Podatkowa księga przychodów i rozchodów podzielona jest na osiemnaście kolumn. W każdej z nich znajduje się treść nagrania (plik dźwiękowy), który jest tożsamy z treścią umieszczoną w kolumnach.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów. Podatkowa księga przychodów i rozchodów to ewidencja księgowa, w której zapisywane są operacje gospodarcze w formie uproszczonej. Księguje się w niej: wszelkiego rodzaju przychody (przychody ze sprzedaży, a także pozostałe przychody), zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami, wydatki takie jak wynagrodzenia (w gotówce i w naturze) oraz inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Od roku 2016 w PKPiR wykazuje się również koszty prac badawczo‑rozwojowych. Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Oto instrukcja do wypełnienia dokumentu:

Kolumna pierwsza „Liczba porządkowa”. W kolumnie pierwszej wpisuje się numer danej operacji gospodarczej. Numeracja dla całego roku podatkowego może być ciągła lub też można ją rozpoczynać od nowa dla każdego miesiąca.
Ważne! Numerem zapisu danej operacji gospodarczej należy także oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu, czyli określony dokument księgowy.

Kolumna druga „Data zdarzenia gospodarczego”. W kolumnie drugiej wskazuje się datę (dzień miesiąca) dokonania operacji gospodarczej (np. datę poniesienia wydatku, datę otrzymania towaru, datę uzyskania przychodu lub datę zestawienia sprzedaży). Data ta musi pokrywać się z datą widniejącą na dokumencie księgowym stanowiącym podstawę wpisu.

Kolumna trzecia „Numer dowodu księgowego”. W kolumnie trzeciej uwzględnia się numer faktury lub innego dowodu księgowego, takiego jak np. polisa.
Ważne! Jeśli dowód księgowy stanowi dzienne zestawienia sprzedaży, należy wpisać numer zestawienia faktur.

Kolumna czwarta „Kontrahent – imię i nazwisko (firma)”. W kolumnie czwartej wpisuje się imiona i nazwiska kontrahentów lub nazwy firm (dane dostawców lub odbiorców), z którymi została zawarta transakcja udokumentowana fakturą lub paragonem.
Ważne! Danych tych nie wypełnia się w przypadku dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

Kolumna piąta „Kontrahent – adres”. W kolumnie piątej wpisuje się adres kontrahentów, z którymi została zawarta transakcja udokumentowana fakturą lub paragonem.
Ważne! Danych tych nie wypełnia się w przypadku dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

Kolumna szósta „Opis zdarzenia gospodarczego”. W kolumnie szóstej zwięźle odnotowuje się rodzaj przychodów (np. sprzedaż towarów lub usług, odsetki od środków pieniężnych) oraz wydatków (np. wypłata wynagrodzeń, zakup towarów handlowych, koszty uboczne zakupu, tj. koszty wysyłki, koszty ubezpieczenia itd.).
Ważne! Zdarzenie gospodarcze powinno być opisane krótko i precyzyjnie: należy oddać jego istotę w taki sposób, żeby zapis był zrozumiały podczas ewentualnych kontroli podatkowych.

Kolumna siódma „Przychód – wartość sprzedanych towarów i usług”. W kolumnie siódmej wykazuje się wyłącznie wartość przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług – wszystkie inne rodzaje przychodów uwzględnia się w kolumnie ósmej.

Kolumna ósma „Przychód – pozostałe przychody”. W kolumnie ósmej uwzględnia się wszystkie przychody poza tymi, które wykazano w kolumnie siódmej, czyli wszystkie przychody, które nie pochodzą ze sprzedaży wyrobów i sprzedaży usług, np. odszkodowania, dotacje i subwencje.

Kolumna dziewiąta „Przychód – razem przychód”. W kolumnie dziewiątej wpisuje się łączną kwotę wszystkich przychodów, czyli sumę wartości podanych w kolumnie siódmej i w kolumnie ósmej.

Kolumna dziesiąta „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu”. Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu. W tej kolumnie wpisuje się nabyte towary handlowe oraz materiały w cenach zakupu. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że czynni podatnicy VAT zapisują wartość netto z faktury, natomiast podmioty zwolnione z VAT – kwotę brutto. Zgodnie z artykułem 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: towary handlowe to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; są to też produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej, materiały (surowce) podstawowe to materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; zalicza się do nich również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi, materiały pomocnicze to materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Kolumna jedenasta „Koszty uboczne zakupu”. W kolumnie jedenastej dokonuje się wpisów wszelkich kosztów związanych z zakupem materiałów oraz towarów handlowych, np. kosztów transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Kolumna dwunasta „Wydatki (koszty) – wynagrodzenia w gotówce i w naturze”. W tej kolumnie należy zapisywać wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom. W przypadku gdy wynagrodzeniami w naturze są rzeczy lub usługi będące przedmiotami działalności gospodarczej pracodawcy, należy podać kwoty, które są przeciętnymi cenami stosowanymi dla innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach – ceny rynkowe stosowane przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Zapisy w kolumnie dwunastej dokonywane są na podstawie: listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze, jeśli wypłaty wynagrodzenia następują w kasie, innych dowodów, np. potwierdzenia przekazania wynagrodzenia na rachunek pracownika, jeśli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie. W kolumnie tej ujmowane są też wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

Kolumna trzynasta „Wydatki (koszty) – pozostałe wydatki”. W kolumnie trzynastej należy wpisać wydatki, które nie zostały umieszczone w kolumnach: dziesiątej, jedenastej i dwunastej, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (pełny tekst ustawy dostępny w postaci załącznika na końcu tej sekcji w e‑materiale). Do pozostałych wydatków należą m.in.: czynsz za lokal, opłata za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłata za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzacja środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia. W tej kolumnie powinny się znaleźć też wydatki związane z wykorzystaniem pojazdu w działalności gospodarczej, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Koszty dotyczące podróży służbowej zapisuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki.

Kolumna czternasta „Wydatki (koszty) – razem wydatki”. W tej kolumnie należy podsumować wydatki z kolumny dwunastej i trzynastej.

Kolumna piętnasta „Wydatki (koszty) – kolumna wolna”.

Kolumna szesnasta „Koszty działalności badawczo‑rozwojowej”. Należy w niej wpisać wydatki poniesione na działalność badawczo‑rozwojową, które zostały opisane w art. 26e ustawy o PIT. Do tych kosztów należą: należności z tytułów wynagrodzeń ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy oraz składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, jeżeli te należności i składki dotyczą pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo‑rozwojowej, nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo‑rozwojową, nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo‑rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych, ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, odpłatne korzystanie z aparatury naukowo‑badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo‑rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem, nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo‑badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo‑rozwojowej, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem, dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo‑rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Kolumna szesnasta została podzielona na: opis kosztu poniesionego na działalność badawczo‑rozwojową oraz na wartość tych kosztów.

Kolumna siedemnasta „Uwagi”.