Atlas składa się z dziesięciu rozdziałów. Każdy rozdział dotyczy innego trybu udzielania zamówień publicznych. Rozdziały zawierają opisy w formie tekstowej i audio.

Przetarg nieograniczony część pierwsza

Przetarg nieograniczony to jedna z procedur udzielenia zamówienia publicznego.

Zamówienie publiczne to umowa lub inny stosunek prawnie uregulowany, który powstaje między jednym lub kilkoma zamawiającymi a jednym lub kilkoma wykonawcami, mający na celu wytworzenie, dostarczenie, wykonanie robót budowlanych lub usług oraz wykonanie dostaw.

Przetarg nieograniczony jest trybem jednoetapowym. Czas jego trwania jest zatem krótszy niż inne tryby wszczynane ogłoszeniem o zamówieniu. 

Ogłoszenie o zamówieniu jest publikowane przez zamawiającego w celu poinformowania wykonawców o planowanym zamówieniu publicznym. Zawiera istotne informacje dotyczące procedury udzielenia zamówienia, takie jak przedmiot zamówienia, kryteria oceny ofert, termin składania ofert, dane kontaktowe zamawiającego oraz wszelkie inne istotne informacje niezbędne dla potencjalnych wykonawców chcących wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Ogłoszenie o zamówieniu może być publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych lub innych oficjalnych źródłach informacji publicznej, zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych.

Przetarg nieograniczony to tryb udzielania zamówień, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy.

Przy czym w świetle przepisów przez wykonawcę rozumie się każdą osobę lub firmę, która proponuje wykonanie prac budowlanych, dostarczenie produktów lub świadczenie usług na rynku budowlanym. Mogą to być zarówno osoby fizyczne, jak i firmy (osoby prawne), a także jednostki organizacyjne, które nie mają osobowości prawnej, ale oferują swoje usługi w dziedzinie budownictwa. Wykonawca może również być tą stroną, która składa ofertę lub zawiera umowę w kontekście zamówienia publicznego.

Oferta to pisemna propozycja składana przez wykonawcę w odpowiedzi na ogłoszenie zamówienia lub zaproszenie do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zawiera ona informacje dotyczące warunków wykonania zamówienia, takie jak cena, parametry techniczne, terminy realizacji czy inne istotne aspekty określone przez zamawiającego. Oferta musi spełniać wszystkie wymogi określone w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a jej złożenie wiąże wykonawcę z podtrzymaniem oferowanych warunków w przypadku wyboru jego oferty przez zamawiającego.

Zamawiającym może być natomiast osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna.

Przetarg nieograniczony znajduje zastosowanie jedynie do udzielania zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. Obecny stan prawny uniemożliwia zastosowanie tego trybu w przypadku zamówień klasycznych, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 

Zamówienie klasyczne to zamówienie udzielane przez instytucje publiczne lub organizacje finansowane przez sektor publiczny, które nie jest związane z zamówieniami sektorowymi ani zamówieniami w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Zazwyczaj jest to najbardziej ogólna kategoria zamówień publicznych, która obejmuje szeroki zakres różnych rodzajów zamówień, takich jak usługi, dostawy, prace budowlane itp., które nie spełniają kryteriów specjalistycznych dla innych typów zamówień, takich jak zamówienia sektorowe czy zamówienia w dziedzinach specjalnych.

Próg przetargowy to określona wartość zamówienia, powyżej której zamawiający jest zobowiązany do zastosowania procedury przetargowej przy udzielaniu zamówienia publicznego. Wysokość tego progu jest ustalona przez odpowiednie przepisy prawa lub instytucje regulujące zamówienia publiczne i może różnić się w zależności od rodzaju zamówienia, rodzaju zamawiającego oraz innych czynników określonych w prawie zamówień publicznych. Próg przetargowy determinuje sposób postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych - powyżej tego progu konieczne jest zastosowanie procedury przetargowej, a poniżej mogą być stosowane uproszczone procedury, takie jak przetarg nieograniczony, negocjacje z ogłoszeniem czy zapytanie o cenę.

Progi te są określane w euro i podlegają regularnym aktualizacjom.

Próg unijny obowiązujący w 2023 roku na roboty budowlane to  5 382 000 euro, czyli 23 969 275 złotych. Taka sama kwota obowiązuje również dla robót budowlanych udzielanych przez zamawiających publicznych lub zamawiających sektorowych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Dniem wszczęcia postępowania jest przekazanie przez zamawiającego ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Od dnia publikacji ogłoszenia zamawiający jest również zobligowany do zapewnienia na stronie internetowej prowadzonego postępowania bezpłatnego, pełnego, bezpośredniego i nieograniczonego dostępu do Specyfikacji Warunków Zamówienia. Dzięki temu dostęp do postępowania uzyskują wszyscy zainteresowani wykonawcy.

Przetarg nieograniczony część druga

W przetargu nieograniczonym Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia stanowi podstawowy dokument postępowania, zawierający zarówno opis przedmiotu zamówienia, jak i informacje proceduralne, niezbędne do przygotowania ofert przez wykonawców. W Specyfikacji Warunków Zamówienia powinien się znaleźć obligatoryjny katalog informacji określony w ustawie Prawo zamówień publicznych. Są to: informacje dotyczące celów zamówienia, wymagań technicznych, kryteriów oceny ofert, warunków wykonania umowy oraz wszelkich istotnych informacji potrzebnych wykonawcom do przygotowania oferty. Jest to podstawowy dokument, który wytycza ramy i warunki, jakie muszą być spełnione przez wykonawców w swoich ofertach oraz w późniejszym wykonaniu umowy.

Zamawiający może dodatkowo zawrzeć informacje na przykład o podstawie wykluczenia, wymaganiach dotyczących wadium lub informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

W przypadku wątpliwości dotyczących treści specyfikacji, wykonawca jest uprawniony do wystąpienia do zamawiającego z wnioskiem o ich wyjaśnienie.

Zgodnie z zapisami ustawy Prawo zamówień publicznych wyznaczony termin na złożenie ofert w przetargu nieograniczonym nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.  

Zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium, z zastrzeżeniem, że kwota ta nie przekroczy 3% wartości zamówienia.

Wadium to forma zabezpieczenia, którą wykonawca zobowiązany jest złożyć przy składaniu oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Ma to na celu potwierdzenie powagi oferty oraz zapobieżenie rezygnacji wykonawcy z udziału w postępowaniu lub jego zachowania w sposób szkodliwy dla zamawiającego. Wadium może być zwrócone wykonawcy po spełnieniu warunków określonych w przepisach dotyczących postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

Oferta składana jest pod rygorem nieważności, wyłącznie w formie elektronicznej. Jej treść musi być zgodna z wymaganiami zamawiającego określonymi w dokumentach zamówienia oraz złożona jedynie do dnia, w którym upływa wyznaczony termin składnia ofert. Po otwarciu ofert zamawiający informuje o nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej bądź miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte, jak również o cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Wykonawcę obowiązuje dziewięćdziesięciodniowy termin związania z ofertą, który poprzez wskazanie daty jest określony w specyfikacji. Jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość 20 000 000 euro, okres ten wynosi 120 dni.

Po otwarciu ofert zamawiający dokonuje badania i oceny złożonych ofert, w ramach której może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. Jego obowiązkiem jest niezwłoczne zawiadomienia wykonawcy, że jego oferta została poprawiona.

Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, albo ich istotne części składowe wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z określonymi wymaganiami, zamawiający żąda od wykonawcy stosownych wyjaśnień. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy.

Ponadto zamawiający dokonuje analizy pod kątem wystąpienia okoliczności powodujących odrzucenie oferty. Zgodnie z jego zapisem zamawiający odrzuca ofertę, jeśli została złożona po terminie, wykonawca podlega wykluczeniu z postępowania lub nie spełnia warunków postępowania, oferta jest niegodna z przepisami prawa itd.

Zamawiający dokonuje także kwalifikacji podmiotowej wykonawców. Żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia oraz może żądać takich środków na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Do złożenia dokumentów potwierdzających takie okoliczności zamawiający wzywa  w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni. 

Zamawiający dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia. Informuje niezwłocznie i równocześnie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Postępowanie kończy się zawarciem umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę lub unieważnieniem postępowania, jeżeli zachodzą ku temu przesłanki ustawowe. 

Kryteria oceny ofert to określone parametry lub wskaźniki, według których zamawiający dokonuje oceny złożonych ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Ustalane są one przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia i służą do wyboru najkorzystniejszej oferty spośród złożonych. Mogą być różnorodne i uwzględniać takie aspekty jak cena, jakość, termin realizacji, koszty eksploatacji czy parametry techniczne. Kryteria te muszą być jasno określone i zgodne z zasadami przejrzystości, równego traktowania wykonawców oraz proporcjonalności do przedmiotu zamówienia.

W przypadku procedury przetargu nieograniczonego przysługuje prawo wniesienia odwołania w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę do jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.  

Przetarg ograniczony

Przetarg ograniczony to złożony tryb postępowania, w ramach którego wyróżnia się dwa etapy. Pierwszy obejmuje kwalifikację wykonawców do dalszego etapu, drugi natomiast polega na badaniu i ocenie złożonych ofert przez zaproszonych wykonawców. Procedura nie przewiduje możliwości negocjacji złożonych ofert. Przetarg ograniczony stosowany jest do zamówień klasycznych o wartości równej lub wyższej niż progi unijne.

Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych w przetargu ograniczonym wszyscy zainteresowani wykonawcy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu mogą składać wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Do kolejnego etapu dopuszczeni są tylko ci wykonawcy, których wnioski nie podlegają odrzuceniu. Za datę wszczęcia postępowania uznaje się dzień przekazania ogłoszenia o zamówieniu do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej. 

Najważniejszym dokumentem zamówienia jest, podobnie jak w przetargu nieograniczonym, Specyfikacja Warunków Zamówienia, w którym zamawiający w sposób wyczerpujący i precyzyjny opisuje warunki zamówienia. W oparciu o treść specyfikacji wykonawca przygotowuje wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a następnie ofertę. Zamawiający ma obowiązek zapewnić bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do specyfikacji poprzez zamieszczenie dokumentu na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Zakres specyfikacji warunków zamówienia dla przetargu ograniczonego został uregulowany w artykule sto czterdziestym drugim ustawy ustawie Prawo zamówień publicznych i obejmuje:

- dane kontaktowe zamawiającego: nazwa, adres, numer telefonu, adres e‑mail oraz strona internetowa prowadząca postępowanie,
- adres strony internetowej z dokumentami: miejsce publikacji zmian, wyjaśnień siwz i innych dokumentów związanych z postępowaniem,
- tryb udzielenia zamówienia,
- opis przedmiotu zamówienia,
- informacje o środkach dowodowych,
- termin wykonania zamówienia,
- podstawy wykluczenia,
- informacje o warunkach udziału w postępowaniu,
- informacje o etapach składania podmiotowych środków dowodowych,
- środki komunikacji elektronicznej: sposoby, wymagania techniczne i organizacyjne,
- sposób komunikowania się z wykonawcami w inny sposób niż elektroniczny,
- osoby uprawnione do komunikacji z wykonawcami,
- sposób obliczenia ceny,
- opis kryteriów oceny ofert z wagami i sposobem oceny,
- informacje o procedurach po wyborze oferty i zawarciu umowy,
- projektowane postanowienia umowy,
- pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy.

Ustawa określa również fakultatywne elementy specyfikacji, których zawarcie jest zależne od specyfiki danego postępowania.  Są to:

- podstawy wykluczenia,
- opis i liczba części zamówienia, warunki przy udzielaniu części,
- wymagania dotyczące wadium,
- informacje o zabezpieczeniu należytego wykonania umowy,
- dane o ofertach wariantowych,
- maksymalna liczba wykonawców w umowie ramowej,
- informacje o wizji lokalnej lub sprawdzeniu dokumentów przez wykonawcę,
- waluty obce w rozliczeniach między zamawiającym a wykonawcą,
- planowana aukcja elektroniczna i zwrot kosztów udziału w postępowaniu,
- wymagania dotyczące zatrudnienia,
- zastrzeżenia dotyczące ubiegania się o zamówienie,
- obowiązek osobistego wykonania zadań przez wykonawcę,
- oferty w postaci katalogów elektronicznych.

Zgodnie z treścią ustawy Prawo zamówień publicznych wyznaczony termin na złożenie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie może być krótszy niż 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Zamawiający jest zobowiązany ocenić wszystkie złożone wnioski, w tym dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. O wyniku przeprowadzonej oceny niezwłocznie informuje wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Ustawodawca ustanowił zamknięty katalog przesłanek stanowiących o odrzuceniu wniosków. W konsekwencji zamawiający jest zobligowany do odrzucenia wniosku, jeżeli zostanie spełniona co najmniej jedna ustawowa przesłanka, na przykład został złożony po terminie lub przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia lub niespełniającego warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, lub też wniosek jest niezgodny z przepisami ustawy.

Wykonawcy, którzy spełnili zdefiniowane przez zamawiającego wymogi na etapie składania wniosków, otrzymują zaproszenie do złożenia oferty w terminie nie krótszym niż 30 dni od dnia przekazania zaproszenia. W przetargu ograniczonym zaproszenie do składania ofert jest kolejnym, obok specyfikacji warunków zamówienia, kluczowym dokumentem zamówienia precyzującym warunki niezbędne do złożenia oferty przez wykonawcę. Termin na złożenie ofert jest oznaczony konkretną datą i godziną. W oparciu o warunki oraz kryteria ustalone w wymienionych wyżej dokumentach zamówienia, zamawiający ocenia złożone oferty, dokonując wyboru oferty przedstawiającej najkorzystniejsze warunki. 

W przetargu ograniczonym wykonawca jest uprawniony do składania wniosków o wyjaśnienia oraz zmiany treści SWZ zarówno na etapie składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jak i podczas składania oferty. 

Postępowanie kończy się podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub, jeżeli występują przesłanki ustawowe, jego unieważnieniem. 

Negocjacje z ogłoszeniem

Negocjacje z ogłoszeniem są trybem stosowanym do zamówień klasycznych o wartości równej lub wyższej aniżeli progi unijne. Definicja ustawowa wskazuje, iż jest to tryb udzielania zamówienia, w którym – w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu – wnioski  o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą być składane przez wszystkich zainteresowanych wykonawców. Zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, prowadzi z nimi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert wstępnych oraz składanych na etapie negocjacji.

Po zakończeniu negocjacji wykonawcy są zapraszani do składania ofert ostatecznych.

Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem tylko w przypadku wystąpienia choćby jednej przesłanki wskazanej w ustawie Prawo zamówień publicznych. Katalog jest zamknięty i obejmuje następujące okoliczności: 

- dostępne na rynku rozwiązania nie mogą zaspokoić, bez ich dostosowania, potrzeb zamawiającego, 
- roboty budowlane, usługi lub dostawy obejmują rozwiązania projektowe lub innowacyjne,  
- udzielenie zamówienia wymaga przeprowadzenia negocjacji ze względu na szczególne okoliczności dotyczące jego charakteru, stopnia złożoności lub uwarunkowań prawnych lub finansowych, bądź  z uwagi na ryzyko związane z robotami budowlanymi, dostawami lub usługami, 
- zamawiający nie jest w stanie opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny sposób przez odniesienie do określonej normy, europejskiej oceny technicznej, wspólnej specyfikacji technicznej lub referencji technicznej, 
- w przeprowadzonym uprzednio postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu zostały odrzucone, gdyż zostały złożone po terminie lub ewentualnie zamawiający unieważnił postępowanie ze względu na cenę lub koszt najkorzystniejszej oferty lub też oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

W ramach prowadzonego postępowania zamawiający przygotowuje opis potrzeb i wymagań. Jest to dokument zamówienia precyzujący potrzeby zamawiającego, który umożliwia wykonawcom przygotowanie się do udziału w postępowaniu.

Informacje, które powinny być zawarte w treści opisu to m.in.: nazwa i adres zamawiającego, informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się  z wykonawcami, opis sposobu przygotowania oraz termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Zamawiający ma obowiązek zapewnić na stronie prowadzonego postępowania bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do opisu potrzeb i wymagań.

Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem  o wyjaśnienie treści opisu potrzeb i wymagań w zakresie niezbędnym do złożenia wniosku  o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Termin na złożenie wniosków nie może być krótszy niż 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

Zgodnie z zapisami ustawy Prawo zamówień publicznych do dalszego etapu postępowania, czyli składania ofert wstępnych, zostają zaproszeni wykonawcy, których wnioski nie podlegały odrzuceniu.

Termin składania ofert wstępnych co do zasady nie może być krótszy niż 30 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert wstępnych. Ustawa jednak, w uzasadnionych przypadkach, przewiduje wyznaczenie krótszego terminu.  

Zamawiający bada i dokonuje oceny złożonych ofert wstępnych, stosując odpowiednie przepisy dla sytuacji, w której przewidział możliwość udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez negocjacji, i takiej, gdy nie przewidział tej możliwości.

Ustawa Prawo zamówień publicznych reguluje badanie i ocenę ofert w sytuacji, w której zamawiający przewidział możliwość udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez negocjacji lub podlegających negocjacjom. 

W przypadku prowadzenia negocjacji ofert zamawiający w kolejnym etapie zaprasza do niej wszystkich wykonawców, których oferty wstępne nie podlegały odrzuceniu. Negocjacje ofert nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań oraz kryteriów oceny ofert  i ich wag, określonych przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w opisie potrzeb i wymagań.

Po zakończeniu negocjacji zamawiający sporządza i udostępnia na stronie prowadzonego postępowania specyfikację warunków zamówienia, w tym przypadku stanowiącą doprecyzowanie oraz uzupełnienie informacji już zawartych w opisie potrzeb i wymagań, wyłącznie w zakresie, w jakim było to przedmiotem negocjacji.

Ostatnim etapem jest zaproszenie wszystkich wykonawców pozostałych w postępowaniu do złożenia ofert ostatecznych. Oferty podlegają ocenie, najkorzystniejsza zaś zostaje wybrana. Z wykonawcą zostaje zawarta umowa. Zamawiający może unieważnić postępowanie, jeżeli zachodzą ku temu przesłanki wskazane w ustawie.

Dialog konkurencyjny

Dialog konkurencyjny to tryb udzielenia zamówienia, w którym – w odpowiedzi na ogłoszenie  o zamówieniu – wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą zostać złożone przez wszystkich zainteresowanych wykonawców. Zamawiający prowadzi dialog z zaproszonymi do udziału w nim wykonawcami w zakresie zaproponowanych przez nich rozwiązań. Po zakończeniu dialogu zaprasza ich do składania ofert. Procedura ta została przewidziana dla zamówień o szczególnie złożonym charakterze, w których zamawiający korzysta z wiedzy profesjonalistów w celu prawidłowego sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia. Z taką sytuacją mamy do czynienia np. przy realizacji dużych projektów zintegrowanej infrastruktury transportowej.  

Przeprowadzenie postępowania w trybie dialogu konkurencyjnego odbywa się według ustawowo określonego schematu, obejmującego szereg następujących po sobie czynności.

Wszczęciem postępowania jest przekazanie ogłoszenia o zamówieniu do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Od dnia publikacji ogłoszenia zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania opis potrzeb i wymagań. W odpowiedzi na ogłoszenie wszyscy zainteresowani wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Zamawiający bada złożone wnioski, sprawdzając m.in., czy wykonawcy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz czy istnieją podstawy do ich wykluczenia. Wykonawcy, których wnioski przeszły pozytywną ocenę, otrzymują zaproszenie do udziału w dialogu konkurencyjnym. W ramach prowadzonego dialogu zamawiający może omówić z wykonawcami wszystkie warunki zamówienia. Dialog ma na celu ustalenie rozwiązań, które w najpełniejszy sposób zrealizują potrzeby zamawiającego. Po zakończeniu dialogu, na podstawie zgromadzonych informacji oraz w oparciu o przedstawione rozwiązania, zamawiający sporządza i udostępnia wykonawcom specyfikację warunków zamówienia. Wykonawcy, z którymi zamawiający prowadził dialog, oraz ci, którzy nie zostali wyeliminowani w poprzednich etapach postępowania, otrzymują zaproszenie do złożenia ofert. Po otrzymaniu ofert zamawiający dokonuje ich oceny i wybiera najkorzystniejszą ofertę. Zamawiający udziela zamówienia, o ile nie zachodzą określone w Prawie zamówień publicznych przesłanki unieważnienia postępowania.

Zastosowanie trybu dialogu konkurencyjnego ma charakter fakultatywny. Zamawiający może udzielić zamówienia w tym trybie, jeżeli wystąpi co najmniej jedna  z przesłanek:

- brak dostępnych na rynku rozwiązań spełniających potrzeby zamawiającego bez ich modyfikacji,
- zakres robót budowlanych, dostaw lub usług obejmuje rozwiązania projektowe lub innowacyjne,
- charakter, złożoność, uwarunkowania prawne, finansowe lub ryzyko związane z zamówieniem wymagają wcześniejszych negocjacji,
- zamawiający nie może opisać precyzyjnie przedmiotu zamówienia za pomocą określonej normy, europejskiej oceny technicznej, wspólnej specyfikacji technicznej lub referencji technicznej,
- w poprzednim postępowaniu (przetargu nieograniczonym lub ograniczonym) wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału zostały odrzucone.

Wystąpienie którejkolwiek z wymienionych okoliczności nie nakłada na zamawiającego obowiązku wszczęcia postępowania  w owym trybie, a jedynie daje mu taką możliwość.  

Negocjacje bez ogłoszenia

Negocjacje bez ogłoszenia to tryb dla postępowań o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. Zgodnie zapisami ustawy Prawo zamówień publicznych ów tryb postępowania polega na tym, że zamawiający najpierw negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert.  

Ustawa Prawo zamówień publicznych określa przesłanki zastosowania trybu negocjacji bez ogłoszenia. Jest to katalog zamknięty i musi wystąpić co najmniej jedna z okoliczności w nim wskazanym, aby zamawiający miał możliwość wyboru tego trybu. 

Za wszczęcie postępowania uznaje się zaproszenie do negocjacji zainicjowane przez zamawiającego, skierowane do wybranych wykonawców. W celu zapewnienia konkurencji liczba zaproszonych wykonawców nie może być mniejsza niż trzech. Wyjątek stanowi specjalistyczny charakter zamówienia, wówczas zaproszenie musi być skierowane do co najmniej dwóch wykonawców.

Zamawiający zaprasza do negocjacji co najmniej tych wykonawców, którzy złożyli oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w uprzednio przeprowadzonych postępowań. Dzieje się tak, jeżeli przesłanką do zastosowania tego trybu jest: 

- brak wniosków o dopuszczenie do udziału lub złożenie wniosku przez wykonawcę, który podlega wykluczeniu, nie spełnia warunków udziału lub nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia – środka dowodowego potwierdzającego brak podstaw wykluczenia bądź spełnienie warunków udziału w postępowaniu, innych dokumentów lub oświadczeń w uprzednio przeprowadzonym postępowaniu w trybie przetargu ograniczonego, 
- brak ofert lub ich złożenie o treści niezgodnej z warunkami zamówienia w uprzednio przeprowadzonym postępowaniu w trybie przetargu  nieograniczonego. 

Kolejnym etapem postępowania są poufne negocjacje między zamawiającym a zaproszonymi wykonawcami. Rozmowy mają na celu doprecyzowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków umowy. Po zakończonych negocjacjach oraz poinformowaniu o tym wszystkich wykonawców, zamawiający zaprasza pozostałych w postępowaniu wykonawców do składania ofert. Poza zaproszeniem zamawiający ma również obowiązek przekazać wykonawcom specyfikację warunków zamówienia. Następnie bada i ocenia złożone oferty oraz dokonuje kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona. 

Zamówienie z wolnej ręki

Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia o wartości zarówno poniżej, jak i powyżej progów unijnych. Tryb ten wyłącza konkurencję oraz przyspiesza procedury udzielenia zamówienia. Zamawiający prowadzi negocjacje tylko z jednym wykonawcą. Negocjacje te mają na celu wspólne ustalenie postanowień umowy. Ustawa Prawo zamówień publicznych dopuszcza w toku negocjacji komunikację ustną. Stanowi to wyjątek od zasady komunikacji elektronicznej w postępowaniach  o zamówienie publiczne. Komunikacja ustna zgodnie z regulacją ustawową wymaga udokumentowania.  

Zamawiający może zastosować tryb z wolnej ręki tylko i wyłącznie w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z ustawowych przesłanek:

- dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z powodów technicznych lub ochrony praw wyłącznych określonych przepisach, a nie ma sensownej alternatywy lub rozwiązania zastępczego, a brak konkurencji nie wynika z celowego zawężenia parametrów zamówienia,
- zamówienie udzielane jest przez zamawiającego, który sprawuje kontrolę nad osobą prawną,
- zamówienie udzielane jest przez zamawiającego, który sprawuje kontrolę nad innym zamawiającym lub nad inną osobą prawną kontrolowaną przez tego samego zamawiającego, a spełnione są warunki,
- zamówienie udzielane jest przez zamawiającego, który wspólnie z innymi zamawiającymi sprawuje kontrolę nad daną osobą prawną, która odpowiada kontroli sprawowanej przez nich nad własnymi jednostkami, a spełnione są warunki,
- umowa musi być zawarta między co najmniej dwoma zamawiającymi, którzy ustalają współpracę w celu zapewnienia wykonania usług publicznych w interesie publicznym.

Wybór trybu z wolnej ręki musi mieć należyte uzasadnienie prawne i faktyczne, to zaś wymaga od zamawiającego rzetelnego przeprowadzenia etapu przygotowawczego.  

Zamawiający wszczyna postępowanie poprzez przesłanie wybranemu Wykonawcy zaproszenia do negocjacji, do którego dołączane są niezbędne załączniki; ich wybór stanowi autonomiczną decyzję Zamawiającego. Przekazane dokumenty muszą zawierać projektowe postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego.  

Zamawiający po wszczęciu postępowania może przekazać ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej – dotyczy to zamówienia o wartości powyżej progów unijnych – lub zamieścić je w Biuletynie Zamówień Publicznych – gdy wartość zamówienia jest niższa niż progi unijne. W przypadku zamówień z wolnej ręki, tzw. in‑hous, ustawodawca wymaga zamieszczenia ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych przed udzieleniem zamówienia niezależnie od ich wartości. 

Następnym etapem postępowania są negocjacje, podczas których strony precyzują przedmiot zamówienia oraz ustalają ostateczne warunki podpisania umowy. Umowa w sprawie zamówienia publicznego zawierana jest pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. W przypadku zamówień powyżej progów unijnych wykonawca nie później niż z chwilą zawarcia umowy składa oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz podmiotowe środki dowodowe.

W przypadku zamówień poniżej progów unijnych zamawiający ma możliwość odstąpienia od żądania złożenia wspomnianego oświadczenia. Jeżeli w trybie z wolnej ręki negocjacje nie doprowadziły do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający unieważnia postępowanie.  

Zamawiający zobowiązany jest zamieścić ogłoszenie o wyniku postępowania odpowiednio w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazać je do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania.

Zamawiający w terminie 30 dni od dnia wykonania umowy zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wykonaniu umowy.  

Partnerstwo innowacyjne

Partnerstwo innowacyjne to tryb dwuetapowy i negocjacyjny, mający zastosowanie dla zamówień zarówno o wartości mniejszej niż progi unijne, jak i zamówień o wartości równej lub przekraczającej owe progi. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie partnerstwa innowacyjnego w przypadku zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane, które w momencie inicjowania procedury nie są dostępne na rynku. W ramach prowadzonego postępowania dokonuje się stworzenia przedmiotu zamówienia, jak i zakupu jego komercyjnych ilości. Wobec powyższego zamawiający jest zobowiązany do dokonania uprzednio rzetelnego rozpoznania rynku, potwierdzającego faktyczną niedostępność poszukiwanego produktu, usługi lub robót budowlanych.  

W pierwszym etapie procedury zamawiający dokonuje wyboru wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu, drugi natomiast służy wyborowi oferty lub ofert, które stanowią podstawę zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 

Zamawiający wszczyna postępowanie poprzez publikację ogłoszenia o zamówieniu w trybie partnerstwa innowacyjnego. W odpowiedzi na nie zainteresowani wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. W przypadku zamówień powyżej progów unijnych termin na składanie wniosków nie może być krótszy niż 30 dni, natomiast w przypadku zamówień poniżej progów unijnych – 7 dni od dnia przekazania ogłoszenia do publikacji lub odpowiednio jego zamieszczenia. Wykonawcy, których wnioski nie podlegają odrzuceniu, zostają jednocześnie zaproszeni do składania ofert wstępnych. Termin na złożenie ofert dla zamówień powyżej progów unijnych nie może być krótszy niż 30 dni, zaś dla zamówień poniżej progów w przypadku robót budowlanych nie krótszy niż 14 dni od dnia przekazania zaproszenia. Oferty wstępne podlegają ocenie i badaniu przez zamawiającego. Do kolejnego etapu, czyli negocjacji, zostają zaproszeni wykonawcy, których oferty nie zostały wstępnie odrzucone. Negocjacje nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań oraz ustalonych kryteriów oceny ofert. Po zakończeniu negocjacji zamawiający przygotowuje doprecyzowany opis potrzeb i wymagań w zakresie objętym przedmiotem negocjacji. Zamawiający zaprasza do składania ofert ostatecznych wykonawców, z którymi prowadził negocjacje i którzy nie zostali wyeliminowani z postępowania na poszczególnych etapach. Oferty ostateczne obejmują prace badawczo‑rozwojowe, których celem jest opracowanie innowacji. Zgodnie z art. 204 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający może wybrać kilka ofert złożonych przez wykonawców. Warunkiem jest uprzednie podjęcie decyzji o ustanowieniu partnerstwa innowacyjnego z kilkoma partnerami prowadzącymi prace badawczo‑rozwoje i wskazanie takiej możliwości w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w opisie potrzeb i wymagań.  Do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego realizowanego w trybie partnerstwa innowacyjnego zastosowanie mają ogólne przepisy Prawa zamówień publicznych dotyczące umów. W przypadku ustanowienia partnerstwa innowacyjnego z kilkoma partnerami, którzy prowadzą odrębne prace badawczo‑rozwoje, umowa zawierana jest z każdym partnerem. Wówczas zamawiający jest zaangażowany jednocześnie w realizację kilku umów w sprawie zamówienia publicznego, które mogą prowadzić do stworzenia innowacji.

Zamawiający wybiera najkorzystniejsze rozwiązanie lub rozwiązania przy zastosowaniu obiektywnych kryteriów oraz dokonuje zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych będących wynikiem prowadzonych prac badawczo‑rozwojowych od jednego lub kilku partnerów.  

Aukcja elektroniczna

Aukcja elektroniczna, w świetle ustawy Prawo zamówień publicznych, nie jest odrębnym trybem udzielenia zamówienia publicznego, a jedynie w pełni zautomatyzowanym sposobem kontynuacji postępowań prowadzonych w określonych ustawą trybach. Do udziału w aukcji zamawiający jest zobligowany zaprosić wszystkich wykonawców, którzy nie podlegają wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu i złożyli oferty lub wnioski niepodlegające odrzuceniu.

Obligatoryjną treść zaproszenia określają zapisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

W zaproszeniu zamawiający informuje wykonawcę o:
- wyniku oceny jego oferty,
- minimalnych wartościach postępowań w aukcji,
- termin otwarcia aukcji elektronicznej,
- termin i warunki zamknięcia aukcji elektronicznej,
- sposób oceny ofert w aukcji elektronicznej,
- formułę matematyczną w aukcji elektronicznej,
- harmonogram aukcji elektronicznej.

Wykonawca nie ma obowiązku uczestniczenia w aukcji, zachowując wartość oferty, którą złożył we wstępnej fazie postępowania. 

Wykorzystanie aukcji elektronicznej pozwala na zwiększenie konkurencyjności składanych ofert poprzez uzyskanie nowych, obniżonych cen lub nowych wartości w zakresie niektórych elementów ofert, które zgodnie z przyjętymi kryteriami podlegają ocenie. Prowadzenie aukcji elektronicznej nie jest możliwe w przypadku postępowań realizowanych w trybie dialogu konkurencyjnego, partnerstwa innowacyjnego, negocjacji bez ogłoszenia oraz zamówienia z wolnej ręki. W przypadku zarówno zamówień, których wartość przekracza progi unijne, jak i zamówień o wartości nieprzekraczającej progów unijnych, skorzystanie z aukcji elektronicznej jest uzależnione od spełnienia określonych warunków, tj.: 

- wskazania przez zamawiającego takiej możliwości w ogłoszeniu o zamówieniu, 
- określenia w dokumentach zamówienia warunków zamówienia, 
- możliwości sklasyfikowania świadczeń za pomocą metod automatycznej oceny, 
- wpływu co najmniej dwóch ofert, które nie podlegają odrzuceniu. 

Aukcję elektroniczną można zastosować tylko wtedy, gdy wartości jej poddane mogą podlegać automatycznej ocenie, czyli są wyrażone w liczbach lub procentach. Odpowiedni system teleinformatyczny ma wówczas możliwość dokonania automatycznej oceny, przyznania punktacji oraz kwalifikacji ofert. System realizuje aukcję automatycznie, przy uwzględnieniu informacji przekazanych wykonawcom w ramach ogłoszenia o zamówieniu oraz udostępnionych dokumentów zamówienia.  Informację o elementach oferty, które będą podlegały aukcji, zamawiający ponownie przekazuje wykonawcom w treści zaproszenia do udziału w aukcji.

Zamawiający nie ma obowiązku wykorzystać do aukcji wszystkich kryteriów, które były oceniane  w ramach danego postępowania. Jeżeli zamawiający zdecyduje, że tylko część kryteriów będzie przedmiotem oceny w toku aukcji, taką informację jest zobowiązany zamieścić w ogłoszeniu  o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Tym samym proces składania postąpień odbywa się bez ingerencji zamawiającego oraz innych uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.   

W toku aukcji zamawiający jest zobowiązany informować wykonawców o ich aktualnych punktacjach oraz o punktach przyznanych ofercie najwyżej sklasyfikowanej, co umożliwia składanie kolejnych postąpień. Postąpienia składane są przez wykonawców za pomocą udostępnionego przez zamawiającego formularza elektronicznego zamieszczonego na stronie internetowej. W obowiązku zamawiającego jest zapewnienie odpowiednio funkcjonującej platformy aukcyjnej.

Zgodnie z zapisami ustawy Prawo zamówień publicznych postąpienia w aukcji składane są w formie elektronicznej, co oznacza, że dla zachowania ważności muszą być opatrzone kwalifikowalnym podpisem elektronicznym. Ostatnie postąpienie wykonawcy jest wiążące i traktowane jako oferta podlegająca ocenie i badaniu przez zamawiającego. 

Na tym etapie zamawiający wzywa również do złożenia podmiotowych środków dowodowych   – w przypadku postępowań unijnych w oparciu o aktualne dokumenty potwierdzające jego kwalifikacje, zaś w przypadku postępowań krajowych – dokumenty, których wymagalność zawarł w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Dowodowe środki podmiotowe stanowią podstawę dokonania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.  

Dynamiczny system zakupów

Dynamiczny system zakupów (DSZ) to ograniczony w czasie elektroniczny mechanizm dokonywania zamówień publicznych, które obejmują powszechnie dostępne usługi, dostawy lub roboty budowlane. Nie jest to standardowy tryb udzielania zamówienia, lecz raczej alternatywny sposób pozyskiwania dostaw, usług lub prac budowlanych.

Jak wyjaśniono w motywie 63 preambuły dyrektywy klasycznej, DSZ pozwala zamawiającemu na skorzystanie z szerokiego spektrum ofert, co zapewnia optymalne wykorzystanie środków publicznych poprzez stworzenie konkurencyjnego otoczenia dla ogólnie dostępnych lub standardowych produktów, prac budowlanych lub usług, które są powszechnie dostępne na rynku.

Ustawodawca wprowadza pewne ograniczenia dotyczące korzystania z DSZ. Pierwsze z tych ograniczeń dotyczy wartości zamówienia. Kiedy wartość zamówienia osiąga progi unijne, zamawiający ma możliwość ustanowienia DSZ. Wartość DSZ jest określana jako łączna wartość zamówień, które zostaną zrealizowane w ramach tego systemu w okresie jego obowiązywania. Oznacza to, że istotna jest maksymalna wartość wszystkich zamówień, które zamawiający planuje udzielić w ramach DSZ.

W skrócie, DSZ to elastyczny mechanizm umożliwiający zamawiającemu skorzystanie z konkurencji i szerokiej gamy ofert na rynku usług, dostaw lub robót budowlanych, szczególnie w przypadku powszechnie dostępnych lub standardowych produktów. Jednak jego stosowanie podlega określonym warunkom, w tym wartości zamówienia, rodzaju zakupów i sposobu komunikacji w systemie.