Etapy zarządzania projektem

Ważne!

Więcej informacji znajdziesz w e‑materiałach do przedmiotu Podstawy przedsiębiorczości.

Inicjacja projektu

Definicja celów

Na samym początku ważne jest, aby jasno zdefiniować cele projektu. Cele powinny być SMART:

  • Specyficzne (z ang. Specific),

  • Mierzalne (z ang. Measurable),

  • Osiągalne (z ang. Achievable),

  • Realistyczne (z ang. Relevant),

  • Ograniczone czasowo (z ang. Time‑Bound).

Jasne cele pomogą zespołowi skupić się na zadaniach i przyczynią się do sukcesu projektu. + Wszystkie przedsięwzięcia, choćby najmniejsze, są podejmowane w jakimś celu. W  firmie komercyjnej jest nim najczęściej osiągnięcie zysku, ale i tam mogą się zdarzyć projekty nieprzynoszące pieniędzy, które mają na celu poprawę wizerunku czy przyciągnięcie nowych klientów.

Przykład 1

Celem naszego projektu ma być stworzenie w ciągu kwartału prostej aplikacji, której zadaniem jest zapisywanie wyników rozgrywek w gry planszowe. Aplikacja ma być połączona z portalem, który jest bazą gier. Powinna być dostępna dla użytkowników telefonów korzystających z systemem Android oraz iOS. Budżet na ten projekt to 10 000 pln.

Zidentyfikowanie interesariuszy

Rozpoznanie osób i organizacji zainteresowanych projektem jest kluczowe. Interesariusze mogą mieć różne oczekiwania i wymagania, które należy uwzględnić w planie projektu.

Każdy projekt ma swoich interesariuszyinteresariuszeinteresariuszy, czyli osoby, które mają na niego wpływ lub pozostają pod jego wpływem. Interesariuszami są wszyscy, których dotyczy projekt – użytkownicy, sponsorzysponsorsponsorzy, konkurencja, pracownicy firmy, która realizuje przedsięwzięcie, a także sam zespół projektowy. Wytypowanie i drobiazgowa analiza interesariuszy to niezbędne elementy planowania projektu.

Jeśli kierujemy projekt do dużego grona odbiorców, grupę użytkowników podzielimy na podgrupy.

Przykład 2

Do naszych interesariuszy zaliczyć możemy:

  • użytkowników końcowych, czyli graczy w gry planszowe, którzy będą używać aplikacji do zapisywania wyników. Ich opinie i potrzeby są kluczowe dla zaprojektowania interfejsu użytkownika i funkcjonalności aplikacji;

  • deweloperów, czyli zespół programistów pracujących nad stworzeniem aplikacji, zarówno na system Android, jak i iOS. Mają bezpośredni wpływ na jakość i terminowość dostarczanych rozwiązań;

  • testerów, czyli osoby odpowiedzialne za testowanie aplikacji pod kątem błędów, problemów z użytkowaniem oraz zgodności z wymaganiami funkcjonalnymi i niefunkcjonalnymi;

  • inwestorów, czyli osoby lub grupy, które finansują projekt. Zainteresowane są zwrotem z inwestycji, sukcesem komercyjnym projektu oraz jego terminowym zakończeniem;

  • administratorów portalu z bazą gier; reprezentują portal, z którym aplikacja ma być zintegrowana. Ich współpraca jest kluczowa dla zapewnienia sprawnego przepływu danych i funkcjonalności między aplikacją a portalem;

  • dostawców usług chmurowych, jeśli aplikacja wykorzystuje usługi chmurowe do przechowywania danych;

  • zespoły wsparcia i utrzymania, czyli osoby odpowiedzialne za utrzymanie aplikacji po jej wdrożeniu, zarówno od strony technicznej, jak i wsparcia użytkowników;

  • grupy związane z grami planszowymi, tj. kluby, stowarzyszenia lub grupy miłośników gier planszowych, które mogą być zainteresowane promowaniem aplikacji wśród swoich członków;

  • ekspertów od UXUXUX/UIUIUI, czyli specjalistów od projektowania doświadczeń użytkownika i interfejsów, którzy mogą pomóc w stworzeniu intuicyjnej i atrakcyjnej aplikacji;

  • organy regulacyjne; w zależności od lokalizacji i zakresu funkcjonalności aplikacji mogą pojawić się wymogi prawne dotyczące prywatności danych, bezpieczeństwa informacji itp., co czyni organy regulacyjne interesariuszami projektu.

W projektach informatycznych często tworzy się tzw. historyjki użytkownika (ang. user stories). Historyjka użytkownika to opis funkcjonalności produktufunkcjonalność produktufunkcjonalności produktu (czyli tego, co można dzięki niemu zrobić), przedstawiony z punktu widzenia kogoś, kto będzie z niej korzystać. Każda historyjka składa się z trzech obowiązkowych części. Są to cechy użytkownika, jego potrzeby oraz cel, jaki ma spełnić dana funkcjonalność.

Przykład 3

Przykładowe historyjki dla naszego projektu:

  1. Dodawanie wyników gry

    • Jako miłośnik gier planszowych

    • chcę móc łatwo dodać wyniki rozgrywki bezpośrednio po jej zakończeniu,

    • aby szybko i efektywnie dokumentować swoje osiągnięcia w ulubionych grach.

  2. Przeglądanie historii rozgrywek

    • Jako gracz

    • chcę móc przeglądać historię moich rozgrywek,

    • aby analizować swoje wyniki i w różnych grach planszowych.

  3. Udostępnianie wyników

    • Jako uczestnik społeczności graczy

    • chcę mieć możliwość udostępniania wyników moich rozgrywek w mediach społecznościowych lub bezpośrednio przez aplikację,

    • aby dzielić się moimi osiągnięciami i promować gry planszowe wśród znajomych.

  4. Ranking graczy

    • Jako gracz turniejowy

    • chcę widzieć rankingi graczy oparte na wynikach zarejestrowanych w aplikacji,

    • aby móc porównać moje wyniki z innymi.

  5. Synchronizacja z bazą gier

    • Jako użytkownik aplikacji

    • chcę, aby moje wyniki rozgrywek były automatycznie powiązane z odpowiadającymi im grami w bazie danych portalu,

    • aby łatwo znajdować i porównywać wyniki rozgrywek w specyficznych grach planszowych i odkrywać nowe gry oparte na moich zainteresowaniach.

W projektach programistycznych poza historyjkami użytkownika wyróżniamy również przypadki użycia. Są to szczegółowe opisy sposobów, w jakie użytkownik końcowy może interakcji z systemem, aby osiągnąć konkretny cel. Są one bardziej formalne i szczegółowe niż historyjki użytkownika. Mają na celu zapewnienie pełnego zrozumienia wymagań systemu i interakcji użytkownika z systemem. Tymczasem historyjki użytkownika to krótkie, opisowe stwierdzenia, które określają funkcjonalność z punktu widzenia użytkownika końcowego. Mówią „co” użytkownik chce osiągnąć, niekoniecznie „jak”.

Przykład 4

Przykładowe przypadki użycia

  1. Rejestracja wyniku rozgrywki

    • Aktor główny: Gracz

    • Cel: Zapisanie wyniku nowej rozgrywki w aplikacji.

    • Kroki:

      • Gracz otwiera aplikację i loguje się (jeśli wymagane).

      • Gracz wybiera opcję „Dodaj wynik” z głównego menu.

      • Gracz wyszukuje i wybiera grę planszową z listy dostępnych gier.

      • Gracz wprowadza wyniki dla wszystkich uczestników rozgrywki.

      • Gracz opcjonalnie dodaje datę, miejsce i notatki dotyczące rozgrywki.

      • Gracz zatwierdza wprowadzone dane, klikając „Zapisz”.

      • System zapisuje informacje i potwierdza ich dodanie.

  2. Przeglądanie historii rozgrywek

    • Aktor główny: Gracz

    • Cel: Przeglądanie historii swoich rozgrywek.

    • Kroki:

      • Gracz otwiera aplikację i loguje się.

      • Gracz wybiera opcję „Moje rozgrywki” z głównego menu.

      • System wyświetla listę przeszłych rozgrywek gracza.

      • Gracz wybiera rozgrywkę, aby zobaczyć szczegółowe informacje.

      • System wyświetla szczegóły wybranej rozgrywki, w tym wyniki, datę i ewentualne notatki.

  3. Tworzenie rankingu graczy

    • Aktor główny: Gracz

    • Cel: Wygenerowanie rankingu graczy na podstawie zapisanych wyników.

    • Kroki:

      • Gracz otwiera aplikację i loguje się.

      • Gracz wybiera opcję „Ranking” z głównego menu.

      • System zbiera dane o wynikach rozgrywek z bazy danych.

      • System oblicza ranking na podstawie wyników i wyświetla go użytkownikowi.

  4. Synchronizacja z bazą gier

    • Aktor główny: Gracz

    • Cel: Synchronizacja listy gier w aplikacji z zewnętrzną bazą gier.

    • Kroki:

      • Gracz otwiera aplikację.

      • W tle system automatycznie synchronizuje listę gier z zewnętrznym portalem z bazą gier.

      • Gracz wchodzi w sekcję „Wybierz grę” i zauważa aktualizację listy gier.

      • System informuje gracza o zakończeniu synchronizacji.

  5. Udostępnianie wyników rozgrywki

    • Aktor główny: Gracz

    • Cel: Udostępnienie wyników rozgrywki w mediach społecznościowych.

    • Kroki:

      • Gracz otwiera aplikację i loguje się.

      • Gracz przegląda historię swoich rozgrywek i wybiera rozgrywkę do udostępnienia.

      • Gracz klika przycisk „Udostępnij” przy wybranej rozgrywce.

      • Gracz wybiera platformę mediów społecznościowych, na której chce udostępnić wynik.

      • System tworzy post i otwiera aplikację mediów społecznościowych z wstępnie przygotowanym postem.

      • Gracz publikuje post.

Planowanie

Tworzenie planu projektu

Plan projektu powinien zawierać harmonogram, budżet, zasoby, zakres prac oraz metodyki zarządzania ryzykiem. Plan projektu zostanie na końcowym etapie wykorzystany, by określić sukces projektu.

Przykład 5

Uproszczony plan projektu:

  • Harmonogram: Projekt będzie realizowany w ciągu jednego kwartału (3 miesiące). Pierwszy miesiąc to faza planowania i projektowania, drugi miesiąc to faza rozwoju, a trzeci miesiąc to testowanie i wdrożenie.

  • Budżet: Na realizację projektu przeznaczono 10 000 PLN, które zostaną rozdzielone na zasoby ludzkie, technologię oraz marketing.

  • Zasoby: Zespół projektowy składa się z dwóch deweloperów, projektanta UX/UI, testerów oraz menedżera projektu.

  • Zakres prac:

    • Opracowanie wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych.

    • Projekt interfejsu użytkownika.

    • Rozwój aplikacji na Androida i iOS.

    • Integracja z zewnętrznym portalem z bazą gier.

    • Testowanie aplikacji.

    • Wdrożenie i promocja aplikacji.

  • Metodyki zarządzania ryzykiem: Regularna analiza ryzyka, tworzenie planu zarządzania ryzykiem, wyznaczenie odpowiedzialności za monitorowanie ryzyka.

Ocena ryzyka

Identyfikacja potencjalnych ryzyk i zaplanowanie działań zaradczych jest niezbędne. Regularna ocena ryzyka pozwala na szybkie reagowanie na nieprzewidziane sytuacje. Na tym etapie można wykonać analizę SWOT.

Rozpoczęcie nowego projektu to zazwyczaj poważna decyzja biznesowa. Przed podjęciem takiego kroku każda firma powinna wykonać rzetelną analizę produktu – w kontekście swojej sytuacji na rynku, z uwzględnieniem mocnych i słabych stron, a także pod kątem otoczenia biznesowego, w szczególności szans i zagrożeń. Analiza SWOT składa się właśnie z takich czterech elementów.

Ważne!

By przygotować analizę SWOT należy zdefiniować jej cel, a następnie zidentyfikować mocne i słabe strony projektu lub organizacji, a następnie rozpoznać potencjalne szanse i zagrożenia.

RFJvNhI8XCt8s1
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.
Przykład 6

Mocne strony:

  • Zespół z doświadczeniem w tworzeniu aplikacji mobilnych.

  • Unikalna funkcjonalność synchronizacji z bazą gier.

Słabe strony:

  • Ograniczony budżet.

  • Mały zespół.

Szanse:

  • Rosnąca popularność gier planszowych.

  • Brak bezpośrednich konkurentów oferujących podobną funkcjonalność.

Zagrożenia:

  • Możliwość szybkiego pojawienia się konkurencji.

  • Zmienne potrzeby i oczekiwania użytkowników.

Biznesplan

Biznesplan to zazwyczaj wielostronicowy dokument składający się z kilkunastu części. Oto najważniejsze z nich:

  • Wstęp krótko opisujący elementy zawarte w dokumencie;

  • Opis zespołu, realizującego przedsięwzięcie;

  • Informacje o produkcie, czyli czym jest produkt, nad którym pracujemy, oraz dla kogo jest przeznaczony;

  • Analiza konkurencji, czyli opis tego, czy na rynku jest podobny lub taki sam produkt, a jeśli tak, to czym wyróżnić się ma nasz produkt;

  • Analiza SWOT;

  • Strategia sprzedażowa, czyli informacje na temat marketingu, kanałów sprzedaży i dystrybucji;

  • Plan finansowy, czyli informacje na temat kosztów i prognozy spodziewanych przychodów.

Ciekawostka

Dokumentem jeszcze obszerniejszym niż biznesplan jest analiza wykonalności. Stanowi ona efekt długotrwałych i złożonych badań, które mają udzielić odpowiedzi na pytanie, czy projekt w ogóle da się zrealizować przy poczynionych założeniach. Opracowuje się je np. w celu pozyskania dużych kredytów czy dofinansowania.

Przykład 7

Uproszczony biznesplan Wstęp: Projekt ma na celu stworzenie aplikacji mobilnej do zapisywania wyników rozgrywek w gry planszowe, synchronizującej się z zewnętrznym portalem z bazą gier, dostępnej dla użytkowników Androida i iOS. Opis zespołu: Zespół składa się z doświadczonych deweloperów aplikacji mobilnych, projektanta UX/UI, testerów oraz menedżera projektu, każdy z bogatym doświadczeniem w swojej dziedzinie. Informacje o produkcie: Aplikacja umożliwia użytkownikom zapisywanie wyników rozgrywek, przeglądanie historii, udostępnianie wyników i porównywanie ich w rankingu z innymi graczami. Skierowana jest do entuzjastów gier planszowych. Analiza konkurencji: Na rynku istnieją aplikacje do śledzenia gier, ale brak jest aplikacji oferującej integrację z bazą gier oraz funkcje społecznościowe. Nasz produkt wyróżnia się unikalną funkcjonalnością i intuicyjnym interfejsem. Strategia sprzedażowa: Produkt będzie promowany w mediach społecznościowych, na blogach o grach planszowych oraz przez influencerów. Dostępny za darmo z opcją mikropłatności za dodatkowe funkcje. Plan finansowy: Projekt zakłada niskie koszty początkowe przy budżecie 10 000 PLN i stopniowe generowanie przychodów z mikropłatności i reklam w aplikacji.

Wykonanie

Zarządzanie zasobami

Skuteczne zarządzanie zasobami, w tym ludźmi, technologią i czasem, jest kluczowe. Przydzielanie zadań z uwzględnieniem umiejętności i doświadczenia członków zespołu może zwiększyć efektywność.

Przykład 8

Zarządzanie zasobami obejmować będzie przypisanie deweloperów do odpowiednich modułów aplikacji, bazując na ich specjalizacjach (np. front‑end Android, front‑end iOS, back‑end). Projektant UX/UI będzie odpowiedzialny za opracowanie interfejsów użytkownika i wizualizacji, podczas gdy testerzy zajmą się planowaniem i wykonaniem testów. Regularne przeglądy (co dwa tygodnie) pozwolą na dostosowanie alokacji zasobów w zależności od postępu prac i ewentualnych zmian w zakresie projektu.

Komunikacja

Utrzymywanie otwartej i efektywnej komunikacji z zespołem i interesariuszami jest niezbędne. Regularne spotkania, aktualizacje statusu i system zarządzania dokumentacją pomogą w utrzymaniu porządku i przejrzystości.

Przykład 9

Komunikacja w zespole będzie odbywać się poprzez cotygodniowe spotkania całego zespołu w celu przeglądu postępów i planowania nadchodzących działań. Codzienne stand‑upy dla deweloperów pozwolą na szybkie rozwiązywanie problemów i wymianę informacji o postępach. Do komunikacji i zarządzania projektami wykorzystane zostaną odpowiednie narzędzia.

Monitorowanie i kontrola

Przykład 10

Postępy projektu będą monitorowane za pomocą KPIs (Key Performance Indicators), takich jak liczba zakończonych zadań w stosunku do planu, czasu do wydania kolejnych wersji czy ilości znalezionych i rozwiązanych błędów. Regularne, dwutygodniowe przeglądy projektu umożliwią ocenę postępów i wprowadzenie ewentualnych korekt w planie. Zarządzanie ryzykiem będzie obejmować identyfikację potencjalnych zagrożeń na początku projektu i na bieżąco, z planowaniem strategii minimalizacji ryzyka.

Śledzenie postępów

Monitorowanie realizacji zadań i postępów w stosunku do planu projektu pozwala na szybką korektę w przypadku odchyleń. Narzędzia do zarządzania projektami mogą tutaj znacznie pomóc.

Przykład 11

Użycie odpowiedniego narzędziaumożliwi szczegółowe śledzenie postępów prac nad projektem, odnotowywanie zakończonych zadań, priorytetyzowanie pracy i zarządzanie backlogiem. Narzędzie to posłuży również do śledzenia błędów i zgłaszania nowych funkcji.

Zarządzanie zmianą

Zmiany są nieuniknione w każdym projekcie informatycznym. Proces zarządzania zmianą powinien być ustalony na początku projektu, aby umożliwić efektywne wprowadzanie i dokumentowanie zmian.

Przykład 12

Wprowadzony zostanie formalny proces zarządzania zmianą, w którym każda proponowana zmiana zakresu lub funkcjonalności aplikacji będzie oceniana pod kątem wpływu na harmonogram i budżet. Zmiany zostaną zaakceptowane lub odrzucone przez menedżera projektu w porozumieniu z zespołem i interesariuszami.

Zamknięcie projektu

Przykład 13

Po zakończeniu testów i przygotowaniu finalnej wersji aplikacji, projekt zostanie formalnie zamknięty. Zostanie przeprowadzona analiza (z ang. post‑project review) podsumowująca osiągnięcia, lekcje wyniesione z projektu i obszary do poprawy. Dokumentacja projektowa, w tym kod źródłowy, dokumentacja użytkownika i raporty z testów, zostaną przekazane klientowi.

Dokumentacja i przekazanie

Kompletowanie wszystkich dokumentów projektowych, kodów źródłowych, baz danych i innych materiałów jest ważne dla przyszłego utrzymania i rozwoju projektu. Przekazanie projektu klientowi lub użytkownikom końcowym powinno być dokładnie zaplanowane.

Przykład 14

Kompletna dokumentacja projektowa zostanie przygotowana i zarchiwizowana, w tym wymagania, specyfikacje, projekt interfejsu użytkownika, dokumentacja kodu i testów. Produkt zostanie przekazany do użytku końcowego wraz z instrukcją użytkownika i wsparciem technicznym.

Ocena projektu

Przeprowadzenie oceny po zakończeniu projektu, w tym zebranie opinii od zespołu i interesariuszy, pozwala na identyfikację mocnych stron i obszarów do poprawy. Lekcje wyniesione z projektu są cenne dla przyszłych inicjatyw. By ocenić sukces projektu należy również zadać sobie pytania o to, czy cel został osiągnięty, a jeśli tak, czy w określonym czasie i z wykorzystaniem określonych zasobów.

Jednym ze sposobów mierzenia efektywności projektów komercyjnych jest wyliczenie ROI (ang. Return on Investment), czyli wskaźnika procentowego zwrotu z inwestycjiinwestycjainwestycji, według następującego wzoru:

ROI PRZYCHÓD KOSZTY INWESTYCJIKOSZTY INWESTYCJI100%
R O I równa się nawias przychód odjąć koszty inwestycji zamknięcie nawiasu podzielić na koszty inwestycji razy sto procent
RtQqjmtuoWL1F
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Na tej podstawie możemy określić, czy projekt przyniósł szacowany zysk. Jeśli nie, warto sobie zadać pytanie, dlaczego.

Przykład 15

Po zakończeniu projektu i wdrożeniu aplikacji przeprowadzona zostanie ocena projektu, obejmująca analizę stopnia realizacji celów, zebranie feedbacku od użytkowników końcowych oraz zespołu projektowego. Wyniki tej oceny posłużą do identyfikacji mocnych stron projektu oraz obszarów wymagających poprawy, co będzie cenne dla przyszłych projektów.

1
Ćwiczenie 1
R8rQWyoFCVJqi
Napisz dwie historyjki użytkownika dla swojej ulubionej gry lub aplikacji. (Uzupełnij).

Słownik

crunch
crunch

sytuacja, w której w końcowej fazie tworzenia produktu studio jest zmuszone pracować po kilkanaście godzin dziennie (również w weekendy), aby produkt trafił na rynek w założonym terminie

funkcjonalność produktu
funkcjonalność produktu

termin używany głównie w branży informatycznej, oznaczający pewną możliwość oferowaną przez urządzenie lub aplikację (np. telefon z funkcjonalnością robienia zdjęć)

interesariusze
interesariusze

wszystkie osoby, które mają wpływ na projekt lub których projekt dotyczy – klienci, użytkownicy, sponsorzy, konkurencja itp.

inwestycja
inwestycja

sfinansowanie jakiegoś przedsięwzięcia z nadzieją na to, że przyszłe dochody przekroczą koszty, zatem uda się wypracować zysk

sponsor
sponsor

osoba lub instytucja finansująca dane przedsięwzięcie

UI
UI

z j. ang. user interface; interfejs użytkownika, tzn. wygląd i logika działania aplikacji

UX
UX

z j. ang. user experience; doświadczenie użytkownika, tzn. sposób działania i obsługi aplikacji oraz ogólne wrażenia użytkownika wynikające z korzystania z niej

wartość
wartość

korzyść dla danej organizacji, np. dla komercyjnych przedsięwzięć taką wartością będzie zysk (mówimy wtedy o wartości biznesowej), a w przypadku projektów charytatywnych – pomoc potrzebującym