Czytamy i piszemy teksty urzędowe

Warto wiedzieć!

Codziennie spotykamy się z tekstami urzędowymi. Nie zawsze są one łatwe w odbiorze. Styl urzędowy wraz z naukowym i publicystycznym należą do stylów funkcjonalnych oficjalnej odmiany polszczyzny. Zarówno lektura, jak i przygotowanie danego tekstu, wymagają znajomości określonych zasad oraz słownictwa. Od pewnego czasu trwa dyskusja nad potrzebą uproszczenia żargonu urzędniczego, instytucje starają się organizować szkolenia dla pracowników, konsultują się z językoznawcami. Na przykład w 2010 roku pod redakcją prof. Miodka ukazała się broszura pt. Jak pisać o Funduszach Europejskich? Jednak okazuje się, że dokumenty urzędowe są trudne w edycji ze względu na ich sformalizowaniej0000007V8B1v50_000tp002sformalizowanie i obawy pracowników instytucji. Istnieje ryzyko, że podczas wprowadzania poprawek treść niektórych zapisów uległaby zmianie i nie wszyscy interpretowaliby je w ten sam sposób. Złamałoby to ważną zasadę jednoznaczności. Niezależnie od powodzenia procesu upraszczania języka warto znać najważniejsze cechy stylu urzędowego.

Cechy stylu urzędowego

Styl urzędowy stosowany jest w kontaktach obywateli z przedstawicielami różnych instytucji i urzędów. Obowiązuje w tekstach oficjalnych, które mogą np. informować o danych aktach prawnych, przepisach, nakłaniać do dostosowania się do nich. Odznacza się ściśle określonymi cechami.

• Jest precyzyjny, co oznacza, że teksty urzędowe muszą być jednoznaczne, aby każdy mógł je interpretować w ten sam sposób. Ich układ musi być przejrzysty (odpowiednie wskazanie nadawcy i odbiorcy, nazwa dokumentu, wypunktowanie najważniejszych elementów, wyliczenia). Stosuje się specjalistyczne słownictwo, np. beneficjent, nabywca, uiścić opłatę, prolongata, dyrektywa.

• Jest szablonowy, czyli teksty danego typu mają jednolitą kompozycję, której wzór jest powszechnie znany i nie powinno się go zmieniać. Gatunek wypowiedzi zazwyczaj określa się poprzez odpowiedni tytuł, np. obwieszczenie, ustawa, rozporządzenie, protokół, instrukcja, wezwanie, uchwała, podanie, oświadczenie, życiorys, CVj0000007V8B1v50_000tp001CV. Obowiązują określone formuły, zwłaszcza początkowe i końcowe, oraz schematy przedstawiania treści, np. z innych elementów składa się ustawa, a z innych wezwanie. Niektóre instytucje udostępniają specjalne druki i formularze, które wystarczy wypełnić swoimi danymi.

• Jest bezosobowy – w większości wypowiedzi zamiast osobowych form czasownika występują następujące konstrukcje: nakazuje się, postanawia się, odwołano, usunięto, podjęto decyzję, ustalono. W przeciwieństwie do większości sytuacji i sposobów komunikowania się znanych z codziennego życia, w tekstach urzędowych sedno stanowią konkretne sprawy, okoliczności, akty prawne, a nie osoba (nadawca czy odbiorca).

Często można spotkać się z uogólnieniem, że konstrukcja dokumentów urzędowych jest skomplikowana – występują bardzo długie zdania (w tym wielokrotnie złożone), wyliczenia (także z cytatami z ustaw i kodeksów prawnych), odsyłacze do tekstów prawnych (tzw. podstawa prawna), którym towarzyszą skróty i skrótowce (np. na podst. zarz. nr 14/2010; zgodnie z Dz.U. 14/99; na podst. art. 4&7 kc).
Jednak dotyczy to tylko niektórych gatunków. W wielu pismach wymaga się raczej zwięzłości i czytelności (instrukcje, obwieszczenia, zawiadomienia, podania). Jest to ważne zwłaszcza w sytuacji, gdy to obywatel zwraca się do instytucji. Jeśli oczekuje pozytywnego rozpatrzenia sprawy, powinien zadbać o jej konkretne i rzeczowe przedstawienie, aby został dobrze zrozumiany.

Kiedy używamy stylu urzędowego?

Najważniejszym dokumentem, z którym prawie każdy obywatel będzie miał do czynienia, jest podanie. To oficjalna prośba, którą kieruje się np. do urzędu czy instytucji (w tym szkoły). Niekiedy można skorzystać z  gotowych formularzy, jednak najczęściej trzeba samodzielnie zredagować tekst. O czym więc warto pamiętać? Zapoznaj się z informacjami zamieszczonym w dalszej części materiału.

Zapoznaj się z wzorem podania. Zwróć uwagę, że oprócz treści ważna jest także kompozycja.

R13hWyX5c4Dds

Ilustracja przedstawia po lewej stronie tekst podania i punkty wyszczególniające elementy tekstu znajdujące się w podaniu po prawej stronie. W prawym górnym rogu podania znajduje się tekst oznaczony numerem 1: Wrocław, 20 lipca 2021 roku. Z lewej strony nieco poniżej znajduje się tekst oznaczony numerem 2: Jan Kowalski, ul. Dobra 4, 50‑000 Wrocław. Z prawej strony nieco poniżej widoczny jest tekst oznaczony numerem 3: Naczelnik Wydziału Kultury Urząd Miejski we Wrocławiu, ul. G. Zapolskiej 4, 50‑032 Wrocław. Poniżej na środku znajduje się napis oznaczony numerem 4: Podanie. Poniżej znajduje się akapit tekstu oznaczony numerem 5: Uprzejmie proszę o potwierdzenie mojego udziału w organizacji "Festiwalu Dwóch Teatrów". Uczestniczyłem w tej imprezie kulturalnej jako przedstawiciel Wydawnictwa Teatralnego. Poniżej znajduje się akapit tekstu oznaczony numerem 6: Prośbę swą uzasadniam tym, że dyrekcja wydawnictwa, w którym pracuję, zażądała ode mnie stosownego zaświadczenia usprawiedliwiającego nieobecność w pracy 19 lipca 2021 roku. Poniżej znajduje się akapit z tekstem oznaczony numerem 7: Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojego podania. W prawym dolnym rogu podania znajduje się tekst oznaczony numerem 8: Z wyrazami szacunku. Poniżej znajduje się odręczny podpis oznaczony numerem 9: Jan Kowalski. Z prawej strony ilustracji znajduje się opis wyszczególnionych w podaniu punktów: 1. miejscowość i data, 2. nadawca: imię, nazwisko i adres, 3. odbiorca: pełna nazwa własna i adres, 4. nagłówek, 5. prośba, 6. uzasadnienie, 7. prośba o przychylne rozpatrzenie sprawy, 8. zwrot grzecznościowy, 9. własnoręczny podpis.

Sprawdź, czy umiesz!