Pobierz dane:

Grupowanie danych w tabelach przestawnych

W tabeli przestawnej część informacji jest automatycznie rozpoznawana przez arkusz kalkulacyjny, przez co łatwo możemy wyciągnąć potrzebne informacje, np. data – za pomocą polecenia Grupuj łatwo możemy wyróżnić miesiące, kwartały czy lata, których szukamy. Co jednak w przypadku, gdy tabela przestawna zawiera wartości, których program nie jest w stanie pogrupować automatycznie? W takim wypadku możemy ręcznie łączyć elementy znajdujące się w tabeli przestawnej w grupy, co zdecydowanie ułatwi pracę.

Przeanalizujmy poniższy arkusz z przykładowymi danymi:

RJGZvwX3a2Ufx

Ilustracja przedstawia fragment arkusza Excel. Widoczne są kolumny od A do D. W komórce A1 wpisano Miasto. W komórce B1 Obszar. W komórce C1 Ilość. W komórce D1 Wartość. W wierszu 2, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 401, 358600. W wierszu 3, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Wschód, 431, 293700. W wierszu 4, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Północ, 268, 301400. W wierszu 5, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 401, 358600. W wierszu 6, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Wschód, 151, 385000. W wierszu 7, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Północ, 597, 236500. W wierszu 8, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 621, 183700. W wierszu 9, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Południe, 568, 273900. W wierszu 10, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia Wschód, 587, 320100. W wierszu 11, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 574, 235400. W wierszu 12, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 519, 357500. W wierszu 13, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Kraków, Południe, 358, 291500. W wierszu 14, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Zachód, 257, 256300. W wierszu 15, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 99, 167200. W wierszu 5, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Warszawa, Wschód, 220, 249700. W wierszu 17, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Zachód, 160, 314600. W wierszu 18, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 230, 282700. W wierszu 19, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Kraków, Wschód, 385, 231000.

Załóżmy, że jest to fragment zestawienia zawierającego ilości i wartości zamówień towarów z hurtowni, w podziale na uogólnione obszary geograficzne kraju w ciągu roku. W kolumnie Miasto znajduje się nazwa miasta, a w kolumnie Obszar znajduje się część miasta, do jakiej ma zostać dostarczony towar.

W tabeli przestawnejtabela przestawnatabeli przestawnej chcemy przedstawić dla każdego miasta liczbę oraz wartość zamówień dla każdego obszaru. Miasta Gdynia oraz Wrocław nadzorowane są przez pracownika o nazwisku Kowalski, a miasta Warszawa oraz Kraków przez pracownika o nazwisku Nowak. Chcemy, aby te informacje znalazły się w tabeli.

Microsoft Excel

Zbudujmy tabelę przestawną w następujący sposób:

1. Kliknijmy dowolną komórkę obszaru danych i na karcie Wstawianie, w grupie poleceń Tabele, kliknijmy przycisk Tabela przestawna.

RRkrcVdeVGY16

Ilustracja przedstawia fragment arkusza Excel. Widoczny jest fragment Menu i fragment arkusza. W Menu otwarta jest karta Wstawianie, przycisk Tabela przestawna. W arkuszu roboczym znajdują się kolumny od A do D. W komórce A1 wpisano Miasto. W komórce B1 Obszar. W komórce C1 Ilość. W komórce D1 Wartość. W wierszu 2, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 401, 358600. W wierszu 3, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Wschód, 431, 293700. W wierszu 4, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Północ, 268, 301400. W wierszu 5, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 401, 358600. W wierszu 6, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Wschód, 151, 385000. W wierszu 7, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Północ, 597, 236500. W wierszu 8, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 621, 183700. W wierszu 9, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Południe, 568, 273900. W wierszu 10, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia Wschód, 587, 320100. W wierszu 11, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 574, 235400. W wierszu 12, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 519, 357500. W wierszu 13, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Kraków, Południe, 358, 291500. W wierszu 14, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Zachód, 257, 256300. W wierszu 15, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 99, 167200. W wierszu 5, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Warszawa, Wschód, 220, 249700. W wierszu 17, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Zachód, 160, 314600. W wierszu 18, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 230, 282700. W wierszu 19, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Kraków, Wschód, 385, 231000.

2. Po sprawdzeniu poprawnego rozpoznania obszaru danych w wyświetlonym oknie dialogowym pozostawmy domyślne opcje bez zmian i wybierzmy przycisk OK.

R4RMxgeV7dfx1

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe Tabela przestawna z innej tabeli lub zakresu. W obrębie okna ustawione są następujące dane. Tabela/zakres: Arkusz1!$A$1:$D$19. Wybierz, gdzie chcesz umieścić tabelę przestawną, opcja nowy arkusz. W dole okna znajdują się dwa przyciski: OK oraz Anuluj.

3. Kliknijmy element Miasto i przesuńmy go na pole Wiersze w menu Pola tabeli przestawnej.

RSbhCL3KBkIla

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe składające się z czterech pół: Filtry, Kolumny, Wiersze, Wartości. W polu Wiersze wpisany jest element Miasto.

4. Element Obszar przeciągnijmy na pole Kolumny.

RFlXxbPiE4Yks

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe składające się z czterech pół: Filtry, Kolumny, Wiersze, Wartości. W polu Kolumny wpisany jest element Obszar. W polu Wiersze wpisany jest element Miasto.

5. Element Ilość przeciągnijmy na pole Wartości.

R1M1OLEY8Jxr2

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe składające się z czterech pół: Filtry, Kolumny, Wiersze, Wartości. W polu Kolumny wpisany jest element Obszar. W polu Wiersze wpisany jest element Miasto. W polu Wartości wpisany jest element Suma z ilość.

6. Element Wartość przeciągnijmy i upuśćmy na ten sam obszar tabeli, w którym umieściliśmy element Ilość.

R1RunCWnhpNVG

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe składające się z czterech pół: Filtry, Kolumny, Wiersze, Wartości. W polu Kolumny wpisany jest element Obszar oraz element Wartości. W polu Wiersze wpisany jest element Miasto. W polu Wartości wpisany jest element Suma z ilość oraz element Suma z Wartość.

7. Utworzony element Σsigma Wartości przeciągnijmy z pola Kolumny do Wiersze.

RqncHUUwtDKBH

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe składające się z czterech pół: Filtry, Kolumny, Wiersze, Wartości. W polu Kolumny wpisany jest element Obszar. W polu Wiersze wpisany jest element Miasto oraz element Wartości. W polu Wartości wpisany jest element Suma z ilość oraz element Suma z Wartość.

Zbudowana w ten sposób tabela przestawna nie spełnia jednak naszych oczekiwań. Chcielibyśmy zgrupowaćgrupowaniezgrupować dane dla miast Wrocław i Gdynia, gdyż będą one opracowywane przez tę samą grupę pracowników, nadzorowaną przez pana Kowalskiego.

Aby to wykonać:

1. Zaznaczmy, przy wciśniętym klawiszu [Ctrl], komórki obejmujące nazwy miast, które chcemy zgrupować, czyli A5 oraz A14.

2. Kliknijmy prawym przyciskiem myszy w obszarze zaznaczenia i z menu kontekstowego myszy wybierzmy polecenie Grupuj.

R1ZAHnCEE1xjt

Ilustracja przedstawia fragment arkusza kalkulacyjnego z kolumną A Etykiety wierszy zawierającą nazwy miast (Gdynia, Kraków, Warszawa, Wrocław). Na tle tych danych znajduje się otwarte okno dialogowe z menu kontekstowym i podświetlonym na nim poleceniem Grupuj.

3. Operację powtórzmy dla miast Kraków i Warszawa.

4. Jeśli utworzyły się nam dla tej grupy sumy częściowe, to ukryjmy je, ponieważ w tym przypadku pogarszają czytelność tabeli przestawnej. Naciśnijmy prawym przyciskiem myszy na jedną z sum częściowych i odznaczmy opcję Suma częściowa Miasto2.

RhCJKWZAz3OuU

Ilustracja przedstawia fragment arkusza kalkulacyjnego z kolumną Suma zawierającą dane dotyczące Sumy z Ilości oraz Sumy z Wartości z Warszawy. Na tle tych danych znajduje się otwarte okno dialogowe z menu kontekstowym i podświetlonym na nim poleceniem Sumuj częściowa Miasto2.

5. Zmieńmy domyślny opis Grupa1 na nazwisko nadzorującego, czyli Kowalski.

6. Zmieńmy domyślny opis Grupa2 na nazwisko nadzorującego, czyli Nowak.

7. Zaznaczmy komórkę A5 i ze wstążki wybierzmy Analiza tabeli przestawnej. W obszarze Aktywne pole zmieńmy nazwę pola Miasto2 na Pracownik.

R299RexnENWzl

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe Aktywne pole wybrane za pomocą Analiza tabeli przestawnej. W oknie Aktywne pole wpisany jest element Pracownik.

Tym samym pierwotny układ tabeli przestawnej został zmodyfikowany. Jeśli chcemy wyświetlić w tabeli tylko elementy dotyczące grupy obsługiwanej przez pracownika o nazwisku Kowalski, rozwińmy pole listy z komórki A4 i zostawmy zaznaczenie tylko przy opcji Kowalski.

RVsSk9YcqTe6p

Ilustracja przedstawia fragment arkusza kalkulacyjnego, a na nim otwarte okno dialogowe Wybierz pole z wpisaną opcją Pracownik. W polu listy znajduje się zaznaczenie opcji Kowalski (opcja Nowak nie jest zaznaczona).

LibreOffice Calc

Zbudujmy tabelę przestawną w następujący sposób:

1. Kliknijmy dowolną komórkę obszaru danych i z menu głównego wybierzmy Wstaw, a następnie Tabela przestawna.

RsA58zfqxbiGS

Ilustracja przedstawia fragment arkusza LibreOffice Calc. Widoczne są kolumny od A do D. W komórce A1 wpisano Miasto. W komórce B1 Obszar. W komórce C1 Ilość. W komórce D1 Wartość. W wierszu 2, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 401, 358600. W wierszu 3, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Wschód, 431, 293700. W wierszu 4, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Północ, 268, 301400. W wierszu 5, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 401, 358600. W wierszu 6, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Wschód, 151, 385000. W wierszu 7, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Północ, 597, 236500. W wierszu 8, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 621, 183700. W wierszu 9, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Południe, 568, 273900. W wierszu 10, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia Wschód, 587, 320100. W wierszu 11, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 574, 235400. W wierszu 12, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 519, 357500. W wierszu 13, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Kraków, Południe, 358, 291500. W wierszu 14, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Zachód, 257, 256300. W wierszu 15, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 99, 167200. W wierszu 5, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Warszawa, Wschód, 220, 249700. W wierszu 17, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Zachód, 160, 314600. W wierszu 18, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 230, 282700. W wierszu 19, W komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Kraków, Wschód, 385, 231000. Na tle danych znajduje się rozwinięte menu karty Wstaw z zaznaczoną opcją Tabela przestawna.

2. Po sprawdzeniu poprawnego rozpoznania obszaru danych w wyświetlonym oknie dialogowym pozostawmy domyślne opcje bez zmian i wybierzmy przycisk OK.

R1HCLdQMSJvQc

Ilustracja przedstawia fragment arkusza LibreOffice Calc. Widoczne są kolumny od A do D. W komórce A1 wpisano Miasto. W komórce B1 Obszar. W komórce C1 Ilość. W komórce D1 Wartość. W wierszu 2, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 401, 358600. W wierszu 3, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Wschód, 431, 293700. W wierszu 4, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Północ, 268, 301400. W wierszu 5, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 401, 358600. W wierszu 6, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Wschód, 151, 385000. W wierszu 7, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Północ, 597, 236500. W wierszu 8, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 621, 183700. W wierszu 9, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Południe, 568, 273900. W wierszu 10, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia Wschód, 587, 320100. W wierszu 11, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 574, 235400. W wierszu 12, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Południe, 519, 357500. W wierszu 13, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Kraków, Południe, 358, 291500. W wierszu 14, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Zachód, 257, 256300. W wierszu 15, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 99, 167200. W wierszu 5, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Warszawa, Wschód, 220, 249700. W wierszu 17, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Gdynia, Zachód, 160, 314600. W wierszu 18, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Wrocław, Północ, 230, 282700. W wierszu 19, w komórkach A, B, C oraz D wpisano kolejno wartości: Kraków, Wschód, 385, 231000. Obok tabeli z danymi znajduje się otwarte okno dialogowe Wybierz źródło, z opcją Bieżące zaznaczenie. Na dole okna znajdują się przyciski: Pomoc, OK, Anuluj.

3. W oknie Układ tabeli przestawnej kliknijmy element Miasto i przesuńmy go na obszar Pola wierszy.

Rf1JKl1Wh6F3b

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe Układ tabeli przestawnej składające się z pięciu pół: Filtry, Kolumny, Wiersze, Wartości, Pola dostępne. W Pola kolumn wpisany jest element Dane. W Pola dostępne wpisane są elementy: Miasto, Obszar, Ilość, Wartość. Na dole okna znajdują się przyciski: Pomoc, OK, Anuluj.

4. Element Obszar przeciągnijmy na obszar Pola kolumn.

R1cVcTAWIGt9d

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe Układ tabeli przestawnej składające się z pięciu pół: Filtry, Kolumny, Wiersze, Wartości, Pola dostępne. W Pola kolumn wpisane są elementy: Obszar, Dane. W Pola dostępne wpisane są elementy: Miasto (podświetlone), Obszar, Ilość, Wartość. W Pola wierszy wpisany jest element Miasto. Na dole okna znajdują się przyciski: Pomoc, OK, Anuluj.

5. Element Ilość przeciągnijmy na obszar Pola danych.

RcG3RjVTDDtlL

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe Układ tabeli przestawnej składające się z pięciu pół: Filtry, Kolumny, Wiersze, Wartości, Pola dostępne. W Pola kolumn wpisane są elementy: Obszar, Dane. W Pola dostępne wpisane są elementy: Miasto, Obszar, Ilość (podświetlone), Wartość. W Pola wierszy wpisany jest element Miasto. W Pola danych wpisany jest element Suma - Ilość. Na dole okna znajdują się przyciski: Pomoc, OK, Anuluj.

6. Element Wartość przeciągnijmy i upuśćmy na ten sam obszar tabeli, w którym umieściliśmy element Ilość.

R1Sa0nT1zZcfa

Ilustracja przedstawia otwarte okno dialogowe Układ tabeli przestawnej składające się z pięciu pół: Filtry, Kolumny, Wiersze, Wartości, Pola dostępne. W Pola kolumn wpisane są elementy: Obszar, Dane. W Pola dostępne wpisane są elementy: Miasto, Obszar, Ilość (podświetlone), Wartość. W Pola wierszy wpisany jest element Miasto. W Pola danych wpisane są elementy: Suma – Ilość, Suma – Wartość. Na dole okna znajdują się przyciski: Pomoc, OK, Anuluj.

7. Przenieśmy element Dane z obszaru Pola kolumn do Pola wierszy.

R1WM0uj9zsDhg

IlustracjaIlustracja przedstawia otwarte okno dialogowe Układ tabeli przestawnej składające się z pięciu pół: Filtry, Kolumny, Wiersze, Wartości, Pola dostępne. W Pola kolumn wpisany jest element Obszar (podświetlony). W Pola dostępne wpisane są elementy: Miasto, Obszar, Ilość, Wartość. W Pola wierszy wpisane są elementy: Miasto, Dane (podświetlony). W Pola danych wpisane są elementy: Suma – Ilość, Suma – Wartość. Na dole okna znajdują się przyciski: Pomoc, OK, Anuluj.

Tak prezentuje się stworzona przez nas tabela przestawna:

Zbudowana w ten sposób tabela przestawna nie spełnia jednak naszych oczekiwań. Chcielibyśmy zgrupowaćgrupowaniezgrupować dane dla miast Wrocław i Gdynia, gdyż będą one opracowywane przez tę samą grupę pracowników, nadzorowaną przez pana Kowalskiego.

Aby to wykonać:

1. Zaznaczmy, przy wciśniętym klawiszu [Ctrl], komórki obejmujące nazwy miast, które chcemy zgrupować, czyli A3 oraz A9.

2. Z menu głównego wybieramy Dane, następnie Grupa i konspekt... i z rozwiniętej listy wybieramy Grupuj. Możemy też zamiennie użyć klawisza [F12].

R4vUKh54AfzGK

Ilustracja przedstawia fragment arkusza LibreOffice Calc. Widoczne są kolumny wypełnione danymi. Na tle danych znajduje się rozwinięte menu karty Dane z zaznaczoną opcją Grupa i konspekt, Grupuj.

3. Operację powtórzmy dla miast Kraków i Warszawa. Po stworzeniu grup, pamiętajmy o ponownym przeniesieniu pola Dane do obszaru Pola wierszy.

4. Zmieńmy domyślny opis Grupuj1 na nazwisko nadzorującego, czyli Kowalski.

5. Zmieńmy domyślny opis Grupa2 na nazwisko nadzorującego, czyli Nowak.

6. Zaznaczmy komórkę A2 i w pasku formuły zmieńmy nazwę pola Miasto2 na Pracownik.

Tym samym pierwotny układ tabeli przestawnej został zmodyfikowany. Jeśli chcemy wyświetlić w tabeli tylko elementy dotyczące grupy obsługiwanej przez pracownika o nazwisku Kowalski, rozwińmy pole listy z komórki A2 i zostawmy zaznaczenie tylko przy opcji Kowalski.

Rp6DwuP5E4GR3

Ilustracja przedstawia fragment arkusza LibreOffice Calc. Widoczna jest kolumna Pracownik wypełniona nazwiskami Kowalski, Nowak. Na tle danych znajduje się rozwinięte pole listy z komórki A2 i zaznaczona opcja Kowalski. Na dole okna znajdują się dwa przyciski: OK, Anuluj.

Słownik