Przeczytaj
Organizacja danych w arkuszu kalkulacyjnym
Organizacja danych w arkuszu kalkulacyjnym jest prosta. Poszczególne kolumny zawierają zmienne, czyli wartości cechy, zjawiska czy faktu. Aby tabela stała się bardziej czytelna, w komórkach nagłówkowych kolumn możemy wprowadzić nazwę danej zmiennej.
Jeśli jednak takie zestawienie zawiera znacznie więcej danych, a my chcemy raportować ich część albo relacje, które między nimi zachodzą, to możemy się posłużyć tabelami przestawnymi. Tabele te, jak sama nazwa wskazuje, dają nam możliwość „przestawiania” istniejących danych, a także ukrywania danych niespełniających określonych kryteriów, wyświetlania w pożądanej kolejności lub wykonywania obliczeń. Tabele przestawne stanowią zatem tę funkcjonalność arkusza, która ułatwia analizę danych.
Plik do pobrania zawiera arkusz z nazwami kontynentów oraz krajów, a także odpowiadającą temu krajowi liczbę ludności. Na podstawie tych danych chcemy przedstawić dziesięć najbardziej zaludnionych krajów w zestawieniu, a następnie dziesięć najbardziej zaludnionych krajów z kontynentu azjatyckiego.
Pobierz przykładowe dane:
Wyświetlanie wierszy
Aby rozwiązać postawiony problem, wykorzystamy tabelę przestawną.
W pierwszej części zadania chcemy wybrać dziesięć najbardziej zaludnionych krajów. Posłuży nam do tego narzędzie filtrowaniefiltrowaniefiltrowanie.
Na podstawie zestawu danych w arkuszu z obszaru A1:C31 tworzymy tabelę przestawną, lokując ją w tym samym lub nowym arkuszu. Zdecydowaliśmy się na komórkę E2 w tym samym arkuszu.

Budujemy tabelę, przenosząc pole KRAJ do obszaru Wiersze, a pole LICZBA LUDNOŚCI do obszaru Wartości. Teraz musimy przefiltrować tablicę tak, aby wyświetliły się tylko kraje spełniające warunki zadania. W tym celu klikamy przycisk filtrowania znajdujący się w polu o nazwie KRAJ. Następnie wybieramy opcję Filtry wartości i Pierwsze 10...

W wyświetlonym oknie dialogowym ustalamy kolumnę, według której ma się dokonać filtrowanie. W naszym przypadku będzie to Suma z LICZBA LUDNOŚCI.

Tak wygląda ostateczny efekt:

Aby rozwiązać postawiony problem, wykorzystamy tabelę przestawną.
W pierwszej części naszego zadania mamy wybrać dziesięć najbardziej zaludnionych krajów. Posłuży nam do tego narzędzie AutofiltrfiltrowanieAutofiltr.
Na podstawie zestawu danych w arkuszu z obszaru A1:C31 tworzymy tabelę przestawną, lokując ją w tym samym lub nowym arkuszu. My zdecydowaliśmy się na komórkę E2, w tym samym arkuszu.

Budujemy tabelę przenosząc pole KRAJ do obszaru Pola wierszy, a pole LICZBA LUDNOŚCI do obszaru Pola danych. Teraz musimy przefiltrować tablicę tak, aby wyświetliły się tylko kraje spełniające warunki zadania. Aby to osiągnąć, otwieramy okno właściwości tabeli przestawnej. Następnie w polu Pola wierszy klikamy dwukrotnie na KRAJ, a następnie w nowo wyświetlonym oknie wybieramy przycisk Opcje.... W polu Pokaż automatycznie zaznaczamy opcję Pokaż:, wybieramy 10 elementów, z listy Od: wybieramy Góra, a z listy Używane pole: opcję Suma - LICZBA LUDNOŚCI.

Tak wygląda ostateczny efekt:

Wyświetlanie wierszy w tabeli przestawnej
Jeśli jednak chcemy dokonać takiego samego wyboru tylko dla wybranych krajów, na przykład azjatyckich, wówczas musimy użyć innej funkcjonalności oferowanej przez narzędzie filtrowanie w tabeli przestawnej.
Po dodaniu pola KONTYNENT do obszaru Filtry uzyskujemy możliwość wyboru dziesięciu najbardziej zaludnionych krajów jedynie z kontynentu azjatyckiego. W tym celu klikamy przycisk filtrowania znajdujący się w nowym polu tabeli przestawnej (w komórce F1) i wybieramy Azję (jak to pokazuje ilustracja poniżej).

Tak wygląda tabela przestawna po zastosowaniu filtra:

Jeśli jednak chcemy dokonać takiego samego wyboru tylko dla wybranych krajów, na przykład azjatyckich, wówczas musimy użyć innej funkcjonalności oferowanej przez narzędzie filtrowanie w tabeli przestawnej.
Po dodaniu pola KONTYNENT do obszaru Filtry uzyskujemy możliwość wyboru dziesięciu najbardziej zaludnionych krajów jedynie z kontynentu azjatyckiego. W tym celu klikamy przycisk filtrowania znajdujący się w nowym polu tabeli przestawnej (w komórce F1) i wybieramy Azję (jak to pokazuje ilustracja poniżej).

Tak wygląda tabela przestawna po zastosowaniu filtra:

Przykład
W arkuszu Przykład znajduje się zestawienie wysokości faktur za poszczególne usługi naprawcze w warsztacie samochodowym. Chcemy odpowiedzieć na pytanie, które z usług mają pod względem przychodów liczonych dla roku 2021 najwyższy udział procentowy w swojej kategorii.

Aby otrzymać poprawny wynik, wykonujemy następujące czynności:
Tworzymy tabelę przestawną z zakresu komórek A1:G12.
Do tabeli w oknie
Pola tabeli przestawnejwybieramy pola:KATEGORIA(przenosimy do obszaruFiltry),USŁUGA(przenosimy do obszaruWiersze) irok 2021(przenosimy do obszaruWartości).Klikamy prawym przyciskiem myszki na komórkę z
Suma z rok 2021i wybieramy opcjęUstawienia pola wartości...Klikamy zakładkę
Pokazywanie wartości jakoi wybieramy opcję% sumy końcowej.Następnie z pola
KATEGORIAklikamy przycisk filtra (komórka B1) i wybieramy wartość:eksploatacja, odnotowując tę usługę, której koszty mają najwyższy procentowo udział w kosztach usług związanych z eksploatacją.Powtarzamy krok nr 5, wybierając tym razem
wartość uszkodzenia.
Wyniki, dla kategorii eksploatacja i uszkodzenia prezentują się tak jak na dwóch poniższych ilustracjach.


Aby otrzymać poprawny wynik, wykonujemy następujące czynności:
Tworzymy tabelę przestawną z zakresu komórek A1:G12.
Do tabeli w oknie
Układ tabeli przestawnejwybieramy pola:KATEGORIA(przenosimy do obszaruFiltry),USŁUGA(przenosimy do obszaruPola wierszy) irok 2021(przenosimy do obszaruPola danych).Klikamy prawym przyciskiem myszki na komórkę z
Suma - rok 2021wybieramy opcjęWłaściwości...Klikamy dwukrotnie
Suma - rok 2021, rozwijamy poleWartość wyświetlana, klikając na znak plusa obok i z rozwijanej listyTyp:wybieramy opcję% przez całość.Następnie z pola
KATEGORIAklikamy przycisk filtra (komórka B1) i wybieramy wartość:eksploatacja, odnotowując tę usługę, której koszty mają najwyższy procentowo udział w kosztach usług związanych z eksploatacją.Powtarzamy krok nr 5, wybierając tym razem
wartość uszkodzenia.
Wyniki dla kategorii eksploatacja i uszkodzenia prezentują się tak jak na dwóch poniższych ilustracjach.


Z obu zestawień możemy odczytać interesujące nas wyniki: w kategorii eksploatacja usługą o najwyższym procentowym udziale w ogólnych kosztach jest wymiana paska rozrządu, a w kategorii uszkodzenie – remont silnika.
Słownik
stosowanie kryteriów (poprzez wskazanie wybranych wartości znajdujących się w bazie danych) w celu ograniczania (selekcji) wyświetlania tylko do tych rekordów, które spełniają dane kryterium; filtrowanie wspomaga analizę danych zawartych w arkuszu