W polu adresowym zamieszcza się nazwę i siedzibę instytucji, do której kierowane jest pismo lub imię i nazwisko i adres zamieszkania. Dane adresowe wpisuje się po prawej stronie blankietu, poniżej adresu nadawcy. Między nazwą adresata i adresem stosuje się podwójny odstęp. Każdy element danych adresowych umieszcza się w odrębnym wierszu. Nie stosuje się podkreśleń oraz nie dzieli się wyrazów. Imię i nazwisko adresata można poprzedzić tytułem zawodowym lub naukowym.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

W polu umieszcza się w nim znaki powoławcze, określenie sprawy, treść, podpisy oraz informacje dodatkowe.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Pole to zamieszcza się z lewej strony pisma na wysokości podpisu. Podaje się w nich informacje o załącznikach, do czyjej wiadomości pismo wysłano oraz o rozdzielniku.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Jest przeznaczone na lewy i prawy oraz górny i dolny margines.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Zawiera nazwę i adres nadawcy, informacje dodatkowe o nadawcy (numery telefonów, fax, adres e‑mail, adres strony internetowej, numer konta bankowego, KRS, NIP, REGON). Na blankiecie zwykłym nagłówek zajmuje górną część pisma, często zawiera logo firmy, ozdobną grafikę i czcionkę. Na blankiecie uproszczonym znajduje się w lewym górnym rogu pisma.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Znajduje się po lewej stronie pisma na wysokości pola adresowego. Przystawia się w nim pieczątkę z datą wpływu pisma, a także dekretacje i decyzje.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Jeżeli to samo pismo wysyłane jest do kilku osób lub podmiotów, w polu adresowym podaje się informację: „Według rozdzielnika”. Rozdzielnik umieszczony jest w polu informacji dodatkowych. Wymienia się w nim osoby lub instytucje, do których pismo jest wysyłane. U nadawcy pisma pozostaje oryginał pisma, do odbiorców wymienionych w rozdzielniku wysyła się kopie. Rozdzielnik umieszcza się pod wyszczególnionymi załącznikami.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Element pisma, który rozpoczyna się od zwrotu grzecznościowego, a kończy zwrotem pożegnalnym oraz podpisem osoby upoważnionej do podpisania pisma.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

• A’linea (z wcięciem) – każda myśl rozpoczyna się od wcięcia kilku (3‑7) znaków (akapitu),

• blokowy – każdy wiersz rozpoczyna się od lewego marginesu, bez wcięcia, poszczególne myśli oddziela się podwójnym odstępem.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Załączniki mogą być wymienione w treści pisma. Jeżeli w treści załączniki są wymienione z nazwy, należy tylko poinformować o liczbie dołączonych załączników, np.: „Załączniki: 4”. Wyszczególniając załączniki z nazwy w informacjach dodatkowych obwiązuje zasada: jeżeli po liczbie porządkowej stawia się kropkę – nazwę załącznika należy napisać wielką literą, jeżeli po liczbie porządkowej stawia się nawias – nazwę załącznika należy napisać małą literą.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

• Treść może rozpoczynać zwrot grzecznościowy, np.: „Szanowny Panie”, „Szanowni Państwo”, „Szanowna Pani”, który zamieszcza się z lewej strony pisma 1‑2 odstępy pod określeniem sprawy.

• Jeżeli po zwrocie grzecznościowym postawiony jest przecinek, właściwą treść rozpoczyna się od nowego wiersza z małej litery.

• Jeżeli po zwrocie grzecznościowym nie został postawiony przecinek, właściwą treść należy rozpocząć od nowego wiersza z wielkiej litery.

• Jeżeli pismo jest zatytułowane, np.: Podanie, Oświadczenie, Zawiadomienie, nie należy zamieszczać zwrotu grzecznościowego na początku treści.

• Treść powinna być wyrównana od lewego do prawego marginesu (w tym celu należy skorzystać z edytora tekstu i włączyć justowanie).

• Czcionka tekstu powinna być prosta, np.: Arial, Calibri, Times New Roman, zalecana wielkość: 11‑12.

• Na końcu wiersza nie powinny znajdować się spójniki, myślniki, przyimki.

• Aby treść pisma była czytelna i przejrzysta, zaleca się oddzielać myśli w treści akapitami lub odstępem.

• Jeżeli treść pisma nie mieści się na jednej stronie, należy przenieść na następną. Na kolejnej stronie powinno znaleźć się około 4 wierszy. Jeżeli przeniesiona treść miałaby być krótsza lub miałyby się znaleźć na drugiej stronie tylko podpisy należy tak zredagować treść, aby zmieściła się tylko na jednej stronie.

• Na końcu treści z prawej strony, 2–3 odstępy po zakończonym tekście, należy zamieścić formułę pożegnalną, np.: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”; po formule grzecznościowej pożegnalnej nie stawia się kropki.

• Po formule pożegnalnej osoba upoważniona składa podpis.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

• Osoba sporządzająca pismo lub osoba upoważniona składa podpis własnoręcznie, z prawej strony 2‑3 odstępy poniżej zakończenia tekstu.

• Podpis powinien być złożony w polu między stanowiskiem służbowym a imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.

• Jeżeli pismo wymaga podpisu dwóch osób, podpisy składane są w jednej linii obok siebie, z prawej strony osoba zajmująca wyższe stanowisko.

• Jeżeli podpis składa osoba upoważniona należy umieścić oznaczenie, np.: „z up.” (z upoważnienia), „wz” (w zastępstwie).

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

To informacje, na które należy powołać się odpowiadając na pismo, zamieszczane są w blankietach korespondencyjnych zwykłych na całej długości pisma poniżej pola adresowego i pola wpływu.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Faktura jest wystawiana przez dostawcę (sprzedającego) minimum w dwóch egzemplarzach. Stanowi podstawę do zapłaty za dostawę.

Faktura obowiązkowo powinna zawierać:

• datę wystawienia;

• kolejny numer nadany przez wystawiającego;

• dane teleadresowe dostawcy i nabywcy;

• numer identyfikacyjny podatnika (NIP) dostawcy i nabywcy; jeżeli faktura jest wystawiana dla osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej NIP nie musi być wpisany;

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

• jednostkę miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

• cenę jednostkową netto towaru lub usługi;

• kwoty opustów, obniżek cen, rabatów, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług netto;

• stawkę podatku;

• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

• kwotę należności ogółem

Co do zasady, dostawca powinien wystawić fakturę do 15. dnia następnego miesiąca, po miesiącu sprzedaży.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Wystawiana jest przez sprzedawcę, w przypadku gdy:

• zostanie stwierdzony błąd, : rachunkowy, w zakresie stawki podatku VAT, z powodu błędnie zastosowanej ceny towaru lub usługi,

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu,

• udzielono opustów i obniżek cen po dokonaniu sprzedaży;

• dokonano zwrotu towarów i opakowań;

• dokonano zwrotu całości lub części zapłaty.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Jest pisemną, wstępną deklaracją przyszłych działań (handlowych, prawnych, gospodarczych), np. deklaracją zawarcia w przyszłości umowy sprzedaży. Powinien zawierać konkretne postanowienia, ustalone podczas negocjacji. List intencyjny nie wywołuje skutków prawnych. Jest porozumieniem stosowanym przez strony w ramach dobrych praktyk gospodarczych. Może być napisany w dowolnej formie. Zwykle zawiera zobowiązanie do stosowania wynegocjowanych postanowień oraz uszczegółowienie planowanej współpracy.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, jeśli zauważy na otrzymanej fakturze błędy identyfikacyjne i adresowe. Jeden jej egzemplarz przekazuje sprzedawcy, który wystawił pierwotną fakturę (która jest poprawiana wystawianą notą). Jeżeli błąd dotyczy danych wystawcy, których nabywca nie jest w stanie ocenić jako błędne, np. błędny numer kolejny, notę wystawia dostawca. Nota korygująca powinna zawierać:

• oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA,

• kolejny numer,

• datę wystawienia,

• dane identyfikacyjne (NIP) oraz adresowe wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej,

• dane dotyczące poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji),

• wskazanie treści korygowanej (nieprawidłowej) oraz podanie prawidłowej treści.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Jest pismem wewnętrznym, informacyjnym, opisującym zdarzenia i fakty związane ze stosunkiem pracy, organizacją pracy oraz bieżącą działalnością. Stanowi formę przekazywania informacji między komórkami organizacyjnymi lub pracownikami w zwięzły, często skrótowy, ale precyzyjny sposób. Nie wymaga stosowania zwrotów grzecznościowych, użycia firmowego papieru oraz formuły wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Notatka nie może zawierać komentarzy, opinii i informacji godzących w dobre imię, lub opisujących sytuację prywatną.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Odpowiedź na zgłoszenie reklamacyjne jest pismem, w którym sprzedawca, po zapoznaniu się z argumentacją oraz stanem faktycznym reklamowanego towaru uznaje lub odrzuca reklamację. Sprzedawca jest zobowiązany odpowiedzieć na zgłoszenie reklamacyjne w ustawowym terminie 14 dni. Zgodnie z praktyką, odpowiedź na reklamację powinna być udzielona w takiej samej formie, w jakiej została zgłoszona przez nabywcę.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Może być odpowiedzią na zapytanie ofertowe lub niewiążącą propozycją sprzedaży towarów i usług adresowaną do konkretnego odbiorcy lub grupy potencjalnych odbiorców. Powinna zawierać dokładny opis oferowanego towaru lub usługi, cenę netto lub brutto, warunki płatności, warunki dostawy, ważność oferty oraz termin składania zamówień. Do oferty może być dołączony katalog produktów.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Z punktu widzenia prawa jest tym samym co upoważnienie. Zwyczajowo pozwala osobie upoważnionej na wyrażanie woli w imieniu mocodawcy (osoby udzielającej pełnomocnictwa). Może być udzielone, np. prawnikowi, który reprezentuje mocodawcę w sądzie, zawiera umowy z kontrahentami, zawiera ugody, prowadzi windykacje lub osobie fizycznej, która w imieniu udzielającego pełnomocnictwa może, np. składać wnioski do organów administracji, głosować nad uchwałami na walnych zebraniach. Zasady związane z udzielaniem pełnomocnictwa są regulowane przez Kodeks cywilny. Aby pełnomocnictwo posiadało moc prawną powinno być sporządzone na piśmie i zawierać te same elementy co upoważnienie.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Celem pism informacyjnych jest przekazanie informacji o zaistniałym zdarzeniu lub o stanie faktycznym. Pisma te zwykle nie wymagają odpowiedzi od odbiorcy. Zalicza się do nich, np. zawiadomienia, zaświadczenia, wezwania, zaproszenia, podziękowania, komunikaty, oświadczenia, notatki służbowe, protokoły. Pismo informacje, które nie wymaga odpowiedzi nie musi zawierać wszystkich elementów struktury pisma.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Jest pismem, w którym nabywca zawiadamia sprzedawcę o wadach wykonania zamówienia oraz przedstawia swoją propozycję sposobu załatwienia reklamacji.  Reklamacja powinna zawierać:

• zgłoszenie uwag, np. wad ilościowych lub jakościowych,

• zgłoszenie żądań co do sposobu załatwienia reklamacji, np.: usunięcia wady, zwrotu zapłaty za wadliwą dostawę, obniżenia ceny, wymiany reklamowanej całej lub części dostawy na wolną od wad, dostarczenia brakującej dostawy,

• uzasadnienie reklamacji, np.: poprzez dołączenie protokołu szkody, protokołu sporządzonego przez policję, protokołu różnic, protokołu odbioru jakościowego oraz umowy dostawy z warunkami reklamacji.

Często formularz zgłoszenia reklamacji jest już opracowany przez dostawcę.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Zwyczajowo, pozwala na wykonanie, w imieniu udzielającego upoważnienia, jednej, określonej czynności, np. odebrania dokumentów z urzędu. Aby upoważnienie posiadało moc prawną powinno:

• być sporządzone na piśmie,

• zawierać datę i miejsce sporządzenia upoważnienia,

• zawierać dane udzielającego upoważnienia (imię, nazwisko, adres, pesel),

• zawierać dane osoby, której udzielono upoważnienia (imię, nazwisko, adres, pesel),

• zawierać oświadczenie woli udzielającego upoważnienia, w którym jasno wskazany jest zakres upoważnienia,

• posiadać czytelny podpis osoby udzielającej upoważnienia.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Jest zobowiązaniem odbiorcy do zakupu towarów i usług na wcześniej ustalonych warunkach. Zamówienia mogą być sporządzane na drukach opracowanych przez dostawcę lub na blankietach korespondencyjnych. Zwykle zawiera:

• dane zamawiającego umożliwiające wystawienie faktury sprzedaży,

• wyszczególnienie zamawianego towaru lub usługi (nazwę, jednostki miary, ilość, ceny według oferty lub cennika),

• wartość zamówienia,

• warunki płatności,

• termin i warunki dostawy.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Kierowane jest przez zainteresowanych nabywców do sprzedawców i producentów z prośbą o przysłanie aktualnej oferty towarów i usług oraz warunków ich sprzedaży. Odbiorca w zapytaniu może przedstawić własne warunki, jakie byłby skłonny zaakceptować, np.: termin płatności, sposób dostawy.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Jest wewnętrznym aktem prawnym, skierowanym do pracowników danej jednostki organizacyjnej. Zarządzenie składa się z tytułu i paragrafów, które dzielą się na ustępy, ustępy na punkty, punkty na litery, litery na tirety.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Jest dokumentem (pismem) potwierdzającym stan faktyczny lub zdarzenie, np. wysokość zarobków, zatrudnienie, ukończenie kursu. Zaświadczenie zwykle nie posiada pola adresata i pola znaków powoławczych, choć można je wystawić zgodnie układem graficznym pisma. Opis sprawy przeniesiony jest do tytułu, np. Zaświadczenie o zarobkach. Treść rozpoczyna się zwykle stwierdzeniem: Zaświadczam, że …, Zaświadczamy, że .... Na końcu zamieszcza się formułę, np. Zaświadczenie zostało wydane na prośbę zainteresowanego, Zaświadczenie zostało wydane celem przedłożenia w …

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe

Jest to pismo sporządzane przez dostawcę, informujące odbiorcę o miejscu i terminie odbioru zamówionych towarów. Wysyłane jest do odbiorcy, który we własnym zakresie odbiera towary od dostawcy.

• Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędoweDj7rXbcA3Dokumentacja interaktywna – Pisma handlowe i urzędowe