RN8AESC61RZVU
Gradika dekoracyjna przedstawiająca skryptorium z księgami i papirusami. W centralnej części na pulpicie leży stara księga oświetlona światłem świecy stojącej obok pulpitu.

I_P_W07_M04 Struktura dokumentu - klucz do przejrzystości

Spisy elementów w edytorze tekstu

Czasem dokument wymaga wprowadzenia rysunków, tabeli, czy wykresów. Wiele dokumentów i publikacji ma ściśle określone wytyczne, według których, w pliku powinny znaleźć się indeksy i spisy. W tym celu niezbędna jest umiejętność prawidłowego przygotowania różnych elementów, które następnie ujmiemy w takim właśnie spisie. Poznaj praktyczne sposoby, dzięki którym dokument będzie czytelny i uporządkowany.

Ciekawostka

Pierwowzory spisów treści można znaleźć już w manuskryptach średniowiecznych, gdzie skrybowie tworzyli listy rozdziałów, aby ułatwić czytanie i odnalezienie ważnych fragmentów tekstu. Były one jednak przygotowywane ręcznie i zajmowały sporo czasu.

Twoje cele
  • Prześledzisz zasady wstawiania indeksów w dokumencie.

  • Przeanalizujesz, jak zaktualizować indeks.

  • Stworzysz spisy rysunków i tabel.

Microsoft Word

Spis ilustracji

Aby stworzyć spis ilustracji, należy kliknąć miejsce w dokumencie, w którym chcemy wstawić taki element. Następnie wybieramy opcję OdwołaniaWstaw spis ilustracji. Można dostosować Format oraz Opcje | Spis ilustracji w oknie dialogowym, a potem – za pomocą OK – zatwierdzić nasze wybory.

R126Q31P8KFA3
Rys. 1. Okno dotyczące spisu ilustracji.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Gdy dodajemy, zmieniamy albo usuwamy ilustracje, możemy dokonać aktualizacji spisu ilustracji. W tym celu wykorzystujemy opcję Aktualizuj spis.

R1XKBUVTBTDNH
Rys. 2. Aktualizacja spisu ilustracji.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Zaznaczając lub usuwając zaznaczenie pól wyboru w oknie definiowania spisu, możemy pokazywać bądź ukrywać numery stron, zmieniać postać znaków wiodących przed numerami stron (mają one postać kropek), zmieniać format spisu, wreszcie dołączyć lub ukryć etykietę i numer. Nie zmieniamy natomiast samej etykiety podpisu – wskazuje ona rodzaj spisu (rysunek, mapa, tabela itd.).

Spis treści

Spis treści to element, który w dużych dokumentach (np. w pracy magisterskiej) jest obowiązkowy.

Program Microsoft Word umożliwia stworzenie automatycznego spisu treści, dzięki temu styl każdego z elementów nadrzędnych i podrzędnych w spisie będzie jednakowy. Ponadto automatyczne tworzenie spisu treści jest ważne ze względu na możliwość aktualizowania go za każdym razem, gdy dojdzie do zmian w treści.

W programie Microsoft Word – w łatwy sposób – można wygenerować spis treści, złożony z wielu rozdziałów, podrozdziałów, spisów ilustracji i tabel. Do dyspozycji mamy różne style, które umożliwiają dopasowanie formatu spisu treści do całego dokumentu oraz wymogów formalnych, podanych przez daną redakcję. Pierwszym krokiem do stworzenia spisu treści jest odpowiednie oznaczenie nagłówków w tekście. Program Microsoft Word posiada wbudowane style nagłówków. Korzystając z tego elementu, należy oznaczyć zdania nagłówkowe (czyli tytuły kolejnych rozdziałów) i wybrać odpowiedni styl.

Gdy już nagłówki są oznaczone w tekście, można rozpocząć tworzenie samego spisu treści. Pierwszą czynnością powinno być kliknięcie w miejsce, w którym spis treści ma być wstawiony. W pracy magisterskiej jest to zwykle początek dokumentu, tuż po stronie tytułowej. Następnie wybieramy zakładkę Odwołania i odnajdujemy sekcję Spis treści. Należy kliknąć przycisk Spis treści. Działanie to spowoduje dodanie spisu treści.

RDPB368FJA4VN
Rys. 3. Dodawanie spisu treści.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Po dodaniu spisu treści, warto ten element dopasować do własnych wymagań. Spis treści formatuje się poprzez wybór opcji Odwołania, następnie Spis treściWstaw spis treści. Po wykonaniu tych czynności, otwiera się okno Spis treści, umożliwiające dokonanie koniecznych zmian.

RAT86K5PHN71N
Rys. 4. Dostosowanie spisu treści.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Po otworzeniu okna możliwe jest wprowadzenie odpowiednich ustawień, takich jak:

  • Określenie, czy w spisie treści mają się pojawić numery stron.

  • Wstawienie numerów stron – jest zalecane w przypadku dokumentu, takiego jak praca magisterska, który jest recenzowany po wydrukowaniu. Brak numeracji stron dotyczy dokumentów elektronicznych – użytkownicy poruszają się po nich poprzez klikanie w hiperłącze (link) w spisie treści.

  • Określenie,  do której strony powinny być wyrównane numery stron.

  • Możliwy jest wybór znaku, który będzie oddzielał nazwę nagłówka oraz numer strony. W przypadku pracy magisterskiej sugeruje się pozostawienie ustawienia domyślnego. Po modyfikacji ustawień spisu treści konieczne jest kliknięcie przycisku OK. Aby zmiany pojawiły się w spisie treści, należy kliknąć przycisk Aktualizuj spis w sekcji Spis treści.

RB9EPQGRD9NKG
Rys. 5. Modyfikacja ustawień spisu treści.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Spis tabel, wykresów

Spisu tabel i wykresów możesz dokonać, używając opcji Odwołania | Wstaw podpis.

RQOATQZONXSK4
Rys. 6. Wstawianie spisu tabel i wykresów.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Używając tej opcji, możemy wstawić zarówno spis tabel, jak i wykresów. Jeśli edytujemy jakiś wykres lub tabelę, dodajemy lub usuwamy element, możemy dokonać aktualizacji spisu, używając opcji Aktualizuj spis na karcie Odwołania.

Możemy też użyć prawego przycisku myszy i wybrać polecenie Aktualizuj pole, po czym – w pojawiającym się oknie dialogowym – zaznaczyć, które elementy chcemy zaktualizować.

RLQVD6U7FVZVG
Rys. 7. Aktualizacja pola.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Indeks

Aby sporządzić indeks, należy znać jego praktyczne zastosowanie.

Indeksy to alfabetyczne wykazy nazwisk, nazw lub pojęć ważnych dla danej publikacji, zaopatrzone w tak zwane wskaźniki cyfrowe odpowiadające numerom stronic, na których owe nazwiska, nazwy lub pojęcia są omawiane. Indeksy należą do materiałów informacyjno‑pomocniczych publikacji. Mają za zadanie dopomóc w szybkim odnalezieniu w tekście publikacji interesującego czytelnika nazwiska bądź zagadnienia. Zamieszcza się je w książkach naukowych, poradnikach oraz obszerniejszych podręcznikach.

Należy dodać, że indeks zamieszcza się na końcu publikacji, przed spisem tabel i spisem treści (jeśli umieszczono go na końcu). Aby wstawić indeks, używamy karty OdwołaniaWstaw indeks.

R1EU7LATSXJDT
Rys. 8. Wstawianie indeksu.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

LibreOffice

Aby skutecznie poruszać się w obszarze dostępnych spisów elementów w edytorze LibreOffice, należy skorzystać z Nawigatora – wybieramy go z menu Widok.

R1RF4JX6682NK
Rys. 9. Nawigator w edytorze tekstu LibreOffice.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Spis treści

Automatyczny spis treści wymaga w menu Style utworzenia zdefiniowanych stylów akapitów nagłówków dla każdego tytułu, który ma się znaleźć w spisie.

Aby wstawić automatyczny spis treści, o którego zaletach wspomniano przy opisie działania programu Word, należy kliknąć w miejsce dokumentu, w którym chcemy wstawić spis. Następnie wybieramy kolejno polecenia: Wstaw, następnie Spis treści i indeks oraz Spis treści, indeks lub bibliografiabibliografiabibliografia.

R1V9PV8PPXF99
Rys. 10. Wstawianie spisu elementów różnego typu.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

W polu Typ wybieramy Spis treści. Następnie wybieramy potrzebne opcje (po prawej stronie widoczny jest roboczy podgląd) i klikamy OK.

R9jmtO81OoFPa
Rys. 11. Tworzenie automatycznego spisu treści.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Spis tabel, wykresów, ilustracji

Aby wstawić automatyczny spis tabel (a także wykresów i ilustracji), nazywany w edytorze LibreOffice indeksem tabel, należy najpierw opisać każdą z tabel w oknie wstawiania tabel. Wybieramy menu Tabela | Wstaw tabelę i wpisujemy konieczne parametry.

RL6OLX5BQ2H2S
Rys. 12. Spis tabel.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Następnie należy postępować w sposób podobny do tworzenia spisu treści: Wstaw | Spis treści i indeks | Spis treści, indeks lub bibliografia. W polu Typ wskazujemy Indeks tabel. Następnie wybieramy potrzebne opcje (po prawej stronie widoczny jest roboczy podgląd) i klikamy OK.

Rpdge1h3RTL1I
Rys. 13. Tworzenie automatycznego indeksu tabel.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Indeks alfabetyczny

Indeks alfabetyczny służy do nawigacji i wyszukiwania słów kluczowychsłowa kluczowesłów kluczowych w publikacji, np. nazwisk, pojęć lub zagadnień występujących w publikacji. Układ alfabetyczny, oczywiście, ułatwia wyszukiwanie.

Zanim stworzymy indeks, najpierw musimy wstawić wpisy indeksowe. Wybieramy z menu Wstaw, następnie Spis treści i indeksWpis indeksu. Tutaj wpisujemy hasła, które mają znaleźć się w spisie indeksu.

R1MB893DAE5DH
Rys. 14. Wstawianie indeksu.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.

Gdy ustalimy wpisy indeksowe, tworzymy spis czyli indeks. W programie LibreOffice Writer indeks alfabetyczny wstawia się klikając w miejsce, w którym ma się pojawić. Jak wspomniano, indeks zamieszcza się na końcu publikacji. Następnie wybieramy z menu Wstaw | Spis treści i indeks | Spis treści, indeks lub bibliografia. Na końcu wybieramy Typ czyli Indeks alfabetyczny.

R1ZnMTxgMonxR
Rys. 15. Tworzenie automatycznego indeksu alfabetycznego.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY 3.0.

Aktualizacja spisu

Ważną funkcją automatycznego spisu elementów w edytorze jest jego bieżące lub końcowe aktualizowanie. Edytor LibreOffice oferuje taką funkcję. Można ją zastosować do rodzajów spisu, takich jak: spis tabel, indeks, spis ilustracji, indeks alfabetyczny.

W programie LibreOffice Writer aktualizację można wykonać na dwa sposoby:

  1. Klikamy w spis treści prawym przyciskiem, następnie wybieramy opcję Zaktualizuj indeks.

  2. Wybieramy z menu Narzędzia opcję: Aktualizuj, następnie: Wszystkie indeksy i spisy.

Polecenie 1

Zapoznaj się z prezentacją. Zwróć uwagę na najważniejsze elementy w poszczególnych spisach. Wypisz je w notatce, w formie wypunktowania.

R5vBxflJTKqqZ
Wybierz jedno nowe słowo poznane podczas dzisiejszej lekcji i ułóż z nim zdanie.
RMPTdePnapYoT1
Wybierz jedno nowe słowo poznane podczas dzisiejszej lekcji i ułóż z nim zdanie.
Źródło: Contentplus.pl sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.
Polecenie 2

W prezentacji zwrócono uwagę na różne formy spisu treści. Sprawdź, jakie możliwości w tym zakresie ma edytor Microsoft Word lub LibreOffice. Następnie wypisz sposób postępowania przy tworzeniu nietypowych spisów treści w wybranym edytorze.

RM3kUtt7JTqDl
Wybierz jedno nowe słowo poznane podczas dzisiejszej lekcji i ułóż z nim zdanie.
RmMYUcAO2kTZe1
Ćwiczenie 1
W celu wstawienia indeksu należy zastosować kartę Możliwe odpowiedzi: 1. Wstawianie, 2. Projektowanie, 3. Odwołania, 4. Narzędzia główne
R1ITD9YN7tZBo1
Ćwiczenie 2
W celu aktualizacji spis treści należy na karcie Odwołania użyć opcji Możliwe odpowiedzi: 1. Wstaw podpis, 2. Oznacz wpis, 3. Aktualizuj spis, 4. Wstaw indeks
RKqn99qql7Fiv1
Ćwiczenie 3
Wysłuchaj nagrania abstraktu, ułóż do niego pytania i zadaj je koledze.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.
RKsvbViH6RzY3
Ćwiczenie 4
Przypomnij sobie tytuł abstraktu, wysłuchaj nagrania i spróbuj zaproponować własny temat dla dzisiejszej lekcji.
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.
R16JX6OPC29GX
Źródło: Contentplus.pl Sp. z o.o., licencja: CC BY-SA 3.0.
R1NT8nrSSGOBK1
Ćwiczenie 5
Pierwszym krokiem do stworzenia spisu treści jest odpowiednie oznaczenie Tu uzupełnij w tekście. Gdy już nagłówki są oznaczone, w tekście można rozpocząć tworzenie samego spisu treści. Pierwszą czynnością powinno być kliknięcie Tu uzupełnij, w którym spis treści ma być wstawiony. Następnie, wybieramy zakładkę Tu uzupełnij i w należy odnaleźć sekcję Tu uzupełnij. Tam znajduje się przycisk „spis treści”, który należy kliknąć. Kliknięcie w przycisk spowoduje Tu uzupełnij spisu treści.
RTS4uLDkCwfs3
Ćwiczenie 6
Uzupełnij zdanie Aby wykonać aktualizację spisu treści należy użyć opcji 1. Wstawianie, 2. Odwołanie
R1Pw9ZzPzjhtE
Ćwiczenie 7
Uporządkuj pary Odwołania Możliwe odpowiedzi: 1. Wstaw spis tabel, 2. Wstaw indeks, 3. Aktualizuj spis Wstaw podpis Możliwe odpowiedzi: 1. Wstaw spis tabel, 2. Wstaw indeks, 3. Aktualizuj spis Aktualizacja spisu treści Możliwe odpowiedzi: 1. Wstaw spis tabel, 2. Wstaw indeks, 3. Aktualizuj spis
R83IvbJ4wwzbX
Ćwiczenie 8
Ułóż w kolejności czynności prowadzące do wstawiania spisu rysunków Elementy do uszeregowania: 1. Wybor karty Odwołania, 2. Wybór karty Wstaw podpis, 3. Zatwierdzenie OK, 4. Wybór etykiety rysunek
R16vcFQhDNS9q
Ćwiczenie 9
Umieszczając indeks w dokumencie: Możliwe odpowiedzi: 1. możemy wybrać dowolną liczbę kolumn, 2. zawsze mamy jedną lub dwie kolumny, 3. musimy liczyć się z tym, że liczba kolumn jest zależna od wybranego rodzaju indeksu i nie da się jej zmodyfikować
R1EGRGFkW3QKq
Ćwiczenie 10
Oznaczyliśmy hasła i na ich podstawie wstawiliśmy do dokumentu indeks. Okazało się jednak, że w kilku hasłach jest błąd. Zmieniliśmy więc oznaczenie tych haseł w całym dokumencie. Możliwe odpowiedzi: 1. Możemy teraz zaktualizować indeks., 2. Musimy usunąć indeks i wstawić go na nowo., 3. Musimy te same zmiany nanieść ręcznie bezpośrednio w indeksie.
Ćwiczenie 11

Zapisz załączony plik i otwórz go w edytorze tekstu. Znajdź w dokumencie wyraz „Brętowa” i oznacz go jako hasło indeksu. W polu Wpis główny wpisz „Brętowo”. Następnie oznacz wyraz „Oliwie”, również wprowadzając we Wpisie głównym formę podstawową „Oliwa”. Ponadto oznacz następujące wyrazy i frazy: Boże Ciało, Gdańsk, Czarnej Madonny (pamiętaj o właściwej formie).

R1Xs8PtlwlAu2

Przycisk do pobrania pliku DOCX z treścią zadania.

Plik DOCX o rozmiarze 23.85 KB w języku polskim
RCeSqi75SSz1W

Przycisk do pobrania pliku ODT z treścią zadania.

Plik ODT o rozmiarze 42.66 KB w języku polskim
Ćwiczenie 12

Jeśli hasła są już oznaczone, przejdź na koniec dokumentu i wstaw znak podziału strony. Na nowej stronie umieść indeks.

Ćwiczenie 13

Wróć do dokumentu i oznacz – jako hasła indeksu – wyrazy: Jelitkowie oraz Tatr. Zaktualizuj indeks.

Ćwiczenie 14

Zapisz załączone pliki. Następnie wstaw pierwsze z nich na pierwszej stronie, drugie na trzeciej stronie i trzecie na czwartej stronie. Podpisz zdjęcia.

R1QwWFarhxxxD
Gdańsk Brętowo
Źródło: Artur Andrzej, dostępny w internecie: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/b/b0/Gda%C5%84sk_Br%C4%99towo.JPG [dostęp 17.07.2020].
R17DXTSE35N69
Robot Elektrybałt. Centrum Nauki Kopernik w Warszawie
Źródło: Klarqa, dostępny w internecie: https://pl.wikipedia.org/wiki/Plik:Robot_Elektryba%C5%82t._Centrum_Nauki_Kopernik_w_Warszawie.jpg [dostęp 17.07.2020].
R1RMKKMUP6K12
Jelitkowo
Źródło: Panek, 17.07.2020, dostępny w internecie: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/8/8c/Jelitkowo_zima.jpg.

Włącz zawijanie tekstu dla pierwszych dwóch zdjęć: góra i dół, dla trzeciego – przyleganie.

Ćwiczenie 15

Przejdź na koniec dokumentu. Wstaw znak podziału strony poniżej indeksu. Na nowej stronie wstaw spis ilustracji.

Słownik

aparat informacji wewnętrznej tekstu
aparat informacji wewnętrznej tekstu

wszystkie elementy tekstu, poza tekstem głównym (ciągłym); należą do niego: spisy treści, bibliografia, przypisy, spisy tabel i indeksy; występuje głównie w tekstach naukowych, popularnonaukowych

bibliografia
bibliografia

(gr. biblion – księga oraz gráphō – piszę) uporządkowany – według określonych kryteriów – spis książek, druków, czasopism, artykułów oraz dokumentów

słowa kluczowe
słowa kluczowe

(ang. keywords) wyraz lub zespół wyrazów charakterystycznych dla danego tekstu, związany z daną tematyką lub branżą