Korespondencja seryjna

Korespondencja seryjnakorespondencja seryjnaKorespondencja seryjna to technika tworzenia w edytorze tekstu dokumentów adresowanych do wielu osób, zawierających jednakową treść uzupełnioną o spersonalizowane dane. Korespondencją seryjną mogą być zwykłe dokumenty tekstowe, maile oraz różnego rodzaju etykiety i koperty używane do wysyłania listów metodą tradycyjną.

Wiele programów do zarządzania firmą czy zarządzania obiegiem dokumentów w firmie ma moduły do tworzenia zaawansowanej korespondencji seryjnej. Na rynku dostępne jest również dedykowane oprogramowanie. Specjalne moduły do tworzenia korespondencji seryjnej znajdują się w wielu pakietach biurowych, takich jak Microsoft Office czy LibreOffice.

Tworzenie korespondencji seryjnej składa się z trzech kroków:

• przygotowanie dokumentu głównego,

• przygotowanie bazy danych, zawierającej informacje o adresatach,

• scalenie dokumentu z danymi z bazybaza danychbazy.

Kreator korespondencji seryjnej

Kreator korespondencji seryjnej to przyjazne narzędzie, prowadzące użytkownika – krok po kroku przez proces tworzenia korespondencji seryjnej.

Microsoft Word

W edytorze Microsoft Word kreator korespondencji seryjnej poprowadzi nas przez następujące etapy:

• wybór rodzaju dokumentu (krok 1 i 2 ),

• wybór danych zewnętrznych (krok 3),

• wstawienie pól z bazy adresatów do dokumentu (krok 4),

• przeglądanie listów (krok 5),

• scalenie (krok 6).

Edycja zbiorów danych

Chcąc skorzystać z korespondencji seryjnej, powinniśmy stworzyć dokument wzorcowy. Taki dokument zawiera pola specjalne, które następnie będą wypełniane danymi pobranymi z bazy. W polach tych zazwyczaj (ale nie jest to konieczne) umieszcza się dane osób, adresy, numery itp.

Najważniejszym atutem korespondencji seryjnej jest fakt, że dokument tworzymy raz, a program automatycznie wypełnia pola dokumentu (w liczbie odpowiadającej liczbie rekordów) treściami pobranymi z zewnętrznej bazy danych. Dzięki temu nie musimy tworzyć każdego dokumentu osobno.

Załóżmy, że mamy w bazie kilkaset rekordówrekordrekordów, z których każdy zawiera informacje np. o jednej osobie spośród uczestników ogólnopolskiego kółka matematycznego. Informacje te mają się znaleźć w dokumencie, który będziemy wysyłać do wszystkich osób z bazy. Redagując dokument tradycyjnymi technikami, musielibyśmy utworzyć kilkaset osobnych dokumentów, do każdego z nich wklejając z bazy odpowiednie dane. Utworzenie tak wielu dokumentów zajęłoby dużo czasu. Dzięki wykorzystaniu narzędzia do tworzenia korespondencji seryjnej całą pracę wykonujemy w kilka minut.

Aby skorzystać z mechanizmu korespondencji seryjnej, potrzebujemy bazy danych. Na potrzeby ćwiczenia utwórzmy w nowym dokumencie tabelę zawierającą imiona, nazwiska oraz adresy.

Microsoft Word

Zapisujemy dokument zawierający tabelę z danymi jako plik Adresy.docx

RPGSE4bvmCuab

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word, w którym znajduje się tabela z imionami, nazwiskami oraz adresami poszczególnych osób.

W nowym dokumencie klikamy kartę Korespondencja, a następnie kolejno Rozpocznij korespondencję seryjną | Listy.

R3aD67NR1Rep0

Ilustracja przedstawia program Microsoft Word. Na górnym pasku zadań została wybrana opcja Korespondencja, następnie opcja rozpocznij korespondencję seryjną, a następnie opcja Listy.

Na tej samej karcie klikamy przycisk Wybierz adresatów i wybieramy opcję Użyj istniejącej listy.

RqvECiWM73wp3

Ilustracja przedstawia pasek zadań programu Microsoft Word. Wybrano na nim opcję Korespondencja, następnie opcję wybierz adresatów, a później opcję użyj istniejącej listy.

Wyświetlone zostaje okno Eksploratora plików, a w nim folder z bazami danych, z którymi połączony jest edytor tekstu. Wskazujemy folder, w którym zapisaliśmy swój plik, a następnie, klikając, wybieramy go.

Kolejny krok to przejrzenie listy, na podstawie której będzie wykonana korespondencja. W tym celu wybieramy opcję Edytuj listę adresatów.

R1brxZlNCMq7S

Ilustracja przedstawia pasek zadań programu Microsoft Word. Wybrano z niego opcje korespondencja, następnie edytuj listę adresatów. Po najechaniu na tę opcję pojawił się komunikat: Edytuj listę adresatów, umożliwia wprowadzenie zmian na liście adresatów lub wybranie osób, które powinny otrzymać korespondencję. Możesz także sortować, filtrować i znajdować adresy, usuwać duplikaty lub sprawdzać poprawność adresów na liście.

W oknie dialogowym widoczna jest zawartość bazy danych wczytanej do korespondencji seryjnej. Jeśli w korespondencji seryjnej chcemy użyć wszystkich wyświetlonych rekordów, zatwierdzamy wybór przyciskiem OK. Jeśli natomiast chcielibyśmy wybrać tylko niektóre rekordy, możemy je zaznaczyć lub zlikwidować zaznaczenie ręcznie.

RcOJGiP1IVyS5

Na ilustracji znajduje się okno informacyjne zatytułowane Adresaci korespondencji seryjnej. Zawiera ona linki, nazwiska, imiona i adresy zamieszkania. Przed nimi zaznaczone są pola wyboru z zaznaczonymi ptaszkami. Na niebiesko zaznaczona jest cała pierwsza linijka opcji.

W przypadku większej liczby rekordów możemy zaś skorzystać z sortowania czy filtrowaniafiltrfiltrowania.

Sortowanie i filtrowanie danych

Microsoft Word

W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej, dostępnym po wybraniu opcji Edytuj listę adresatów, znajdują się dwa bardzo użyteczne narzędzia:

• Sortowanie danych – za pomocą którego porządkujemy dane alfabetycznie lub numerycznie w sposób rosnący lub malejący;

• Filtrowanie – pozwala na selekcję danych, wybór rekordów, które spełniają określone warunki i powinny trafić do tworzonej korespondencji seryjnej. Możemy np. umieścić w korespondencji tylko osoby o nazwisku Kowalska lub tylko osoby mieszkające w określonej miejscowości albo takie, które spełniają kryterium wiekowe.

Dane zawsze sortujemy według wybranego pola nagłówka. Załóżmy, że uczniowie z naszej bazy danych mają być uporządkowani alfabetycznie według nazwiska, ale od końca. Klikamy więc zakładkę w nagłówku tej kolumny i wybieramy opcję Sortuj malejąco. Pola kolejnych rekordów są do nich przypisane na stałe, dzięki czemu nie musimy martwić się pozostałymi kolumnami.

Rixx8oNeZhNo1

Ilustracja przedstawia okno informacyjne zatytułowane Adresaci korespondencji seryjnej. Z opcji u góry wybrano Nazwisko, a następnie Sortuj malejąco.

Uzyskujemy następujący efekt:

R1X0heSeRhnez

Na ilustracji znajduje się okno informacyjne zatytułowane Adresaci korespondencji seryjnej. Zawiera ona linki, nazwiska, imiona i adresy zamieszkania. Po lewej stronie znajdują się pola wyboru z zaznaczonymi ptaszkami oprócz górnego. Na niebiesko zaznaczona jest cała pierwsza linijka opcji.

Istnieje również możliwość posortowania danych według dwóch lub trzech kryteriów. Jeśli np. mamy kilka osób o tym samym nazwisku, możemy wprowadzić dodatkowo sortowanie według imienia. W tym celu wybieramy przycisk Sortuj. To spowoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym domyślnie jesteśmy w skierowani do zakładki Sortuj rekordy i możemy ustawiać parametry sortowania.

R1GcRNmvPLS6I

Na ilustracji znajduje się okno informacyjne zatytułowane Adresaci korespondencji seryjnej. Zawiera ona linki, nazwiska, imiona i adresy zamieszkania. Po lewej stronie znajdują się pola wyboru z zaznaczonymi ptaszkami oprócz górnego. Na niebiesko zaznaczona jest cała pierwsza linijka opcji. Poniżej danych możliwe są do wyboru inne działania, z których wybrano opcję sortuj.

Rs6tIYESgwx6P

Ilustracja przedstawia obszar roboczy ekranu zatytułowany opcje kwerend. Przy dziale sortuj według wybrano opcje malejąco, a w dziale następnie według wybrano opcję malejąco.

Efekt, który otrzymujemy jest następujący:

RvWpRfDKY2kav

Ilustracja przedstawia okno działań zatytułowane adresaci korespondencji seryjnej. Znajdują się w nim kolumny z linkami, nazwiskami, imionami i miejscami zamieszkania. Na lewo od kolumny z nazwiskami znajdują się pola wyboru oznaczone ptaszkami.

Sprawdźmy teraz, jak działa filtrowanie. Załóżmy, że chcemy podzielić uczniów na dwie grupy. Pierwsza grupa to osoby, których nazwiska rozpoczynają się literami z przedziału od A do Ł.

W oknie edycji adresatów klikamy opcję Filtruj (jeśli mamy otwarte okno dialogowe z poprzedniego działania jakim było sortowanie, wystarczy tylko zmienić zakładkę i wybrać opcję Filtruj rekordy).

R13zjBvIlblvU

Ilustracja przedstawia okno działań zatytułowane adresaci korespondencji seryjnej. Znajdują się w nim kolumny z linkami, nazwiskami, imionami i miejscami zamieszkania. Na lewo od kolumny z nazwiskami znajdują się pola wyboru oznaczone ptaszkami. Poniżej znajdują się inne możliwe do wyboru działania, z których wybrano opcję filtruj.

W oknie dialogowym określamy teraz kryteria. Skoro nazwisko ma się rozpoczynać literami z przedziału A–Ł, to znaczy, że nie może się rozpoczynać od M. Zatem na pierwszej liście zaznaczamy nazwę pola Nazwisko, na drugiej określamy sposób porównania Mniejsze, a w ostatnim polu wpisujemy literę M.

R12bbnsr2KB8W

Ilustracja przedstawia otwarte okno zatytułowane Adresaci korespondencji seryjnej. Na nim otwarte jest kolejne okno zatytułowane Opcje kwerend. U góry wybrano w nim opcję filtruj rekordy. Poniżej znajdują się różne kategorie. Jedna z nich zatytułowana jest porównanie, wybrano z niej opcję mniejsze.

RFYooogPhbc5n

Ilustracja przedstawia otwarte okno programu zatytułowane Adresaci korespondencji seryjnej. Znajduje się w niej tabela z następującymi kategoriami: Źródła, Nazwisko, Imię, Adres, Miejscowość, Kod pocztowy. Między kolumną źródła a Nazwisko znajdują się pola oznaczeń zaznaczone ptaszkami.

Nie jest to jednak jedyna opcja. Ten sam rezultat otrzymamy, jeśli w kryterium ustawimy Nazwisko | Mniejsze lub równe | Ł.

ROjT3BOXpYrSr

Ilustracja przedstawia otwarte okno zatytułowane Adresaci korespondencji seryjnej. Przed nim znajduje się kolejne otwarte okno zatytułowane Opcje Kwerend. Otwarta jest w nim opcja Filtruj rekordy, w której znajdują się następujące opcje: Pole, Porównanie, Porównaj z.

I analogicznie – jeśli będziemy chcieli wysłać wiadomość do pozostałych uczniów, musielibyśmy ustawić warunek: nazwisko większe od Ł lub nazwisko większe lub równe M.

Oczywiście warunków może być więcej. Wykorzystując znane z innych programów operatoryoperatoroperatory warunkowe Lub i Oraz, uzyskamy filtr złożony, służący do bardziej precyzyjnego określenia danych. Na podstawie tych danych tworzymy korespondencję.

Gdybyśmy w naszej bazie mieli np. różne miejscowości, a chcielibyśmy wysłać listy do wszystkich osób o nazwisku Kowalska, mieszkających we Wrocławiu, wpisalibyśmy: pole Nazwisko równe Kowalska, operator Oraz, pole Miasto równe Wrocław. Jeśli natomiast zmienilibyśmy operator z Oraz na Lub, w efekcie wyświetlone zostałyby wszystkie osoby o nazwisku Kowalska (niezależnie od tego, w jakim mieście mieszkają) i dodatkowo – wszystkie osoby zamieszkałe we Wrocławiu (niezależnie od tego, jakie mają nazwisko).

W sytuacji, w której dysponujemy tylko kilkoma rekordami, zaznaczenie potrzebnych rekordów potrwa krócej niż ustawienie odpowiedniego filtra. Jednak przy bazach z dziesiątkami, setkami czy tysiącami rekordów stosowanie filtra jest niezbędne.

Wstawianie pól korespondencji seryjnej

Przejdźmy teraz do wstawienia pól, które umożliwią zastosowanie korespondencji seryjnej. Z menu górnego wybieramy opcję Korespondencja | Wstaw pola koresp. ser. Rozwija nam się lista zgodnie z nagłówkami utworzonymi w tabeli. Wybierając poszczególne elementy, możemy je wstawić do dokumentu.

Rxsev4HWEMExj

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word. U góry na pasku zadań wybrano opcję Korespondencja, a następnie opcję Wstaw pola korespondencji seryjnej.

Po wstawieniu pól, uzyskujemy następujący efekt.

RqDynpnxPoKHG

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word. U góry na pasku zadań wybrano opcję korespondencja. W programie znajduje się treść zawiadomienia.

Teraz możemy jeszcze przejrzeć poszczególne rekordy i sprawdzić, czy wszystko wygląda zgodnie z naszym zamysłem. W tym celu używamy opcji Podgląd wyników. 

R1BneTOubL14s

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word. U góry na pasku zadań wybrano w nim opcję korespondencja, a następnie opcję podgląd wyników. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się następująca informacja: Podgląd wyników, umożliwia podłączenie informacji z listy adresatów do pół korespondencji seryjnej w celu sprawdzenia, jak będzie wyglądał ukończony dokument. W programie otwarta jest treść zawiadomienia.

Na poglądzie widzimy, że został jeszcze jeden aspekt do rozwiązania. Chcemy, aby – w zależności od płci – zmieniała się formuła „został przyjęty” lub „została przyjęta”. W celu dostosowania treści pisma do płci, wybieramy opcję Reguły.

RGBtLICWYlRvt

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word. U góry w pasku zadań wybrano opcję korespondencja, a następnie opcję reguły. Po najechaniu na opcję reguły pojawia się napis: Reguły, umożliwia określenie reguł dotyczących korespondencji seryjnej. Możesz na przykład użyć reguły, Jeśli to inaczej, do wyświetlenia lokalnych lub międzynarodowych numerów telefonów zależnie od miejsca zamieszkania adresata.

W wyświetlonym oknie dialogowym definiujemy regułę.

RSv7ICMskOUhA

Ilustracja przedstawia otwarte okno programu znajdujące się przed tekstem. Zatytułowane jest wstawianie pola programu Word: Jeśli. W opcji nazwa pola wybrano opcję płeć. W porównaniu wybrano Równe. W opcji porównaj z wybrano Pani. Poniżej znajduje się opcja wstaw ten tekst. Pod nią znajduje się podpis została przyjęta. Poniżej znajduje się opcja w przeciwnym razie wstaw ten tekst. Pod nią znajduje się napis: został przyjęty.

Wybierając ponownie opcję Pogląd wyników, sprawdzamy teraz czy wszystko działa zgodnie ze wskazaną regułą.

RGirxGHWrXnPy

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word. U góry na pasku zadań wybrano opcję Korespondencja. W programie znajduje się treść zawiadomienia. Czerwonymi ramkami zaznaczono następujące fragmenty. Pierwszy znajdujący się ponad treścią zawiadomienia: Pani Klaudia Cegłowska, ulica Jagodowa 7, 50 007 Wrocław. Drugi fragment znajduje się w treści zawiadomienia: Pani Klaudia Cegłowska została przyjęta.

Używamy strzałki, aby przejrzeć kolejne rekordy.

RvYVf3Relg9Mb

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word. U góry na pasku zadań wybrano opcję Korespondencja. W programie znajduje się treść zawiadomienia. Czerwonymi ramkami zaznaczono następujące fragmenty. Pierwszy znajdujący się ponad treścią zawiadomienia: Pan Jerzy Makowski, ulica Głęboka 4, 50 005 Wrocław. Drugi fragment znajduje się w treści zawiadomienia: Pan Jerzy Makowski został przyjęty.

LibreOffice

W programie LibreOffice zasady tworzenia korespondencji seryjnej są bardzo podobne jak w programie MS Word. Należy jednak pamiętać, że darmowe programy nie posiadają tak rozbudowanych możliwości, jak program Microsoftu. Pomimo tego możemy korzystać z korespondencji seryjnej, nie tracąc żadnej z ważnych opcji.

Najpierw należy przygotować pliki (np. bazy danych), które będziemy wstawiać do dokumentów. Możemy je przygotować w LibreOffice Writer.

RYjg8E5adIfQ4

Ilustracja przedstawia otwarty program LibreOffice Writer. U góry w pasku zadań wybrano opcję plik, następnie opcję nowy i następnie opcję Baza danych.

Następnie wybieramy, jaki rodzaj bazy danych chcemy utworzyć (korzystamy z podpowiedzi i przechodzimy dalej).

R1Rvs85V7RtvO

Ilustracja przedstawia okno programu zatytułowane Kreator bazy danych. Po lewej stronie w kategorii Kroki wybrano opcję wybierz bazę danych. Po prawej stronie w części zatytułowanej Witaj w kreatorze bazy danych LibreOffice. W kategorii co chcesz zrobić wybrano opcję Utwórz nową bazę danych. Następnie u dołu okna zaznaczono opcję Dalej.

W kolejnym kroku wybieramy opcję Zakończ i automatycznie otwiera nam się okno do zapisu, tworzonej przez nas, bazy danych. Nadajemy jej nazwę Korespondencja.

R1ZbSAyGawgD8

Ilustracja przedstawia okno programu zatytułowane Kreator bazy danych. Po lewej w kategorii Kroki została wybrana opcja Zapisz i kontynuuj. Po prawej stronie w części zatytułowanej Zdecyduj o sposobie postępowania po zapisaniu pliku bazy danych w kategorii Czy kreator ma zarejestrować tę bazę danych w LibreOffice? została wybrana opcja tak, zarejestruj bazę danych. Poniżej w kategorii co chcesz zrobić po zapisaniu pliku bazy danych? wybrano opcję Otwórz bazę danych. U dołu okna zaznaczono opcję zakończ.

Po zapisaniu bazy danych, otwiera nam się właśnie ten dokument.

R1Rfvc4VEBzYa

Ilustracja przedstawia otwarty program LibreOffice Base. Po lewej stronie w kategorii baza danych wybrano opcję Tabele. Po prawej stronie znajduje się okno zatytułowane Zadania.

Możemy użyć kreatora, który przeprowadzi nas – krok po kroku – przez tworzenie tabeli.

R1K9re5qBe4Mp

Ilustracja przedstawia otwarty program LibreOffice Base. Po lewej stronie w kategorii baza danych wybrano opcję Tabele. Po prawej stronie znajduje się okno zatytułowane Zadania, w której wybrano opcję użyj kreatora, aby utworzyć tabelę.

Na początku ustawiamy kategorię i wybieramy Tabele przykładowe z kategorii Kontakty.

R1GSi95OlmJ7x

Ilustracja przedstawia otwarte okno programu zatytułowane Kreator Tabeli. Po lewej stronie w kategorii Kroki wybrano opcję Wybierz Pole. Po prawej stronie W części wybierz pola tabeli w kategoriach wybrano opcję Służbowe, poniżej w kategorii tabele przykładowe wybrano opcję kontakty.

Następnie wybieramy potrzebne w bazie danych pola. Będą one stanowiły nazwy poszczególnych kolumn, do których wpiszemy dane adresatów.

R1DFTFsl81xIH

Ilustracja przedstawia otwarte okno programu zatytułowane Kreator Tabeli. Po lewej stronie w kategorii Kroki wybrano opcję Wybierz Pole. Po prawej stronie W części wybierz pola tabeli w kategoriach wybrano opcję Służbowe, tabele przykładowe wybrano opcję kontakty. Następnie w części Dostępne pola wybrano opcję Tytuł.

Po wybraniu wszystkich potrzebnych kategorii, możemy od razu wybrać opcję Zakończ, pozostawiając pozostałe ustawienia domyślne.

R17xOtLiiqUhW

Ilustracja przedstawia otwarte okno programu zatytułowane Kreator Tabeli. Po lewej stronie w kategorii Kroki wybrano opcję Wybierz Pole. Po prawej stronie W części wybierz pola tabeli w kategoriach wybrano opcję Służbowe, tabele przykładowe wybrano opcję kontakty. Następnie w części Dostępne pola wybrano opcję notatki, a w kategoriach wybrane pola wybrano opcję nazwisko. U dołu okna wybrano opcję zakończ.

Efektem naszych działań jest wyświetlona pusta tabela, którą uzupełniamy kolejnymi rekordami.

RfxDqVcHRjBWu

Ilustracja przedstawia otwarte okno programu zatytułowane Kontakty, korespondencja4, LibreOfiice Base: widok danych tabeli. U góry znajduje się pasek zadań a którym zaznaczona jest druga ikona opcji. Poniżej znajduje się kolumny tabeli zatytułowane następująco: ID, Tytuł, Imię, Nazwisko, Adres, Kod Pocztowy, Miejscowość.

Po wprowadzeniu wszystkich rekordów, zapisujemy zmiany w bazie danych.

R1OcoJngdZ9kM

Ilustracja przedstawia okno zatytułowane Kontakty, korespondencja4, LibreOfiice Base: widok danych tabeli. W treści okna znajduje się tabela z wymienionymi płciami, imionami, nazwiskami i miejscami zamieszkania. U góry na pasku zadań wybrano ikonę znajdującą się pod opcją plik. Jest ona pierwsza od lewej z możliwości do wyboru.

Kolejnym krokiem jest wczytanie stworzonej bazy danych do edytora tekstowego. W tym celu wybieramy z menu Wstaw | Pole i następnie Więcej pól.

RETdWnwfCv5YH

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word. U góry na pasku zadań wybrano opcję wstaw, następnie opcję pole, a następnie opcję Więcej pół ctrl + F2.

W oknie wybieramy zakładkę Baza danych, a jako Typ wskazujemy Pole listu seryjnego. Automatycznie baza danych jest dodana i możemy wstawiać do dokumentu poszczególne odwołania.

Rozwijając pole z nazwą bazy, zyskujemy dostęp do poszczególnych nagłówków kolumn. Poprzez kliknięcie, wybieramy poszczególne pola i przycisk Wstaw.

R1EbiYBK3Nbbp

Ilustracja przedstawia tekst zawiadomienia, w którym szarym tłem zaznaczono słowo tytuł znajdujące się w ostrokątnym nawiasie. Poniżej zawiadomienia znajduje się otwarte okno zatytułowane Pola. U góry okna wybrano opcję Baza danych. Poniżej po lewej stronie z kategorii Typ wybrano opcję Pole listu seryjnego. Po prawej w kategorii wybór bazy danych z opcji korespondencja4, a następnie kontakty wybrano opcję tytuł. W dolnej części okna czerwoną ramką zaznaczono opcję wstaw.

Po dodaniu odwołań został jeszcze jeden aspekt do rozwiązania. Chcemy, aby w zależności od płci, zmieniała się formuła „został przyjęty” albo „została przyjęta”.

R1DPRcEmzPq3U

Ilustracja przedstawia tekst zawiadomienia, w którym zaznaczono szarym tłem oraz czerwonymi ramkami słowa w nawiasach ostrokątnych takie jak tytuł, imię, nazwisko, adres, kod pocztowy, miejscowość. Poniżej zawiadomienia otwarte jest okno pola. Wybrano w nim opcję Baza danych. Po lewej stronie w opcji typ wybrano opcję pole listu seryjnego, a po lewej stronie w wyborze bazy danych wybrano opcję Nazwisko.

W celu dostosowania treści pisma do płci, w oknie dialogowym Pola wybieramy zakładkę Funkcje | Tekst warunkowy i uzupełniamy zależność.

R1Zl7HPmsjSaM

Ilustracja przedstawia tekst zawiadomienia, w którym zaznaczono szarym tłem słowa w nawiasach ostrokątnych takie jak tytuł, imię, nazwisko, adres, kod pocztowy, miejscowość. Czerwonymi ramkami zaznaczono słowa została oraz przyjęta z treści zawiadomienia. Poniżej zawiadomienia otwarte jest okno zatytułowane Pola. Czerwoną ramką zaznaczono w nim słowo Funkcje, a poniżej z kategorii typ tekst warunkowy. Po prawej stronie czerwoną ramką zaznaczono opcje warunek tytuł Pani, wtedy została przyjęta oraz w przeciwnym wypadku została przyjęta.

Aby sprawdzić poprawność, w pasku narzędzi uruchomiamy opcję Korespondencja seryjna. W tym celu wybieramy z menu górnego Widok | Paski narzędzi |Korespondencja seryjna.

R17eqaFkXow6t

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word. Z paska zadań znajdującego się u góry wybrano opcję Widok, następnie opcję Paski narzędzi, a następnie Korespondencja seryjna.

Wybierając strzałką kolejne rekordy, sprawdzamy czy wszystko działa poprawnie.

ResQUCaXJmZSA

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word z tekstem zawiadomienia. Zaznaczono w nim dwa fragmenty. Pierwszy znajdujący się powyżej treści zawiadomienia to Pan Jerzy Makowski ulica Głęboka 4, 50 005 Wrocław. Drugi znajdujący się w treści zawiadomienia to Pan Jerzy Makowski został przyjęty.

R13E6aTfGKD0I

Ilustracja przedstawia otwarty program Microsoft Word z tekstem zawiadomienia. Zaznaczono w nim dwa fragmenty. Pierwszy znajdujący się powyżej treści zawiadomienia to Pan Jerzy Makowski ulica Głęboka 4, 50 005 Wrocław. Drugi znajdujący się w treści zawiadomienia to Pan Jerzy Makowski został przyjęty.

Edycja, filtrowanie i sortowanie danych z bazy przebiega identycznie jak w MS Word.

Słownik