Wszystkie nagrania znajdujące się w materiale są tożsame z treścią tekstową.
Schemat zatytułowany ,,Przechowywanie dokumentacji księgowej'', podzielony na 3 zakładki: według prawa podatkowego, według ustawy o rachunkowości oraz według prawa ubezpieczeń społecznych. Przechowywanie dokumentacji według prawa podatkowego: Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, każdy podatnik jest zobowiązany do przechowywania ksiąg podatkowych oraz wszystkich dokumentów podatkowych do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego jakiego dotyczą. Zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku ( art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Dokumenty przechowywane do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczą - zasada przechowywania dokumentów do momentu przedawnienia zobowiązania, którego dotyczą odnosi się do: księgi przychodów i rozchodów (jednostki opodatkowane na zasadach ogólnych i stosujące podatek liniowy), ewidencji przychodów (podmioty opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych), rejestrów VAT, faktur sprzedaży i zakupu, faktur korygujących, not korygujących, not księgowych, ewidencji środków trwałych, dokumentów inwentaryzacyjnych. Roczne zeznania podatkowe, ponieważ są one składane i rozliczane w kolejnym roku podatkowym, przechowuje się je przez 5 lat, licząc od zakończenia roku, w którym zostały złożone. Przykład : Przedsiębiorstwo złożyło w roku 2021 deklarację CIT-8 za rok 2020. Dokumentację podatkową jest zobowiązane przechowywać do końca roku 2026. Przechowywanie dokumentacji księgowej według ustawy o rachunkowości: Zgodnie z art. 4 ust 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości jednostki gospodarcze są zobowiązane do gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych. Artykuł 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakłada na podmioty obowiązek posiadania polityki rachunkowości, będącej zbiorem zasad, według których prowadzona jest księgowość danej jednostki. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe są zbiorem zapisów na kontach. Zapisy tworzą obroty kont księgowych, a różnice obrotów kont stanowią salda kont. W skład ksiąg rachunkowych wchodzą: dziennik księgowań, księga główna i księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald, wykaz składników aktywów i pasywów. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zapisu na koncie księgowym można dokonać tylko na podstawie dowodu księgowego, który jest potwierdzeniem operacji gospodarczej. Politykę rachunkowości zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe, księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać należycie, chronić przed niedozwolonymi zmianami, niedozwolonym rozpowszechnieniem oraz zniszczeniem. Zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy wykorzystaniu elektronicznych nośników informacji, jednak należy wtedy zapewnić automatyczną kontrolę i ciągłość zapisów oraz przenoszenie obrotów i sald. Nośniki te powinny być odporne na zagrożenia, chronione przed zewnętrznymi zagrożeniami. Jednostki muszą mieć możliwość tworzenia kopii danych. Programy komputerowe, które służą do prowadzenia księgowości powinny być chronione przed nieupoważnionymi osobami i zniszczeniem. Strony wydruków komputerowych powinny być automatycznie numerowane, należy zaznaczyć pierwszą i ostatnią stronę, zapisy na stronach muszą być kolejno sumowane w sposób ciągły. Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowywane są w przedsiębiorstwie w oryginale, chronologicznie i z podziałem na okresy, których dotyczą. Sposób ich przechowywania powinien ułatwiać ich odszukanie w razie potrzeby. Artykuł 74 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości wskazuje okresy przechowywania właściwe dla różnych rodzajów dokumentów. Według art. 76 ustawy o rachunkowości dokumenty księgowe jednostki, która zakończyła swoją działalność poprzez połączenie się z innym podmiotem, przechowuje jednostka, która kontynuuje działalność. Jeżeli jednostka została zlikwidowana, jej dokumenty księgowe są przechowywane przez osobę lub jednostkę do tego wyznaczoną. O miejscu przechowywania przedsiębiorstwo likwidowane jest zobowiązane poinformować organ prowadzący jej rejestr, ewidencję działalności gospodarczej i właściwy urząd skarbowy. Okres przechowywania 5 lat - księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości, pozostałe dowody księgowe. Okres przechowywania nie krócej, niż 5 lat - karty wynagrodzeń pracowników, dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości. Okres przechowywania 5 lat od roku następującego po roku, w którym transakcje i rozliczenia zostały zakończone - dowody księgowe związane z transakcjami środkami trwałymi, pożyczki i kredyty, umowy i dowody handlowe, dowody dotyczące roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym. Inne okresy przechowywania - W art. 74 ust. 2 wymieniono dokumenty, dla których ustawodawca przewidział inne niż omówione powyżej okresy przechowywania: dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte tym rodzajem sprzedaży, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się przez rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. Przechowywanie dokumentacji księgowej według prawa ubezpieczeń społecznych. Przechowywanie dokumentów związanych z rozliczeniami ZUS - Według art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, kopie deklaracji rozliczeniowych i miesięcznych raportów imiennych, płatnik jest zobowiązany przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS. Okres 5 lat dotyczy dokumentów złożonych od dnia 1 stycznia 2012 roku. Dokumenty złożone do 31 grudnia 2011 roku obowiązuje okres 10 lat. Termin obowiązuje dla dokumentów składanych w formie papierowej i elektronicznej. Przechowywanie dokumentacji kadrowej - Według art. 94 pkt 9a kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany przechowywać takie dokumenty jak: listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencji przydziału odzieży, akta osobowe pracowników, w warunkach niegrożących uszkodzeniu lub zniszczeniu. Według art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać takie dokumenty jak: listy płac, karty wynagrodzeń, inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie wysokości emerytury przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego płatnika.