w arkuszu nie są powiązane z danymi zgromadzonymi w innych arkuszach znajdujących się w skoroszycie źródłowym. Przeniesienie arkusza do innego skoroszytu może spowodować wystąpienie błędu.

Dzielenie okna arkusza

Często przy pracy z dużymi arkuszami chcielibyśmy widzieć dwa obszary komórek umieszczonych tak daleko od siebie, że nie da się ich pokazać w jednym oknie.

W takiej sytuacji korzystamy z opcji podziału okna na mniejsze segmenty. Przechodzimy do zakładki Widok, znajdującej się na wstążce, a w polu Okno wybieramy polecenie Podziel. Aby wrócić do oryginalnego widoku, wystarczy  ponownie nacisnąć przycisk Podziel.

Ukrywanie i odkrywanie kolumn, wierszy i arkuszy

Nie zawsze chcemy wyświetlać na ekranie całą zawartość arkusza. Czasami zależy nam na umieszczeniu obok siebie danych, które rozdzielone są kolumnami lub wierszami. Możemy też schować wybrane sekcje arkusza przed wzrokiem osób nieuprawnionych do ich oglądania.

Arkusz kalkulacyjny pozwala ukrywać wybrane wiersze i kolumny. Aby skorzystać z tej funkcji, należy wskazać wiersz lub kolumnę, nacisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wydać polecenie Ukryj.

W celu odkrycia ukrytej kolumny lub wiersza naciskamy prawym przyciskiem myszy na pasku wyświetlanym w miejscu, gdzie znajduje się ukryty wiersz (lub ukryta kolumna) i wybieramy opcję Odkryj:

R1SOAlrRyK5dH

Na zrzucie okno dialogowe z arkusza programu excel. Zaznaczona jest przestrzeń między kolumnami C i D. W oknie zawarte są takie opcje jak Wytnij, Kopiuj, Opcje wklejania, Wklej specjalne, Wstaw, Usuń, Wyczyść zawartość, Formatuj komórki, Szerokość kolumn, Ukryj i Odkryj. Podświetlona jest opcja Odkryj.

Mechanizmem ukrywania i odkrywania można zarządzać używając opcji Formatuj w polu Komórki, znajdującym się w zakładce Narzędzia główne. Da się tutaj nie tylko ukrywać wiersze czy kolumny, lecz również całe arkusze.

RTWt4YtbdACvt

Na zrzucie widoczny jest arkusz programu excel. Na pasku narzędzi programu podświetlona jest opcja Formatuj oraz okno dialogowe tej grupy opcji. W oknie zawarte są takie opcje jak Rozmiar komórki, w tym: Wysokość wiersza, Autodopasowanie wysokości wierszy, Szerokość kolumny, Autodopasowanie szerokości kolumny, Szerokość domyślna. Druga opcja w oknie to Widoczność, w tym dostępne są opcje: Ukryj i Odkryj. Trzecia opcja w oknie to Organizuj arkusze, w tym dostępne są: Zmień nazwę arkusza, Przenieś lub kopiuj arkusz. Czwarta opcja w oknie to Ochrona, w tym dostępne są: Chroń arkusz, Zablokuj komórkę i Formatuj komórki. Podświetlona jest opcja Ukryj i odkryj. Tu wyświetla się lista rozwijalna z opcjami: Ukryj wiersze, Ukryj kolumny, Ukryj arkusz, Odkryj wiersze, Odkryj kolumny, Odkryj arkusz.

Słownik