Do grafiki dołączone zostało nagrania tożsame z treścią. Plansza przedstawia rodzaje kontroli dowodów księgowych i jest podzielona na trzy gałęzie: formalna, merytoryczna, rachunkowa. Kontrola formalna dzieli się na: Podstawa prawna (pkt. 1), istota kontroli (pkt. 2), cel i zakres (pkt. 3), czas przeprowadzenia (pkt. 4), osoby odpowiedzialne (pkt. 5), wykryte nieprawidłowości (pkt. 6), zakończenie kontroli (pkt. 7). Kontrola merytoryczna dzieli się na: podstawa prawna (pkt. 8), istota kontroli (pkt. 9), cel i zakres (pkt. 10), czas przeprowadzenia (pkt. 11), osoby odpowiedzialne (pkt. 12), wykryte nieprawidłowości (pkt. 13), zakończenie kontroli (pkt. 14). Kontrola rachunkowa dzieli się na: podstawa prawna (pkt. 15), istota kontroli (pkt. 16), cel i zakres (pkt. 17), czas przeprowadzenia (pkt. 18), osoby odpowiedzialne (pkt. 19), wykryte nieprawidłowości (pkt. 20), zakończenie kontroli (pkt. 21). Wszystkie odnogi łączą się w pkt. 22 – Wzory formularzy i pieczątek. Do każdego punktu przypisane są treści. Pkt. 1. Przepisy ustawy o rachunkowości określają, jaki dokument jest podstawą zapisów księgowych (art. 20 ust. 2) i wskazują minimalny zakres danych, które powinien zawierać (art. 21 ust. 1). Z treści art. 21 ust. 1 pkt. 6 wynika również obowiązek sprawdzania i dekretowania dowodów księgowych. Każdy dowód księgowy przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych powinien być poddany kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Celem kontroli dowodów księgowych jest sprawdzenie, czy dowody te są zgodne z wymaganiami zawartymi w art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tzn. czy są rzetelne (tj. zgodne z faktycznym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują), kompletne (tj. zawierają co najmniej dane wymagane ustawą) oraz wolne od błędów rachunkowych. Sposób kontroli dowodów księgowych oraz zasady i procedury określa każda jednostka w odniesieniu do specyfiki swojej działalności, celu i zakresu kontroli, a także rodzaju kontrolowanej dokumentacji. Przepisy wewnętrzne, z których wynika sposób kwalifikowania i sprawdzania dowodów księgowych znajdują się w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostce czyli w tzw. polityce rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Pkt. 2. Kontrola formalna dowodów księgowych to element kontroli wewnętrznej jednostki. Jest przeprowadzana na bieżąco i ma na celu niezwłoczną eliminację nieprawidłowości i błędów formalnych. Pkt. 3. Cel i zakres kontroli. Celem kontroli formalnej jest stwierdzenie, czy dokument odpowiada wymogom formalnym, czy jest kompletny oraz czy posiada niezbędne załączniki i został wystawiony na właściwym formularzu. Kontroli formalnej poddane są takie elementy jak: nazwa i numer dowodu, pieczątki, wystawca dowodu, podpisy, daty. Inaczej mówiąc, kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dowody księgowe zostały wystawione w sposób poprawny, tzn. w sposób technicznie prawidłowy oraz czy zawierają dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, a także dane wymagane innymi przepisami prawnymi. Pkt. 4. Czas przeprowadzenia kontroli. Kontrolę formalną przeprowadza się przed akceptacją, dekretacją i księgowaniem dowodu księgowego. Pkt. 5. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli. Kontrola formalna dowodów księgowych przeprowadzana jest przez głównego księgowego lub upoważnione przez niego osoby. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest podpis osoby odpowiedzialnej. Pkt. 6. Wykryte nieprawidłowości. Nieprawidłowości formalne powinny być skorygowane w sposób określony dla poprawienia błędów w dowodach księgowych (art. 25 ustawy o rachunkowości). Pkt. 7. Zakończenie kontroli dowodu księgowego. Sprawdzenie dowodu księgowego kontrolujący potwierdza własnoręcznym podpisem wraz z wpisaniem daty w miejscu do tego wyznaczonym. Jeżeli na dowodzie księgowym takie miejsce nie jest nadrukowane, przybija się na nim pieczęć z miejscami do wpisania daty i złożenia podpisu. Z reguły kontrola formalna jest łączona z rachunkową, wówczas osoba kontrolująca składa podpis w rubryce: kontrola formalno-rachunkowa. Pkt. 8. Podstawa prawna. Przepisy ustawy o rachunkowości określają, jaki dokument jest podstawą zapisów księgowych (art. 20 ust. 2) i wskazują minimalny zakres danych, które powinien zawierać (art. 21 ust. 1). Z treści art. 21 ust. 1 pkt. 6 wynika również obowiązek sprawdzania i dekretowania dowodów księgowych. Każdy dowód księgowy przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych powinien być poddany kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Celem kontroli dowodów księgowych jest sprawdzenie, czy dowody te są zgodne z wymaganiami zawartymi w art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tzn. czy są rzetelne (tj. zgodne z faktycznym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują), kompletne (tj. zawierają co najmniej dane wymagane ustawą) oraz wolne od błędów rachunkowych. Sposób kontroli dowodów księgowych oraz zasady i procedury określa każda jednostka w odniesieniu do specyfiki swojej działalności, celu i zakresu kontroli, a także rodzaju kontrolowanej dokumentacji. Przepisy wewnętrzne, z których wynika sposób kwalifikowania i sprawdzania dowodów księgowych znajdują się w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostce czyli w tzw. polityce rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Pkt. 9. Istota kontroli. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych to element kontroli wewnętrznej jednostki. Jest przeprowadzana na bieżąco i ma na celu niezwłoczną eliminację nieprawidłowości i błędów merytorycznych. Pkt. 10. Cel i zakres kontroli. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy zawiera dane odpowiadające faktycznemu przebiegowi operacji, którą dokumentuje. Obejmuje ustalenie czy operacja, której dotyczy, była celowa i czy jest zgodna z przepisami prawa, podpisaną umową czy innymi wewnętrznymi założeniami jednostki. Podczas kontroli weryfikuje się również, czy dokument został sporządzony przez właściwą komórkę organizacyjną. Pkt. 11. Czas przeprowadzenia kontroli. Kontrolę merytoryczną przeprowadza się przed akceptacją, dekretacją i księgowaniem dowodu księgowego. Pkt. 12. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych prowadzona jest przez głównego księgowego lub upoważnione przez niego osoby. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest podpis osoby odpowiedzialnej. Pkt. 13. Wykryte nieprawidłowości. Jeżeli w trakcie kontroli merytorycznej w dowodach księgowych zostaną stwierdzone nieprawidłowości, wówczas obowiązkiem kontrolującego jest szczegółowe ich opisanie. Najczęściej opisy te zamieszcza się na odwrocie dokumentu lub na załączniku. Kontrolujący opatruje opis datą i własnoręcznym podpisem. Wykryte podczas kontroli nieprawidłowości merytoryczne dotyczące zewnętrznych dowodów księgowych mogą być korygowane jedynie oddzielnym dowodem. Pkt. 14. Zakończenie kontroli dowodu księgowego. Sprawdzenie dowodu księgowego kontrolujący potwierdza własnoręcznym podpisem wraz z wpisaniem daty w miejscu do tego wyznaczonym. Jeżeli na dowodzie księgowym takie miejsce nie jest nadrukowane, przybija się na nim pieczęć z miejscami do wpisania daty i złożenia podpisu. Pkt. 15. Podstawa prawna. Przepisy ustawy o rachunkowości określają, jaki dokument jest podstawą zapisów księgowych (art. 20 ust. 2) i wskazują minimalny zakres danych, które powinien zawierać (art. 21 ust. 1). Z treści art. 21 ust. 1 pkt. 6 wynika również obowiązek sprawdzania i dekretowania dowodów księgowych. Każdy dowód księgowy przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych powinien być poddany kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Celem kontroli dowodów księgowych jest sprawdzenie, czy dowody te są zgodne z wymaganiami zawartymi w art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tzn. czy są rzetelne (tj. zgodne z faktycznym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują), kompletne (tj. zawierają co najmniej dane wymagane ustawą) oraz wolne od błędów rachunkowych. Sposób kontroli dowodów księgowych oraz zasady i procedury określa każda jednostka w odniesieniu do specyfiki swojej działalności, celu i zakresu kontroli, a także rodzaju kontrolowanej dokumentacji. Przepisy wewnętrzne, z których wynika sposób kwalifikowania i sprawdzania dowodów księgowych znajdują się w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostce czyli w tzw. polityce rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Pkt. 16. Istota kontroli. Kontrola rachunkowa dowodów księgowych to element kontroli wewnętrznej jednostki. Jest przeprowadzana na bieżąco i ma na celu niezwłoczną eliminację nieprawidłowości i błędów rachunkowych. Pkt. 17. Cel i zakres kontroli. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu: czy zawarte w dowodach księgowych dane liczbowe są wyliczone prawidłowo, czy nie zawierają błędów arytmetycznych (czy są poprawnie zaokrąglone bądź zsumowane). Inaczej mówiąc, ten rodzaj kontroli sprowadza się do zweryfikowania, czy dane liczbowe znajdujące się na dowodzie księgowym nie zawierają błędów rachunkowych. Pkt. 18. Czas przeprowadzenia kontroli. Kontrolę rachunkową przeprowadza się przed akceptacją, dekretacją i księgowaniem dowodu księgowego. Pkt. 19. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli. Kontrola rachunkowa dowodów księgowych przeprowadzana jest przez głównego księgowego lub upoważnione przez niego osoby. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest podpis osoby odpowiedzialnej. Pkt. 20. Wykryte nieprawidłowości. W przypadku wystąpienia błędów dotyczących np.: wartości netto lub brutto faktury, naliczenia podatku VAT, podsumowania wartości itp. należy zgłosić ten fakt dostawcy w celu wystawienia faktury korygującej. Poprawnie wystawiony dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych. Pkt. 21. Zakończenie kontroli dowodu księgowego. Fakt sprawdzenia dowodu księgowego kontrolujący potwierdza własnoręcznym podpisem wraz z wpisaniem daty w miejscu do tego wyznaczonym. Jeżeli dowód księgowy nie ma nadrukowanego takiego miejsca, przybija się na nim pieczęć z polami do wpisania daty i złożenia podpisu. Z reguły kontrola formalna jest łączona z rachunkową, wówczas osoba kontrolująca składa podpis pod stwierdzeniem: kontrola formalno-rachunkowa. Pkt. 22. Wzory formularzy i pieczątek. Wzór formularza o zaliczkę - podzielony na komórki z tytułem: Wniosek o zaliczkę nr; Imię i nazwisko, Nazwisko służbowe, Dział (komórka organizacyjna), Data, Proszę o wypłacenie mi zaliczki na pokrycie wydatków według poniższej specyfikacji, Nazwa przedmiotu, materiału lub usługi, Ilość, Kwota, Konto Winien, Zaliczka w kwocie zł, Konto Ma, słownie, Sprawdzono konieczność zakupu pod względem merytorycznym (data i podpis), Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym główny księgowy (data i podpis), Zatwierdzono do wypłaty kierownik jednostki (data i podpis), Zaliczkę wypłacona dnia, Zaliczkę w kwocie …otrzymałem i zobowiązuję się rozliczyć w terminie do dnia, podpis zaliczkobiorcy. Grafika ze wzorem pieczątek dekretacyjnych zawiera treści: Sprawdzono pod względem merytorycznym (dnia, podpis), Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym (dnia, podpis), Zatwierdzono do wypłaty zł, gr, słownie, główny księgowy, kierownik jednostki oraz grafika z treścią: Sprawdzono pod względem merytorycznym (dnia, podpis), Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym (dnia, podpis), Zatwierdzono do wypłaty zł, gr, słownie, Sprawdzono pod względem merytorycznym (data, podpis), Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym (dnia, podpis), Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym (dnia, podpis).