Cele i funkcje prezentacji

Prezentacja jest ważnym narzędziem pomocniczym podczas wystąpienia przed publicznością. Zanim ją stworzymy, musimy jasno określić cel (a więc i temat prezentacji). Jest on ściśle powiązany z całościowym celem naszego wystąpienia. Bywa nim na przykład przekazanie wiedzy (przedstawienie wyników badań naukowych, charakterystyka określonej dziedziny lub zjawiska), przekonanie określonej grupy do proponowanej strategii działania (np. strategii marketingowej, politycznej), przedstawienie rezultatów konkretnego przedsięwzięcia (np. naukowego, kulturalnego, gospodarczego).

Prezentacja może być sposobem na przeprowadzenie pełnego wywodu w atrakcyjny dla odbiorcy sposób, może też stanowić jedynie element wystąpienia, np. przywoływać dane ilustrujące pewną tezę lub ukazywać przykłady rozwiązań. Przydaje się na każdym etapie. Rozbudowane wystąpienie może również zawierać kilka osobnych prezentacji, realizujących konkretne zadania - cząstkowe cele.

RzOS75VmtUS32

Zdjęcie ukazuje salę wykładową. Na pierwszym planie są rzędy krzeseł.

Jak określić cel prezentacji?

Zależnie od wyznaczonego celu całego wystąpienia określamy zakres potrzebnego materiału. Zgromadzony materiał merytoryczny porządkujemy w sposób logiczny. Następnie zastanawiamy się, w jaki sposób prezentacja może pomóc nam w przekazie informacji: czy będzie sposobem prezentacji danych (np. w postaci wykresów), wzbogaci nasze wystąpienie ilustracjami lub nagraniami audio bądź wideo (działającymi także na emocje odbiorców), czy też będzie porządkować cały proces komunikacji (np. poprzez wyświetlanie w punktach najważniejszych założeń i wniosków).

W praktyce szkolnej spotykamy się z zadaniami typu „Przygotuj prezentację na temat…”, jednak w nauce czy biznesie jest to tylko część strategii komunikacyjnej, która realizuje się podczas wystąpień wobec określonej grupy odbiorców (np. studentów, inwestorów, przedstawicieli określonej organizacji czy branży).

Estetyka i czytelność prezentacji

Prezentacje multimedialne umożliwiają atrakcyjne pod względem wizualnym przedstawienie danych i wniosków. Estetyka powinna jednak służyć czytelności poszczególnych elementów (wykresów, schematów) oraz czytelności tworzonych slajdów. Warstwa wizualna prezentacji powinna stanowić spójną całość i wzmacniać uwagę odbiorcy - nie może go dekoncentrować. Zbędne elementy graficzne i źle dopasowane obrazy nie tylko utrudniają odbiór, ale i odsuwają na dalszy plan wartość merytoryczną przekazywanych treści. Zła selekcja informacji i natłok rozwiązań wizualnych to powszechne błędy początkujących twórców prezentacji. Problemem jest mylne przekonanie, że im więcej treści zamieścimy w prezentacji, tym bardziej będzie ona przekonująca. Istota prezentacji, jako narzędzia pomocniczego dla osoby, która prowadzi wystąpienie, polega na przejrzystym ukazaniu starannie wybranych, skondensowanych treści. Osoba prowadząca nie może jedynie odczytywać tekstów zamieszczonych na slajdach – powinna rozwijać zasygnalizowane tam tematy. Może też ilustrować je przykładami lub graficznie opracowanymi zestawami danych.

Proces planowania prezentacji

Prezentacja jest ważnym narzędziem pomocniczym podczas wystąpienia przed publicznością. Nim ją stworzymy, musimy jasno określić cel – temat prezentacji. Gromadzony materiał merytoryczny porządkujemy w sposób logiczny, pasujący do głównej myśli wystąpienia. Następnie zastanawiamy się, jak prezentacja może pomóc w przekazie informacji: czy wzbogaci nasze wystąpienie ilustracjami, nagraniami bądź wykresami czy też będzie porządkować wiedzę odbiorców, poprzez wyświetlanie (np. w punktach) najważniejszych komunikatów.

Prezentacje multimedialne umożliwiają graficzne przedstawienie omawianych wniosków. Estetyka tworzonych slajdów często jednak pozostawia wiele do życzenia. Źle dopasowane obrazki nie tylko utrudniają odbiór, ale i skutecznie odsuwają na dalszy plan wartość merytoryczną przekazywanych informacji.

Dzieje się tak ze względu na mylne przekonanie, które zakłada, że im więcej informacji zamieścimy w prezentacji, tym będzie ona atrakcyjniejsza dla odbiorcy. Zazwyczaj kończy się to, niestety, odczytaniem tych treści przez autora, zamiast rzeczywistego ZAPREZENTOWANIA danych.

RYdvHV1ylum9c

Zdjęcie ukazuje męskie ręce. Jednej ręce nad kartką z notatkami trzymany jest marker. Na stole jest kilka zapisanych kartek, telefon komórkowy, monitor komputera, myszka, pisaki.

Zarys prezentacji

Na samym początku, jeszcze przed włączeniem programu – powinniśmy przygotować krótki zarys naszej prezentacji. Posłuży on nam do zebrania najważniejszych informacji oraz ułożenia wstępnego planu oraz chronologii naszego wystąpienia. Trzeba się zastanowić, jakie treści chcemy przekazać i w tym celu zebrać odpowiednie dane, przydatne informacje.

Na tym etapie obowiązuje pełna dowolność. Możemy stworzyć zarówno mapę myśli, jak i wypisać kilka kluczowych fraz, które będziemy rozwijać podczas tworzenia prezentacji.

Dostosowanie prezentacji do odbiorców

Po przygotowaniu zarysu wystąpienia, kolejnym zadaniem będzie określenie audytoriumaudytoriumaudytorium, któremu chcemy przedstawiać nasz pomysł. Jest to istotne, ponieważ na tej podstawie możemy indywidualnie dostosować prezentację pod wybraną grupę odbiorców.

Dla uściślenia – prezentacja multimedialna wygłaszana na forum klasy, będzie się diametralnie różniła od tej wygłaszanej na spotkaniu biznesowym lub w sali wykładowej. Celem prezentacji na spotkaniach biznesowych jest najczęściej przekonanie do jakiegoś pomysłu. Należy zatem bardzo obrazowo przedstawić zalety całego przedsięwzięcia i możliwe zyski, warto dodać dane statystyczne. Podczas przemawiania na forum sali wykładowej elementem kluczowym będzie przeplatanie treści merytorycznych z krótkimi anegdotami (powiązanymi z naszą wypowiedzią). Nieodzowne jest poczucie humoru. Ciekawe historie pozwalają na utrzymywanie skupienia oraz zainteresowania odbiorców przekazu.

R1Ot0ddma458B

Zdjęcie przedstawia salę konferencyjną. Na dużym białym ekranie wyświetlana jest prezentacja. Przy ekranie stoi mężczyzna. Sala jest pełna siedzących osób.

Kwestie techniczne

Ostatnim krokiem podczas planowania naszej prezentacji będzie analiza miejsca, w którym przyjdzie nam wygłaszać przemówienie oraz czasu, który zostanie nam udostępniony na wypowiedź.

Miejsce wygłaszania prezentacji

Najważniejszym aspektem w tym przypadku jest wielkość ekranu, na którym wyświetlana będzie prezentacja (w przypadku małego ekranu musimy zastosować większą czcionkę oraz wytłuszczenia tekstu, tak aby multimedium było dobrze widoczne z ostatnich rzędów), a także rozmiar pomieszczenia (kwestia nagłośnienia – w przypadku dużych sal koniecznie będzie użycie mikrofonu).

Czas trwania prezentacji oraz liczba slajdów

Czas trwania prezentacji jest zazwyczaj odgórnie ustalony i waha się od 15 minut do 1 godziny. Błędem jest trzymanie się utartego schematu, według którego na 1 slajd przypada 1 minuta prezentacji (lub inne podobne przeliczniki slajdu na jednostkę czasu). Istnieje niebezpieczeństwo, że nasze slajdy będą przepełnione tekstem lub  – będziemy prowadzili wyuczony monolog z zegarkiem w ręku.

Warto przeprowadzić próbę przemówienia, aby sprawdzić, ile czasu zajmuje nam wygłoszenie danej części materiału – w ten sposób będziemy mogli dostosować liczbę slajdów do indywidualnych preferencji, możliwości.

Jednocześnie, ważniejsze fragmenty materiału warto rozłożyć na kilka mniejszych slajdów. Dzięki temu możemy przedstawiać treść małymi partiami (co jest prostsze w odbiorze) – nasza prezentacja będzie czytelniejsza, estetyczna. 

Oto przykład slajdu, który został wykonany w sposób nieprawidłowy. Jego treść jest trudno przyswajalna i powinna być rozłożona w ciekawszy sposób na kilka slajdów.

R9BG5KIa40aBD

Ilustracja przedstawia tekst: Dwójkowy system liczbowy (system binarny). Jest to pozycyjny system liczbowy, w którym podstawą jest liczba 2, a do zapisu liczb potrzebne są tylko dwie cyfry: 0 i 1. Zamiana z systemu binarnego na dziesiętny polega na dodawaniu iloczynów kolejnych potęg dwójki oraz odpowiadającym im cyfr z liczby binarnej. Podano przykład. tabela: Zamiana systemu dwójkowego na system dziesiętny. W tabelce są dwie kolumny: Kod dziesiętny oraz naturalny kod binarny. Liczbie 0 odpowiada w kodzie binarnym 00000, liczbie 1 odpowiada 00001, liczbie 2 00010, liczbie 3 00011, liczbie 4 00100, liczbie 5 00101, liczbie 6 00110, liczbie 7 00111, liczbie 8 01000, liczbie 9 01001, liczbie 10 01010, liczbie 11 01011, liczbie 12 01100, liczbie 13 01101, liczbie 14 01110, liczbie 15 01111, liczbie 16 10000.

A oto ta sama treść rozłożona na dwa slajdy. Dodatkowo, został dodany jeszcze jeden slajd z cytatem, który wzbogaca przekaz, nawiązując w humorystyczny sposób bezpośrednio do tematu prezentacji.

Słownik