Słownik pojęć dla e‑materiału
dokumentacja obejmująca w szczególności teksty, ale także fotografie, nagrania, multimedia, która odzwierciedla przebieg danej sprawy od momentu wpływu dokumentu, poprzez jego rozpatrywanie, aż po końcowe załatwienie
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
jest to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do akt sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt; do tego typu dokumentów zalicza się: zaproszenia, podziękowania, kondolencje, życzenia, niezamawiane oferty, dzienniki urzędowe, czasopisma, książki, katalogi, ogłoszenia, rachunki, faktury, listy obecności, karty urlopowe, dokumentację magazynową
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
dokumenty przyporządkowane do danej sprawy, którym został nadany numer sprawy
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
księga przeznaczona do rejestrowania pism przychodzących z zewnątrz; zasady segregacji dokumentów i sposób ich wpisywania określa regulamin wewnętrzny; elementy, jakie musi zawierać wpis w dzienniku to: nr kolejny wpisu, data wpływu korespondencji, nr otrzymanej korespondencji, data otrzymanej korespondencji, informacja o nadawcy, treść otrzymanej korespondencji, komórka merytoryczna otrzymująca korespondencję, pokwitowanie
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
powszechnie stosowana w systemie kancelaryjnym dziennikowym księga, w której dokonywane jest ewidencjonowanie dokumentów wpływających do jednostki
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
może mieć postać papierową lub elektroniczną, służy do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją
źródło: https://www.archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/przepisy-kancelaryjne-i-archiwalne/instrukcje-kancelaryjne/ [dostęp: 31.05.2022 r.]
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. Powinien obejmować wszystkie zagadnienia, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całość dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień. Konstrukcja JRWA opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli wszystkie zagadnienia, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całość wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na dalsze rzędy dokonywany jest analogicznie. Klasę końcową oznacza się kategorią archiwalną i prowadzi się dla niej spis spraw lub grupuje się w jej ramach dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.
źródło: https://ank.gov.pl/co-robimy/nadzor-archiwalny/glowne-zadania-nadzoru-archiwalnego/przepisy-kancelaryjno-archiwalne/ [dostęp: 31.05.2022 r.]
Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”
komórka organizacyjna jednostki odpowiedzialna za daną sprawę, za jej prowadzenie oraz załatwienie
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
wydzielona organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy
źródło: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
wskaźnik przepisów i norm, zgodnie z którymi na być wykonana dana sprawa
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia
źródło: ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
dokument zawierający urzędowy tekst pisma sporządzonego przez organ administracji/urząd.
źródło: https://www.wolterskluwer.com/pl-pl/solutions/lex/baza-informacji-prawnej/pisma-urzedowe-porownanie#definicja [ostatni dostęp: 31.05.2022 r.]
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych (przeważnie do spisu spraw), pierwszego pisma wszczynającego dana sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy; następnie pisma w tej sprawie otrzymują ten sam numer, z zasady w obrębie roku.
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
graficzna prezentacja struktury organizacyjnej danej jednostki; obrazuje zależności pomiędzy komórkami organizacyjnymi instytucji
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
zdarzenie, w tym zdarzenie administracyjne, które wymaga rozpatrzenia, podjęcia czynności zawodowych albo jedynie przyjęcia do wiadomości
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
zakodowana informacja, przypisana do konkretnej jednostki archiwalnej, pozwalająca ją zdefiniować i określić kategorię archiwalną
Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”
rejestruje się w nim załatwiane sprawy (w całości), a nie pojedyncze pisma, zawiera informacje o danej sprawie: treść, termin i sposób załatwienia, kto jest odpowiedzialny za załatwienie sprawy
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
polega na rejestracji pojedynczych pism w dzienniku podawczym, w porządku chronologicznym
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
polega na równoczesnym prowadzeniu spisu spraw i dziennika podawczego, podwójna rejestracja umożliwia łatwiejsze odnalezienie pisma i pozwala uniknąć chaosu w jednostce
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w toku bieżącej działalności twórcy zespołu; wyróżniamy: system dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany
źródło: https://www.archiwizacjadokumentow.com.pl/glossary/system-kancelaryjny-dziennikowy/ [dostęp: 31.05.2022 r.]
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
jeden z podstawowych normatywów, regulujących pracę jednostki, służy do oznaczania, rejestracji i przechowywania akt
Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”Dokumentacja interaktywna – „Dobór symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej”
oficjalne polecenie wydane przez bezpośredniego zwierzchnika pisemnie lub ustnie; akt normatywny wydany przez jednoosobowy organ władzy wykonawczej albo sądowniczej
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”
nadawanie unikatowego numeru (znaku pisma) dokumentom wpływającym do jednostki oraz wychodzącym z niej; znak sprawy składa się z: oznaczenia komórki, do której trafia, symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, numeru sprawy wynikającego ze spisu spraw, roku kalendarzowego
Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”Film instruktażowy – „Nadawanie znaków spraw”