Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
EKA.02. Organizacja i prowadzenie archiwum – technik archiwista 441403
Słownik pojęć dla e‑materiału
grupa dokumentów o podobnej treści złączona w jeden ciąg w celu łatwiejszego ich przechowywania.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja, osoba fizyczna itp., która w wyniku swojej działalności wytwarza i gromadzi akta.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
instytucja, której celem jest gromadzenie, przechowywanie oraz udostępnianie zbiorów archiwalnych (dokumentacja kadrowa, metryki, dokumenty sądowe, dokumenty szkolne)
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
w archiwum tym są gromadzone, przechowywane i udostępniane dokumenty lokalnych władz, urzędów państwowych, sądów, samorządów, ośrodków oświatowych. Archiwa państwowe składają się z trzech archiwów centralnych, ich główna siedziba znajduje się w Warszawie, oraz 30 archiwów wraz z 39 oddziałami zamiejscowymi. Archiwa państwowe w Polsce wchodzą w skład państwowej sieci archiwalnej i podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, którego działalność nadzoruje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Działają w formie jednostek budżetowych i są zaliczane do sektora finansów publicznych.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
wydzielona komórka organizacyjna w przedsiębiorstwie (prywatnym, państwowym), której celem jest gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji związanej z działalnością jednostki, a niepotrzebnej do bieżącej działalności
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
wydzielenie i przekazywanie do zniszczenia akt, których termin przechowywania upłynął, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”}
rzeczowe świadectwo jakiegoś zjawiska sporządzone w formie właściwej dla danego miejsca i czasu. Dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”}
dokumentem elektronicznym nazywamy zbiór danych uporządkowanych w określonej wewnętrznej strukturze, który stanowi odrębność całość znaczeniową i jest zapisany na informatycznym nośniku danych. Jest to również przekształcenie formy papierowej dokumentu w formę elektroniczną.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
dokumenty archiwalne, najważniejsze dokumenty zgromadzone w archiwum. Po 25 latach są przekazywane do archiwum państwowego i tam trwale przechowywane
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
dokumentacja niearchiwalna, która po upływie określonego czasu może być poddania brakowaniu. Przy literze „B” jest liczba określająca lata, po upływie których można ją wybrakować
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
dokumentacja niearchiwalna wtórna, o ile zachowały się oryginały lub dokumentacja posiadająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok. Kategorię tą otrzymują akta, które utraciły swą wartość po wykorzystaniu, przechowywane są zwykle do końca roku, w którym powstały i nie są przekazywane do archiwum, wraz z końcem roku niszczone.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
po określonym czasie zostają poddane ekspertyzie, na podstawie której dokumenty zmieniają swoją kategorię na „A” lub pozostają nadal dokumentacją niearchiwalną
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
dokument, do którego wpisywane są wszystkie pisma wychodzące z jednostki oraz do niej wpływające
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
wykaz, spis dotyczący np. zatrudnienia czy obrotów. W przedsiębiorstwach najczęściej występującą formą ewidencji jest ewidencja przychodów (sprzedaży) prowadzona w celu ustalenia wysokości podatku dochodowego czy ewidencje sprzedaży i zakupu prowadzone w celu ustalenia wysokości obciążeń z tytułu podatku od towarów i usług. Ewidencja jest wykazem ilościowym, wartościowym lub asortymentowym.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
druga kolumna w jednolitym rzeczowym wykazie akt, jest wynikiem podziału dokumentów według określonych kryteriów
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
przyrząd służący do sprawdzania wilgotności powietrza
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa (procedura obiegu dokumentu w administracji publicznej).
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
wykaz służący do klasyfikowania akt powstających w toku działalności jednostki. Służy on do oznaczania, klasyfikowania i łączenia akt.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
w archiwistyce odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych. Jednostką archiwalną może być teczka, poszyt, księga, pojedynczy dokument (jeśli przechowywany jest odrębnie, np. dokumenty pergaminowe), wiązka, mapa (także pojedynczy arkusz mapy wieloarkuszowej), rysunek (także pojedynczy arkusz rysunku wieloarkuszowego), fotografia, krążek taśmy filmowej lub magnetofonowej, kaseta magnetofonowa lub magnetowidowa, taśma z zapisem danych cyfrowych, płyta gramofonowa, CD, itp.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
termin określający samodzielny urząd bądź instytucję wytwarzającą własną dokumentację (zarówno na etapie formalnym, jak i merytorycznym). W terminologii archiwalnej kancelaria jest terminem wieloznacznym - w szerokim rozumieniu za kancelarię można uznać wszystkie komórki organizacyjne twórcy zespołu wytwarzające akta.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
trzecia kolumna w jednolitym rzeczowym wykazie akt, zawiera informacje na temat wartości archiwalnej dokumentów
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
polega na ocenie wartości dokumentacji, a następnie zaliczeniu jej do odpowiedniej kategorii.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
materiał, który został stworzony przez osoby fizyczne. Stanowią one własność autorów, ich spadkobierców lub prawnych następców. Do nieewidencjonowanych niepaństwowych zasobów archiwalnych zaliczają się wszelkie materiały, które powstały w wyniku działalności wybitnych osób.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
w polskim prawodawstwie jest to zasób, który tworzą materiały archiwalne niebędące własnością państwowych jednostek organizacyjnych. Instytucje niepaństwowe zobligowane są do ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
tworzą go materiały archiwalne: stanowiące zasób archiwów państwowych, przechowywane w archiwach państwowych wyodrębnionych, powstające aktualnie w państwowych jednostkach organizacyjnych i przechowywane w ich archiwach zakładowych, wytworzone i przechowywane w archiwach samorządu terytorialnego wszystkich szczebli oraz ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych, przejmowane przez archiwa państwowe od ważniejszych niepaństwowych jednostek organizacyjnych z chwilą ustania ich działalności, uzyskiwane w wyniku zakupu, darowizn lub w inny sposób, polonika archiwalne będące w posiadaniu obcych organów lub organizacji poza granicami kraju.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
znak własnościowy i rozpoznawczy osoby fizycznej lub prawnej, wyciskany za pomocą stempla (tłoku pieczętnego). Stanowi świadectwo wiarygodności – nadaje moc prawną pismu lub dokumentowi.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
cyfrowy odpowiednik pieczątki firmowej. Zawiera nazwę, adres i inne dane przedsiębiorstwa.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
stanowi symbol legalnej władzy, jest potwierdzeniem autorytetu, bezpieczeństwa, autentyczności oraz prawomocności instytucji państwowych. W Polsce - metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do używania urzędowej pieczęci.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
rodzaj listu lub dokumentu sporządzanego z przeznaczeniem dla wielu czytelników, których bezpośrednio dotyczy jego treść. Sposób przekazywania pisma może się odbywać na kilka sposobów – przez wykonanie i rozesłanie wielu kopii o tej samej treści, drogą elektroniczną lub metodą przekazywania jednego egzemplarza do kolejnych adresatów.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
rodzaj listu wyjaśniającego, dołączanego do jednego lub wielu dokumentów czy materiałów wysyłanych do adresata. Jego zadaniem jest przedstawienie liczby i rodzaju załączników oraz wskazanie ich przeznaczenia.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
dokument zawierający urzędowy tekst pisma sporządzonego przez organ administracji/urząd (np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, ministerstwo, ZUS, urzędy skarbowe, urzędy miast itp.). Przedmiotem pisma są interpretacje przepisów dotyczące konkretnego zagadnienia prawnego.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
zespół obowiązujących norm prawnych regulujących prawidłowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją. Określa ono również obowiązujący system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje poszczególnych organów administracji rządowej w tym zakresie. Jest zgodnie uznawane za dziedzinę prawa administracyjnego, choć obejmuje również elementy cywilnoprawne i karnoprawne.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
dokument potwierdzający wypożyczenie materiałów archiwalnych
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane innych twórców. W jednostkach, które posiadają decyzję właściwego terenowo archiwum państwowego o wytwarzaniu materiałów archiwalnych funkcjonuje archiwum zakładowe. Tam, gdzie decyzji tej nie ma dokumentację przechowuje sie w składnicy akt.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
kontrola zbiorów bibliotecznych lub archiwalnych, przeprowadzana w oparciu o istniejący inwentarz lub inną pomoc ewidencyjną, mająca na celu ustalenie stanu faktycznego zbiorów i ujawnienie braków (porównuje się zapis w inwentarzu z księgozbiorem/zasobem archiwalnym na półkach).
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
formularz służący do ewidencji dokumentów, przekazywanych z komórek organizacyjnych do archiwum
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
pierwsza kolumna w jednolitym rzeczowym wykazie akt, jest kombinacją cyfr grupującym dokumenty związane z daną jednostką organizacyjną. Od cyfry „0” do „9” akta pierwszego rzędu, drugi rząd od „00” do „99”, trzeci rząd od „000” do „999” i czwarty rząd od „0000” do „9999”
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt: „A” dla materiałów archiwalnych oraz „B” i „BE” z dodaniem cyfr arabskich, a także „Be” dla dokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, który stanowi wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Na jego podstawie nadaje się pismom sygnatury, a także porządkuje dokumenty w teczkach. Przykładowa sygnatura w tym systemie wygląda w sposób następujący: WK.DZ.1‑3/2007, gdzie oznaczenie W.K.DZ oznacza skrót nazwy firmy i działu, liczba 1 stanowi numer z rzeczowego wykazu akt, 3 oznacza numer sprawy w obrębie danej kategorii spraw, a ostatnia data oznacza rok bieżący.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
najczęściej występujący system, w którym rejestruje się pojedyncze przychodzące i wychodzące pisma w dzienniku podawczym, zwanym także jounalem lub dziennikiem korespondencyjnym, przy czym możliwe jest stosowanie osobnego dziennika do rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz kilku dzienników, w których ewidencjonuje korespondencję ze względu na jej charakter. Numer pisma składa się z kolejnego numeru, pod którym zostało ono zarejestrowane w danym roku kalendarzowym oraz dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku. Stanowi on sygnaturę pisma, która jest wpisywana w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu lub kancelarii wymaga w tym systemie potwierdzenia.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
stanowi wypadkową dwóch wcześniejszych systemów. Zastosowanie ma zarówno dziennik podawczy, jak i spis spraw. Pismo jest rejestrowane w dzienniku podawczym, gdzie nadaje się mu kolejną sygnaturę, natomiast odbiorca danego pisma w przypadku, gdy wszczyna ono sprawę, rejestruje je w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest w toku. W systemie tym pisma posiadają zarówno sygnaturę wynikającą z wpisu w dzienniku korespondencyjnym, jak i sygnaturę z teczki danej sprawy.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
dokument organizujący pracę biura, służy do rejestracji, oznaczania, łączenia i przekazywania akt, określa kategorie archiwalne akt
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
zespół symboli określających przynależność pisma do określonej sprawy załatwionej przez określoną komórkę organizacyjną.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”
zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw. Znak sprawy tworzy się najczęściej poprzez podanie skrótu literowego komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła, symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, numeru sprawy w danym roku oraz całości lub dwóch ostatnich cyfr roku. Wszystkie wymienione elementy oddziela się znakiem graficznym wskazanym w instrukcji kancelaryjnej.
Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”Sekwencje filmowe „Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej”