dokumentacja obejmująca w szczególności teksty, ale także fotografie, nagrania, multimedia, która odzwierciedla przebieg danej sprawy od momentu wpływu dokumentu, poprzez jego rozpatrywanie, aż po końcowe załatwienie

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

jest to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do akt sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt; do tego typu dokumentów zalicza się: zaproszenia, podziękowania, kondolencje, życzenia, niezamawiane oferty, dzienniki urzędowe, czasopisma, książki, katalogi, ogłoszenia, rachunki, faktury, listy obecności, karty urlopowe, dokumentację magazynową

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

dokumenty przyporządkowane do danej sprawy, którym został nadany numer sprawy

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

księga przeznaczona do rejestrowania pism przychodzących z zewnątrz; zasady segregacji dokumentów i sposób ich wpisywania określa regulamin wewnętrzny; elementy, jakie musi zawierać wpis w dzienniku to: nr kolejny wpisu, data wpływu korespondencji, nr otrzymanej korespondencji, data otrzymanej korespondencji, informacja o nadawcy, treść otrzymanej korespondencji, komórka merytoryczna otrzymująca korespondencję, pokwitowanie

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

powszechnie stosowana w systemie kancelaryjnym dziennikowym księga, w której dokonywane jest ewidencjonowanie dokumentów wpływających do jednostki

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

może mieć postać papierową lub elektroniczną, służy do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją

źródło: https://www.archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/przepisy-kancelaryjne-i-archiwalne/instrukcje-kancelaryjne/ [dostęp: 31.05.2022 r.]

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. Powinien obejmować wszystkie zagadnienia, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całość dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień. Konstrukcja JRWA opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli wszystkie zagadnienia, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całość wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na dalsze rzędy dokonywany jest analogicznie. Klasę końcową oznacza się kategorią archiwalną i prowadzi się dla niej spis spraw lub grupuje się w jej ramach dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

źródło: https://ank.gov.pl/co-robimy/nadzor-archiwalny/glowne-zadania-nadzoru-archiwalnego/przepisy-kancelaryjno-archiwalne/ [dostęp: 31.05.2022 r.]

• Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”DP4Likhe5Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”

komórka organizacyjna jednostki odpowiedzialna za daną sprawę, za jej prowadzenie oraz załatwienie

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

wydzielona organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy

źródło: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

wskaźnik przepisów i norm, zgodnie z którymi na być wykonana dana sprawa

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia

źródło: ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

dokument zawierający urzędowy tekst pisma sporządzonego przez organ administracji/urząd.

źródło: https://www.wolterskluwer.com/pl-pl/solutions/lex/baza-informacji-prawnej/pisma-urzedowe-porownanie#definicja [ostatni dostęp: 31.05.2022 r.]

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych (przeważnie do spisu spraw), pierwszego pisma wszczynającego dana sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy; następnie pisma w tej sprawie otrzymują ten sam numer, z zasady w obrębie roku.

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

graficzna prezentacja struktury organizacyjnej danej jednostki; obrazuje zależności pomiędzy komórkami organizacyjnymi instytucji

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

zdarzenie, w tym zdarzenie administracyjne, które wymaga rozpatrzenia, podjęcia czynności zawodowych albo jedynie przyjęcia do wiadomości

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

zakodowana informacja, przypisana do konkretnej jednostki archiwalnej, pozwalająca ją zdefiniować i określić kategorię archiwalną

• Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”DP4Likhe5Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”

rejestruje się w nim załatwiane sprawy (w całości), a nie pojedyncze pisma, zawiera informacje o danej sprawie: treść, termin i sposób załatwienia, kto jest odpowiedzialny za załatwienie sprawy

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

polega na rejestracji pojedynczych pism w dzienniku podawczym, w porządku chronologicznym

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

polega na równoczesnym prowadzeniu spisu spraw i dziennika podawczego, podwójna rejestracja umożliwia łatwiejsze odnalezienie pisma i pozwala uniknąć chaosu w jednostce

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w toku bieżącej działalności twórcy zespołu; wyróżniamy: system dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany

źródło: https://www.archiwizacjadokumentow.com.pl/glossary/system-kancelaryjny-dziennikowy/ [dostęp: 31.05.2022 r.]

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

jeden z podstawowych normatywów, regulujących pracę jednostki, służy do oznaczania, rejestracji i przechowywania akt

• Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”DP4Likhe5Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”

oficjalne polecenie wydane przez bezpośredniego zwierzchnika pisemnie lub ustnie; akt normatywny wydany przez jednoosobowy organ władzy wykonawczej albo sądowniczej

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”

nadawanie unikatowego numeru (znaku pisma) dokumentom wpływającym do jednostki oraz wychodzącym z niej; znak sprawy składa się z: oznaczenia komórki, do której trafia, symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, numeru sprawy wynikającego ze spisu spraw, roku kalendarzowego

• Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”DhpcnPVZLFilm instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”