Stanowisko pracownika pocztowego powinno być wyposażone w odpowiednie urządzenia i sprzęty, które usprawniają i unowocześniają jego pracę.

Komputer – Najważniejszym urządzeniem wykorzystywanym na stanowisku obsługi klienta jest komputer wyposażony w odpowiednie oprogramowanie dostosowane do specyfiki pracy.

Skaner – Kolejnym narzędziem, bez którego pracownicy poczty nie mogą się dziś obejść jest skaner do rejestracji przesyłek. Dzięki opatrzeniu ich kodem kreskowym możliwe jest zdalne śledzenie ich zarówno przez  nadawcę, jak i adresata. Skaner jest wykorzystywany na wszystkich stanowiskach opracowujących przesyłki w przedsiębiorstwie pocztowym, od przyjęcia poczynając na doręczeniu kończąc. Przy pomocy skanera odczytywany jest numer nadany każdej przesyłce pocztowej, a pracownik przyjmujący przesyłkę rejestruje jej inne dane w systemie informatycznym. Raz wprowadzone dane, są wykorzystywane na kolejnych etapach opracowania i doręczenia przesyłki. Np. placówka doręczająca po zeskanowaniu kodu z przesyłki w systemie komputerowym może odczytać wprowadzone wcześniej dane dot. np. nadawcy, odbiorcy i innych parametrów przesyłki. Uzupełnia tylko dane o doręczeniu przesyłki. Kompletne dane są archiwizowane i ew. wykorzystywane w procesie reklamacyjnym.

Frankownica – Kolejne urządzenie - frankownica - usprawnia masową wysyłkę korespondencji. Za jej pomocą pracownik nanosi na koperty odcisk datownika i wartość opłaty pocztowej.

Stemplownica – Urządzenie nazywane stemplownicą służy do maszynowego umieszczania na przesyłkach listowych odcisków datownika (które zwykle pracownik pocztowy nanosi ręcznie). Stempel ten zawiera nazwę placówki pocztowej oraz datę umieszczenia stempla. Głowica urządzenia posiada na stałe umieszoną nazwę placówki, natomiast data jest zmienna.

Waga listowa – Następny sprzęt, którym jest waga listowa służy do ważenia przesyłek. Od wagi zależy opłata pocztowa. Miara do ustalania gabarytu listu jest istotna z tego samego względu. Tym bardziej, że Pocztę Polską obowiązują limity wagi przesyłek listowych, które może przyjmować od klientów (limit 2 kg)  pracownik musi więc być pewny, że zarówno waga przesyłki, jak i jej wymiary są dopuszczalne i mieszczą się w przyjętych normach.

Datownik – Datownik służy oczywiście do nanoszenia daty nadania przesyłki. Do datownika i stempli potrzebna jest także poduszka z tuszem i ewentualnie gumowa podkładka.

Kalkulator – Pracownikowi poczty często przydaje się także kalkulator w celu szybkiego obliczania całości opłaty pocztowej.

List polecony – Wymiary: maksimum: suma długości, szerokości i wysokości nie może przekraczać 900 mm, dodatkowo największy z wymiarów nie może przekroczyć 600 mm, minimum: wymiary strony adresowej nie mogą  być mniejsze niż 90 mm na 140 mm. Wymiary przesyłek nadawanych w formie rulonu: maksimum: suma długości i podwójnej średnicy nie może przekraczać 1040 mm, dodatkowo długość nie może przekroczyć 900 mm,  minimum: suma długości i podwójnej średnicy nie może być mniejsza niż 170 mm. Formaty: format S to przesyłki, w których wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 na 140 mm oraz nie mogą być większe niż: 20 mm wysokości, 230 mm długości oraz 160 mm szerokości; format M to przesyłki, których poszczególne wymiary nie mogą przekroczyć: 20 mm wysokości, 325 mm długości oraz 230 mm szerokości format L to przesyłki, w których suma długości, szerokości i wysokości nie może przekroczyć 900 mm, przy czym największy z wymiarów nie może być większy niż 600 mm. Masa: Masa przesyłek listowych nie może przekraczać 2 kg. Zawartość: List polecony może zawierać korespondencję prywatną lub urzędową, a także informacje pisemną lub graficzną.

List zwykły – Wymiary: maksimum: suma długości, szerokości i wysokości – 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm,  minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm. Wymiary przesyłek listowych nadawanych w formie rulonu: maksimum: suma długości plus podwójna średnica  – 1040 mm, przy czym największy wymiar (długość) nie może przekroczyć 900 mm, minimum: suma długości plus podwójna średnica  – 170 mm, przy czym największy wymiar (długość) nie może być mniejszy niż 100 mm. Formaty: FORMAT S to przesyłki o wymiarach: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm. FORMAT M  - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. FORMAT L - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,  suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Masa: do 2000 g. Zawartość: Listem zwykłym można wysłać korespondencję w formie papierowej. Może być ona napisana odręcznie albo wydrukowana. Można umieścić tam m.in.: korespondencję prywatną lub urzędową.

List wartościowy – Wymiary: maksimum: suma długości, szerokości i wysokości – 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm, minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm. Wymiary przesyłek listowych nadawanych w formie rulonu: maksimum: suma długości plus podwójna średnica  – 1040 mm, przy czym największy wymiar (długość) nie może przekroczyć 900 mm, minimum: suma długości plus podwójna średnica  – 170 mm, przy czym największy wymiar (długość) nie może być mniejszy niż 100 mm. Formaty: FORMAT S to przesyłki o wymiarach: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm. FORMAT M  - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. FORMAT L - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Masa: do 2000 g. Zawartość: Listem wartościowym można wysłać dokumenty, banknoty, papiery wartościowe. Maksymalna zadeklarowana wartość 70 000 zł.

Chcąc nadać krajową listową przesyłkę poleconą, klient (nadawca) jest zobowiązany do przygotowania druku potwierdzenia nadania oraz zaadresowania listu.

Następnie pracownik sprawdza poprawność i zgodność danych zapisanych na potwierdzeniu nadania oraz na liście.

W następnym kroku pracownik mierzy i waży list, ponieważ od jego gabarytów zależy wysokość opłaty.

Kolejna czynność, którą musi wykonać pracownik to ustalenie z klientem, czy chce on skorzystać z usług dodatkowych (np. potwierdzenia odbioru lub kategorii priorytet).

Następnie pracownik ustala wysokość opłaty i inkasuje ją w formie gotówkowej lub bezgotówkowej (przy użyciu terminala płatniczego).

Ostatni etap obsługi klienta nadającego krajową listową przesyłkę poleconą stanowi wydanie nadawcy potwierdzenia nadania. 

Terminy doręczenia korespondencji poleconej krajowej są zróżnicowane - zależą od rodzaju przesyłki.

List priorytetowy ma przewidywany termin realizacji usługi na następny dzień roboczy po dniu nadania, jeśli nastąpiło ono przed godziną 15:00.

List zagraniczny może być wysłany jako polecony, dzięki czemu klient otrzymuje potwierdzenie jego nadania. Placówka pocztowa traktuje taki list jako priorytetowy. Każda przesyłka opatrzona jest numerem, dzięki któremu klient ma możliwość śledzenia jej statusu za pomocą eMonitoringu na terenie Polski oraz systemów niektórych operatorów zagranicznych.

Przesyłki nadane po godzinie 15.00 traktowane są  jako nadane w dniu następnym.

Przesyłki nadane po godzinie 15.00 traktowane są  jako nadane w dniu następnym.

W przypadku pozostałych krajów obowiązuje określony przez Światowy Związek Pocztowy standard doręczenia 80% przesyłek najszybszej, czyli priorytetowej kategorii w ciągu pięciu dni roboczych.

Klient chcąc nadać zagraniczny list polecony, na druku potwierdzenia nadania listu wypełnia pola nadawcy i adresata, opcjonalnie wpisuje numer telefonu lub adres e‑mail. Następnie zaznacza potwierdzenie odbioru, okienko priorytet oraz format listu.

Po otrzymaniu od klienta wypełnionego druku potwierdzenia nadania listu poleconego pracownik poczty umieszcza na tym druku numer przesyłki, waży list, wpisuje (również na druku) jego masę i kwotę opłaty pocztowej. Następnie stempluje i podpisuje potwierdzenie, po czym oddaje je klientowi.

Aby ją przyjąć pracownik wykonuje czynności podane powyżej: bada potrzeby klienta, oferuje odpowiednią usługę (priorytet, śledzenie przesyłki), weryfikuje poprawność danych, informuje nadawcę o konieczności wypełnienia dokumentów celnych, przyjmuje opłatę za usługę, wydaje potwierdzenie nadania.

Potwierdzenie odbioru jest usługą dodatkową, oferowaną przez Pocztę Polską dla listów poleconych i innych przesyłek rejestrowanych, takich jak paczki pocztowe, czy listy wartościowe. Polega na doręczeniu przesyłki za pokwitowaniem, złożonym dodatkowo na druku „potwierdzenia odbioru” które następnie jest odsyłane do nadawcy listu.

W przypadku nadania listu poleconego ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, na dokumencie należy wpisać, do kogo potwierdzenie odbioru należy odesłać oraz umieścić odcisk datownika placówki nadawczej, zamieścić na nim numer nadawczy w formie nalepki z kodem kreskowym lub wpisać numer odręcznie. Potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej może być zgłoszone tylko w momencie nadawania przesyłki rejestrowanej.

Klient, chcąc wysłać list z potwierdzeniem odbioru musi najpierw wypełnić potwierdzenie nadania, a następnie także druk potwierdzenia odbioru.

Na potwierdzeniu nadania klient wypełnia pole nadawcy i adresata. Pracownik poczty na druku potwierdzenia odbioru wkleja numer nadawczy oraz umieszcza odcisk stempla z datą nadania oraz nazwą placówki pocztowej, w której nadano list.

Adresat listu natomiast potwierdza odbiór przesyłki, składając podpis w aplikacji Mobilny Listonosz oraz dodatkowo na zwrotnym potwierdzeniu odbioru.

Krajowy list polecony można nadać jako list ekonomiczny lub priorytetowy.

List polecony w obrocie zagranicznym można nadać wyłącznie jako przesyłkę priorytetową (nie są przyjmowane listy polecone ekonomiczne). 

Nadawca krajowego listu poleconego ma możliwość śledzenia statusu swojej przesyłki na terenie Polski za pomocą eMonitoringu. W przypadku listów poleconych zagranicznych po przekroczeniu granicy śledzenie przesyłek jest możliwe przy użyciu systemów niektórych operatorów zagranicznych.

Krajowy list priorytetowy dociera do adresata następnego dnia roboczego po dniu nadania, jeżeli został nadany przed godziną 15:00.

Krajowy list ekonomiczny to usługa realizowana w trzy dni robocze.

Terminy doręczenia zagranicznych listów poleconych zależą od tak zwanych stref, obejmujących określone kraje.

Strefa A, do której przesyłki docierają w terminie do trzech dni roboczych od dnia nadania obejmuje Europę z Cyprem, Rosję oraz Izrael.

Strefa B, w której przesyłki dostarczane są do piątego dnia roboczego od momentu nadania obejmuje Amerykę Północną i Afrykę. Do krajów strefy C, czyli do Ameryki Południowej, Środkowej i Azji oraz strefy D (Australii i Oceanii) przesyłki także docierają do piątego dnia roboczego po dniu nadania.

Opłaty pocztowe krajowych listów poleconych zależą od rodzaju nadawanego listu (ekonomiczny lub priorytetowy) oraz od formatu listu.  Opłaty pocztowe dla zagranicznych listów poleconych zależą z kolei od masy nadawanego listu i wybranej strefy doręczenia. Usługi dotyczące krajowych listów są tańsze od usług dotyczących przesyłek zagranicznych.