E-materiały do kształcenia zawodowego

Jaki to dokument?

EKA.03 Opracowywanie materiałów archiwalnych -  technik archiwista 441403 

bg‑azure

Słownik pojęć dla e‑materiału

1
1
Wskazówki do korzystania ze słownika pojęć

Słownik posiada strukturę listy. Znajdują się w nim występujące w e‑materiale pojęcia wraz z ich definicjami. Pod każdym pojęciem znajduje się link do odpowiedniego multimedium, w którym występuje dane pojęcie.

W górnej części słownika znajduje się pole do filtracji pojęć. Aby odnaleźć jakieś pojęcie, należy je wpisać w polu filtracji. Po wpisaniu dostępne będzie tylko to pojęcie wraz z definicją. Aby wrócić do listy wszystkich pojęć, należy wyczyścić pole przyciskiem Backspace lub kliknąć przycisk tabulacji, a następnie Enter.

akta
akta

Grupa dokumentów o podobnej treści, połączona w jeden nieprzypadkowy ciąg, w celu łatwiejszego ich przechowywania w archiwum.

akta specyficzne
akta specyficzne

AktaaktaAkta stanowiące zawsze odbicie podstawowej, statutowej działalności przypisanej tylko danej jednostce organizacyjnej i w rzeczowym wykazie aktrzeczowy wykaz aktrzeczowym wykazie akt klasyfikowane w klasach od 4 wzwyż.

akta sprawy
akta sprawy

Cała dokumentacjadokumentacjadokumentacja, niezależnie od jej formy, która była, jest lub może być niezbędna przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawysprawasprawy.

akta typowe
akta typowe

Powstają w każdej jednostce organizacyjnej i w rzeczowym wykazierzeczowy wykaz aktrzeczowym wykazie aktaktaakt są klasyfikowane zawsze w klasach od 0 do 3, obejmując takie zagadnienia, jak: zarządzanie, kadry, środki rzeczowe oraz ekonomikę i finanse.

aktotwórca
aktotwórca

Wytwórca aktaktaakt, szerzej – całej dokumentacjidokumentacjadokumentacji; określona jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna.

aneks
aneks

PismopismoPismo dodatkowe, załącznikzałącznikzałącznik lub dowód dołączone do głównego dokumentudokumentdokumentu, np. sprawozdania lub podania, ze względu na merytoryczny z nim związek.

archiwa państwowe
archiwa państwowe

Gromadzą, opracowują, przechowują i udostępniają archiwalia wytworzone przez centralne i lokalne władze i urzędy państwowe, instytucje wymiaru sprawiedliwości, organy samorządu terytorialnego, instytucje i przedsiębiorstwa różnych działów gospodarki narodowej oraz przechowują i udostępniają archiwa rodów i majątków ziemskich, aktaaktaakta grodzkie i cechowe, spuścizny osób prywatnych, zbiory regionalne a także nadzorują archiwa zakładowearchiwum zakładowearchiwa zakładowe i prowadzą działalność informacyjną, podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

archiwum zakładowe
archiwum zakładowe

Wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej (zwykle państwowej) mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanieewidencjonowanieewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie całości zbioru dokumentacjidokumentacjadokumentacji (kategorii A i kategorii B) jednostki organizacyjnej uznanej za wytwarzającą materiały archiwalnemateriały archiwalnemateriały archiwalne tworzące jego zasób archiwalny oraz okresowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnejbrakowanie dokumentacji niearchiwalnejbrakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnychmateriały archiwalnemateriałów archiwalnych w określonym prawem czasie lub, w razie likwidacji, do archiwów państwowycharchiwa państwowearchiwów państwowych.

baza danych
baza danych

Zgodnie z Ustawą o ochronie baz danych to zbiór danych lub jakichkolwiek innych materiałów i elementów zgromadzonych według określonej systematyki lub metody, indywidualnie dostępnych w jakikolwiek sposób, w tym środkami elektronicznymi, wymagający istotnego, co do jakości lub ilości, nakładu inwestycyjnego w celu sporządzenia, weryfikacji lub prezentacji jego zawartości.

brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnejdokumentacja niearchiwalnadokumentacji niearchiwalnej polega na wydzieleniu jej części i przekazaniu do zniszczenia na wniosek kierownika jednostki, za uprzednią zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowegoarchiwa państwowearchiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentacjidokumentacjadokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalnemateriały archiwalnemateriały archiwalne.

czystopis
czystopis

Tekst dokumentudokumentdokumentu, pisma urzędowegopismo urzędowepisma urzędowego lub opracowania w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez wystawcęwystawcawystawcę.

dekretacja
dekretacja

Odręczna adnotacja osoby upoważnionej na korespondencjikorespondencjakorespondencji wpływającej, wskazująca komórkę organizacyjnąkomórka organizacyjnakomórkę organizacyjnąą lub referentareferentreferenta, który ma załatwić sprawęsprawasprawę, ewentualnie sposób jej załatwienia albo zawierająca decyzję.

dokument
dokument

AktaktaAkt lub „pismopismopismo sporządzone we właściwej dla danego czasu i miejsca formie, zaopatrzone w środki uwierzytelniające (np.: pieczęcie, listę świadków, podpis), które stwarza, potwierdza lub zmienia pewien stan prawny” (zob. Wielka Encyklopedia PWN).

dokument elektroniczny
dokument elektroniczny

Stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

dokument niejawny
dokument niejawny

Zgodnie z Ustawą o ochronie informacji niejawnych to każda utrwalona informacjainformacjainformacja niejawna, w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacjiinformacjainformacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w formie mapymapamapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, broszury, książki, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentudokumentdokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy atramentowej, jak również informacjainformacjainformacja niejawna utrwalona na elektronicznych nośnikach danych.

dokumentacja
dokumentacja

Zbiór wszelkiego rodzaju dokumentówdokumentdokumentów, ksiąg, korespondencjikorespondencjakorespondencji – niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, mapymapamapy, fotografie, nagrania.

dokumentacja aktowa
dokumentacja aktowa

Powstająca w toku działalności osoby prawnej lub fizycznej dokumentacjadokumentacjadokumentacja utrwalona różną techniką na papierze (rękopis, maszynopis, druk, kserokopia, fotokopia), sporządzana w celu utrwalenia czynności formalnoprawnych.

dokumentacja audiowizualna
dokumentacja audiowizualna

Zapis dźwięku lub obrazu utrwalony i odtwarzany przy pomocy urządzeń mechanicznych.

dokumentacja dźwiękowa
dokumentacja dźwiękowa

Mechaniczny zapis dźwięku na płycie gramofonowej, taśmie magnetofonowej i wideofonowej lub zapis elektroniczny na innym nośniku dźwięku.

dokumentacja geodezyjna
dokumentacja geodezyjna

Powstaje w wyniku wykonania prac geodezyjnych polegających na projektowaniu i wykonywaniu pomiarów geodezyjnych, wykonywaniu zdjęć lotniczych, dokonywaniu obliczeń, zakładaniu i aktualizacji baz danychbaza danychbaz danych, dokonywaniu pomiarów i wykonaniu opracowań fotogrametrycznych, grawimetrycznych, magnetycznych i astronomicznych, powiązanych z realizacją zadań w dziedzinie geodezji i kartografii oraz krajowego systemu informacjiinformacjainformacji o terenie.

dokumentacja geologiczna
dokumentacja geologiczna

Odzwierciedla w formie tekstowej, graficznej i tabelarycznej wyniki badań budowy skorupy ziemskiej na określonym obszarze.

dokumentacja jawna
dokumentacja jawna

DokumentacjadokumentacjaDokumentacja niezawierająca informacjiinformacjainformacji niejawnych objętych klauzulami tajności.

dokumentacja kartograficzna
dokumentacja kartograficzna

To zbiory map ogólnogeograficznych, w tym topograficznych, arkusze mapymapamapy zasadniczej i mapymapamapy tematyczne, a także materiały i dokumentydokumentdokumenty w postaci operatów, rejestrów, wykazów, katalogów mapmapamap i wydawnictw.

dokumentacja nieaktowa
dokumentacja nieaktowa

To dokumentacja na ogół w formie innej niż tekstowej (pisanej), powstająca na skutek działalności jednostki organizacyjnej, podmiotu gospodarczego, osoby prawnej lub fizycznej, utrwalona różnymi technikami. Zalicza się do niej np. dokumentację audiowizualnądokumentacja audiowizualnadokumentację audiowizualną, geodezyjnądokumentacja geodezyjnageodezyjną, geologicznądokumentacja geologicznageologiczną, kartograficznądokumentacja kartograficznakartograficzną, technicznądokumentacja technicznatechniczną.

dokumentacja niearchiwalna
dokumentacja niearchiwalna

DokumentacjadokumentacjaDokumentacja o czasowym, praktycznym znaczeniu dla twórcy, podlega wybrakowaniu po upływie czasu przechowywania określonego przepisami.

dokumentacja niejawna
dokumentacja niejawna

DokumentacjadokumentacjaDokumentacja zawierająca informacjeinformacjainformacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwowątajemnica państwowatajemnicę państwową lub służbową, chroniona stosownymi klauzulami tajności.

dokumentacja poufna
dokumentacja poufna

DokumentacjadokumentacjaDokumentacja zawierająca informacjeinformacjainformacje niejawne, stanowiące tajemnicę służbowątajemnica służbowatajemnicę służbową, objęta klauzulą „poufne”.

dokumentacja ściśle tajna
dokumentacja ściśle tajna

DokumentacjadokumentacjaDokumentacja zawierająca informacjeinformacjainformacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwowątajemnica państwowatajemnicę państwową, objęta klauzulą „ściśle tajne”.

dokumentacja tajna
dokumentacja tajna

DokumentacjadokumentacjaDokumentacja zawierająca informacjeinformacjainformacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwowątajemnica państwowatajemnicę państwową, objęta klauzulą „tajne”.

dokumentacja techniczna
dokumentacja techniczna

Ogół dokumentówdokumentdokumentów w formie planów, rysunków i opisów technicznych, kalka, obliczeń matematycznych, kosztorysów i harmonogramów, niezbędnych do realizacji projektowanego obiektu budowlanego, urządzenia technicznego, jakiegoś wyrobu lub procesu technologicznego.

dokumentacja wideofonowa
dokumentacja wideofonowa

Obejmuje filmy i nagrania dźwiękowe.

dokumentacja zastrzeżona
dokumentacja zastrzeżona

DokumentacjadokumentacjaDokumentacja zawierająca informacjeinformacjainformacje niejawne stanowiące tajemnicę służbowątajemnica służbowatajemnicę służbową, oznaczona klauzulą „zastrzeżone”.

działalność archiwalna
działalność archiwalna

Obejmuje gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnychmateriały archiwalnemateriałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej.

dziennik podawczy
dziennik podawczy

Księga kancelaryjna służąca do rejestrowania w układzie chronologiczno‑numerycznym pism wpływającychpismo wpływające (wchodzące)pism wpływającychpism wychodzącychpismo wychodzącepism wychodzących oraz do kontroli ich obiegu; może być prowadzony w formie elektronicznej.

ekspertyza archiwalna
ekspertyza archiwalna

Badanie dokumentacjidokumentacjadokumentacji twórcy zespołu archiwalnego w celu oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnejkwalifikacja archiwalnakwalifikacji archiwalnej.

ewidencjonowanie
ewidencjonowanie
  1. kancelariikancelariakancelarii – rejestrowanie, wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnychpomoce kancelaryjnepomocy kancelaryjnych sprawsprawasprawpismpismopism.

  2. archiwum zakładowymarchiwum zakładowearchiwum zakładowym – rejestrowanie w odpowiednich środkach ewidencyjnych obiegu dokumentacjidokumentacjadokumentacji związanego z jej przyjmowaniem, udostępnianiem, brakowaniem lub przekazywaniem do archiwum państwowegoarchiwa państwowearchiwum państwowego.

informacja
informacja

Informacją jest treść wszelkiego rodzaju dokumentówdokumentdokumentów i materiałów przechowywanych na dowolnym nośniku informacji.

inne komórki
inne komórki

Pozostałe komórki organizacyjnekomórka organizacyjnakomórki organizacyjne aktotwórcyaktotwórcaaktotwórcy, w których występują aktaaktaakta o tym samym haśle klasyfikacyjnym i tej samej zawartości merytorycznej co w komórce merytorycznejkomórka merytorycznakomórce merytorycznej, lecz stanowią materiał cząstkowy, pomocniczy lub powtarzalny (drugie i następne egzemplarze oryginalnych dokumentów, kopie).

instrukcja archiwalna
instrukcja archiwalna

Obejmuje przepisy określające cele i zadania archiwum zakładowegoarchiwum zakładowearchiwum zakładowego lub składnicyskładnica aktskładnicy aktaktaakt.

instrukcja kancelaryjna
instrukcja kancelaryjna

Obejmuje przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacjądokumentacjadokumentacją do momentu przekazania jej do archiwum zakładowegoarchiwum zakładowearchiwum zakładowego lub składnicyskładnica aktskładnicy aktaktaakt.

jednolity rzeczowy wykaz akt
jednolity rzeczowy wykaz akt

Wykaz haseł rzeczowych aktaktaakt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymisymbol klasyfikacyjnysymbolami klasyfikacyjnymikwalifikacją archiwalnąkwalifikacja archiwalnakwalifikacją archiwalną aktaktaakt; służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania aktaktaakt.

jednostka archiwalna
jednostka archiwalna

Każda cząstka zasobu oznaczona odrębną sygnaturą archiwalnąsygnatura archiwalnasygnaturą archiwalną (księga, teczka, poszytposzytposzyt, mapamapamapa, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej i filmowej, dyskietka, itp.), stanowiąca najczęściej oddzielną jednostkę fizyczną.

kancelaria
kancelaria

Wewnętrzna komórka organizacyjnakomórka organizacyjnakomórka organizacyjna wykonująca czynności kancelaryjne, takie jak: przyjmowanie wpływów, przekazywanie ich poszczególnym komórkom organizacyjnymkomórka organizacyjnakomórkom organizacyjnymreferentomreferentreferentom, ekspedycja przesyłekprzesyłkaprzesyłek wychodzących, itp.

kancelaria tajna
kancelaria tajna

Wyodrębniona komórka organizacyjnakomórka organizacyjnakomórka organizacyjna podległa bezpośrednio pełnomocnikowi do sprawsprawaspraw ochrony informacjiinformacjainformacji niejawnych, odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentacji niejawnejdokumentacja niejawnadokumentacji niejawnej, zawierającej informacjeinformacjainformacje stanowiące tajemnicę państwowątajemnica państwowatajemnicę państwową lub tajemnicę służbowątajemnica służbowatajemnicę służbową.

klasyfikacja
klasyfikacja

Podział dokumentacjidokumentacjadokumentacji na grupy rzeczowe (ustalone przez twórcę zespołu) w jednolitym rzeczowym wykazie aktjednolity rzeczowy wykaz aktjednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnymjednostka archiwalnajednostkom archiwalnym odpowiednich symboli klasyfikacyjnychsymbol klasyfikacyjnysymboli klasyfikacyjnychh.

komórka merytoryczna
komórka merytoryczna

Właściwa komórka organizacyjnakomórka organizacyjnakomórka organizacyjna aktotwórcyaktotwórcaaktotwórcy, do której zadań (zgodnie z regulaminem organizacyjnym) należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawysprawasprawy; komórka ta powinna posiadać całość materiałów (w tym zakresie.

komórka organizacyjna
komórka organizacyjna

Departament, biuro, zespół, wydział, referat lub inna komórka wewnętrzna w instytucji.

korespondencja
korespondencja

Każde pismo wpływającepismo wpływające (wchodzące)pismo wpływające do urzędu i instytucji lub przez nie wysłane oraz wymiana pismpismopism, także w formie elektronicznej.

kwalifikacja archiwalna
kwalifikacja archiwalna

Ocena wartości dokumentacjidokumentacjadokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnymjednostka archiwalnajednostkom archiwalnym stosownych symboli.

mapa
mapa

Graficzny obraz jakiegoś obszaru na płaszczyźnie, odwzorowany matematycznie i sporządzony z zastosowaniem umownych znaków; obecnie skala map nie jest w zasadzie większa niż 1:500.

materiały archiwalne
materiały archiwalne

Przekazy źródłowe o znaczeniu historycznym, wieczyście przechowywane w archiwach.

nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu
nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu

Polega na ułożeniu teczek sprawteczka spraw (aktowa)teczek spraw zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki, obowiązującą w czasie, kiedy materiały te powstały, i poszczególnych jej komórek oraz według kolejności symboli klasyfikacyjnychsymbol klasyfikacyjnysymboli klasyfikacyjnych wykazu aktwykaz aktwykazu akt.

narodowy zasób archiwalny
narodowy zasób archiwalny

Całość materiałów archiwalnychmateriały archiwalnemateriałów archiwalnych, niezależnie od tego, kiedy, przez kogo i gdzie zostały wytworzone oraz gdzie są aktualnie przechowywane: u wytwórcy tych materiałów, innego ich posiadacza czy w archiwum państwowymarchiwa państwowearchiwum państwowym, samorządowym, kościelnym lub innym.

nośnik informatyczny
nośnik informatyczny

Dyskietka, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentudokument elektronicznydokumentu, pismapismopisma, itp.

nośnik papierowy
nośnik papierowy

Arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentudokumentdokumentu, pismapismopisma, opracowania, itp.

operat ewidencyjny
operat ewidencyjny

Zbiór złożony z mapmapamap, rejestrów, zestawień gruntów, spisów alfabetycznych, skorowidzów działek oraz dokumentówdokumentdokumentów uzasadniających wpisy do rejestrów; dotyczy jednego obrębu.

opisanie materiałów archiwalnych
opisanie materiałów archiwalnych

Polega na umieszczeniu na każdej teczce aktowej: a) nazwy jednostki organizacyjnej, w której dane materiały powstały, b) symbolu klasyfikacyjnegosymbol klasyfikacyjnysymbolu klasyfikacyjnegosymbolu kwalifikacyjnegosymbol kwalifikacyjnysymbolu kwalifikacyjnego, według wykazu aktwykaz aktwykazu akt, c) tytułu teczki, tożsamego z hasłem klasyfikacyjnym z rzeczowego wykazu aktrzeczowy wykaz aktrzeczowego wykazu akt, d) rocznych dat krańcowychroczne daty krańcowerocznych dat krańcowych, e) sygnatury teczki, f) liczby stron w teczce.

państwowa sieć archiwalna
państwowa sieć archiwalna

Tworzą ją archiwa państwowearchiwa państwowearchiwa państwowe, archiwa państwowearchiwa państwowearchiwa państwowe wyodrębnione, archiwa zakładowearchiwum zakładowearchiwa zakładowe organów i jednostek organizacyjnych państwowych, archiwa zakładowearchiwum zakładowearchiwa zakładowe organów i jednostek samorządowych, państwowe jednostki organizacyjne z powierzonym zasobem archiwalnym, państwowe biblioteki i muzea, o ile gromadzą i przechowują materiały archiwalnemateriały archiwalnemateriały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.

państwowy zasób archiwalny
państwowy zasób archiwalny

Są to wszystkie materiały archiwalnemateriały archiwalnemateriały archiwalne znajdujące się w posiadaniu państwowych jednostek organizacyjnych, niezależnie od tego, kto je wytworzył.

pismo
pismo

List, notatka, protokół, sprawozdanie, itp. zapisane na nośniku papierowymnośnik papierowynośniku papierowym.

pismo okólne
pismo okólne

PismopismoPismo oficjalne o identycznej treści skierowane do dużej liczby adresatów.

pismo przewodnie
pismo przewodnie

PismopismoPismo informujące adresata o przesłaniu załączonych do tego pisma dokumentówdokumentdokumentów.

pismo urzędowe
pismo urzędowe

PismopismoPismo sporządzone w urzędzie (instytucji) z zachowaniem ustalonych form uwierzytelniających pismo.

pismo wpływające (wchodzące)
pismo wpływające (wchodzące)

PismopismoPismo otrzymane i zarejestrowane przez kancelariękancelariakancelarię urzędu (instytucji) lub referentareferentreferenta.

pismo wychodzące
pismo wychodzące

PismopismoPismo oficjalne skierowane do adresata (odbiorcy).

plan
plan

W kartografii to rysunek jakiegoś niewielkiego obszaru, np. miasta, odwzorowany na płaszczyźnie i przedstawiony w skali. W budownictwie plan to rysunek z miejscem usytuowania danego budynku na działce. Plany stanowią często część dokumentacji aktowej dotyczącej np. prac architektonicznych czy budowlanych, są utrwalone w formie graficznej  i – w zależności od rodzaju planu – klasyfikowane w kategorii archiwalnej oraz w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Aktjednolity rzeczowy wykaz aktJednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.

plik
plik

Kilkanaście pojedynczych pismpismopism lub aktaktaakt, najczęściej załącznikówzałącznikzałączników do pisma przewodniegopismo przewodniepisma przewodniego.

podpis elektroniczny
podpis elektroniczny

Dane elektroniczne służące (wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane) do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

podteczki
podteczki

Teczki wiązane, skoroszyty, segregatory, itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacjidokumentacjadokumentacji serii jednorodnych sprawsprawaspraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej.

pomoce kancelaryjne
pomoce kancelaryjne

Księgi, repertoria, kartoteki, spisy, rejestry, skorowidze służące w kancelariikancelariakancelarii lub registraturzeregistraturaregistraturze do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu dokumentacjidokumentacjadokumentacji.

poprzedniki
poprzedniki

AktaaktaAkta lub pismapismopisma poprzedzające ostatnie otrzymane pismopismopismo w danej sprawiesprawasprawie.

porządkowanie materiałów archiwalnych
porządkowanie materiałów archiwalnych

Polega na prawidłowym ich ułożeniu wewnątrz teczek, opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.

poszyt
poszyt

Grupa aktaktaakt zszyta i oprawiona w półsztywny karton, będąca najczęściej jednostką archiwalnąjednostka archiwalnajednostką archiwalną lub jej częścią.

poufność danych osobowych
poufność danych osobowych

Właściwość zapewniająca, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym podmiotom.

prawo archiwalne
prawo archiwalne

Zespół norm prawnych regulujących zasady i tryb postępowania z dokumentacjądokumentacjadokumentacją oraz określający system organizacji działalności archiwalnejdziałalność archiwalnadziałalności archiwalnej i kompetencje organów administracji rządowej w tym zakresie.

przesyłka
przesyłka

PismapismoPisma (dokumentydokumentdokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego, poczty elektronicznej itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy.

przetwarzanie danych osobowych
przetwarzanie danych osobowych

Jakiekolwiek operacje wykonywane na tych danych: zbieranie, utrwalanie, przechowanie, opracowanie, zmiana, udostępnianie i usuwanie, zwłaszcza wykonywane w systemach informatycznych.

referent
referent

Pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawęsprawasprawę lub przygotowujący wnioski do decyzji przełożonych.

registratura
registratura

Miejsce rejestracji i przechowywania akt sprawakta sprawyakt sprawkomórce organizacyjnejkomórka organizacyjnakomórce organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowegoarchiwum zakładowearchiwum zakładowego, składnicy aktskładnica aktskładnicy akt lub na makulaturę.

rejestracja pism
rejestracja pism

Wpisywanie do dziennika podawczegodziennik podawczydziennika podawczego pism wpływającychpismo wpływające (wchodzące)pism wpływającychpism wychodzącychpismo wychodzącepism wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru.

rejestracja spraw
rejestracja spraw

Wpisywanie do formularza spisu sprawspis sprawspisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawęsprawasprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru.

repertorium
repertorium

To spis rzeczy ułatwiających znalezienie potrzebnej informacji w jakimś zbiorze. Najczęściej spotykanym repertorium jest repertorium sądowe, czyli rodzaj katalogu, w którym zapisuje się (ewidencjonuje) dane dotyczące rozpatrywanych sprawsprawaspraw.

reprografia
reprografia

Kopiowanie materiałów graficznych i piśmienniczych przy pomocy urządzeń/sprzętu mechanicznego lub elektronicznego.

roczne daty krańcowe
roczne daty krańcowe

Daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentudokumentdokumentu w danej teczce aktowej, umieszczane pod tytułem teczki.

rzeczowy wykaz akt
rzeczowy wykaz akt

Jednolity rzeczowy wykaz aktjednolity rzeczowy wykaz aktJednolity rzeczowy wykaz akt, system oznaczenia kategorii archiwalnych, w którym wyróżnia się kategorie oznaczone symbolami: A oraz B i BE. Do symbolu B i BE przypisane są dodatkowo cyfry arabskie. Do materiałów oznaczonych symbolem A zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Symbole B i cyframi arabskimi jest oznaczona dokumentacja niearchiwalna, mająca czasowo znaczenie praktyczne, w której określona jest liczba lat przechowywania w archiwum zakładowym. Symbole BE i cyframi arabskimi oznaczona jest dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat, podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.

sekretariat
sekretariat

Stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna kierownika jednostki, wykonuje także czynności kancelaryjne.

składnica akt
składnica akt

Komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentacją niearchiwalnądokumentacja niearchiwalnadokumentacją niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalnemateriały archiwalnemateriały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane u innych twórców.

skorowidz (indeks)
skorowidz (indeks)

Pomoc archiwalna zawierająca alfabetyczny spis nazwisk, nazw miejscowości, terminów i innych haseł rzeczowych występujących w określonym zespole lub zbiorze archiwalnym, z podaniem stron, na których każde hasło spisu można znaleźć.

spis spraw
spis spraw

Formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie czy instytucji, prowadzony odrębnie dla każdego hasła końcowego w rzeczowym wykazie aktrzeczowy wykaz aktrzeczowym wykazie akt; dla którego zakłada się oddzielną teczkę.

spis zdawczo‑odbiorczy
spis zdawczo‑odbiorczy

Formularz służący do ewidencjonowaniaewidencjonowanieewidencjonowania dokumentacjidokumentacjadokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnychkomórka organizacyjnakomórek organizacyjnych do archiwum zakładowegoarchiwum zakładowearchiwum zakładowego bądź składnicy aktskładnica aktskładnicy akt, oddzielnie dla materiałów archiwalnychmateriały archiwalnemateriałów archiwalnychdokumentacji niearchiwalnejdokumentacja niearchiwalnadokumentacji niearchiwalnej.

sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych
sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych

Polega na zarejestrowaniu ich w stosownym spisie zdawczo‑odbiorczymspis zdawczo‑odbiorczyspisie zdawczo‑odbiorczym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem.

sprawa
sprawa
  1. Zdarzenie lub stan rzeczy.

  2. Podanie, pismopismopismo, dokumentdokumentdokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych.

stempel wpływu (pieczątka wpływu)
stempel wpływu (pieczątka wpływu)

Datownik wraz z nazwą bądź skrótem komórki organizacyjnejkomórka organizacyjnakomórki organizacyjnej, odciśnięty mechanicznie na dokumenciedokumentdokumencie wpływającym.

sygnatura archiwalna
sygnatura archiwalna

Znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej identyfikację w archiwum zakładowymarchiwum zakładowearchiwum zakładowym; w archiwum zakładowymarchiwum zakładowearchiwum zakładowym składa się z numeru spisu zdawczo‑odbiorczegospis zdawczo‑odbiorczyspisu zdawczo‑odbiorczego zarejestrowanego w wykazie tych spisów i liczby porządkowej, pod którą dana jednostka archiwalnajednostka archiwalnajednostka archiwalna została wpisana.

symbol klasyfikacyjny
symbol klasyfikacyjny

Oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw, ujętej w rzeczowym wykazie aktrzeczowy wykaz aktrzeczowym wykazie akt, które stanowi jednocześnie część składową znaku aktznak aktznaku akt.

symbol kwalifikacyjny
symbol kwalifikacyjny

Oznaczenie literowe kategorii archiwalnej hasła końcowego ujętego w rzeczowym wykazie aktrzeczowy wykaz aktrzeczowym wykazie akt: A dla materiałów archiwalnychmateriały archiwalnemateriałów archiwalnych oraz B i BE z dodaniem cyfr arabskich, a także BC dla dokumentacji niearchiwalnejdokumentacja niearchiwalnadokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie oznaczają okres obowiązkowego przechowywania.

system kancelaryjny bezdziennikowy
system kancelaryjny bezdziennikowy

System kancelaryjny polegający na rejestrowaniu w formularzach spisów sprawspis sprawspisów spraw na podstawie rzeczowego wykazu aktrzeczowy wykaz aktrzeczowego wykazu akt, w oparciu o pierwsze pismopismopismo wszczynające sprawę.

system kancelaryjny dziennikowy
system kancelaryjny dziennikowy

System kancelaryjny polegający na rejestrowaniu wszystkich pismpismopismdzienniku podawczymdziennik podawczydzienniku podawczym, według kolejnej liczby dziennika.

system kancelaryjny mieszany
system kancelaryjny mieszany

System kancelaryjny zasadzający się na ogół na podwójnym rejestrowaniu dokumentacjidokumentacjadokumentacji, 1) pojedynczych pismpismopism w dzienniku korespondencjikorespondencjakorespondencji (kontrolka wpływów), prowadzonym przez kancelariękancelariakancelarię lub sekretariatsekretariatsekretariat, 2) w spisie sprawspis sprawspisie spraw prowadzonym przez referentówreferentreferentów.

system teleinformatyczny
system teleinformatyczny

System, który tworzą urządzenia, narzędzia, metody postępowania i procedury stosowane przez wyspecjalizowanych pracowników, w sposób zapewniający wytwarzanie, przechowanie, przetwarzanie lub przekazanie informacjiinformacjainformacji.

tajemnica państwowa
tajemnica państwowa

Jest to taka informacjainformacjainformacja (określona w wykazie rodzajów informacjiinformacjainformacji, stanowiącym załącznikzałącznikzałącznik nr 1 do Ustawy o ochronie informacjiinformacjainformacji niejawnych), której nieuprawnione ujawnienie może spowodować istotne zagrożenie dla podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej dotyczących porządku publicznego, obronności, bezpieczeństwa, stosunków międzynarodowych lub gospodarczych państwa.

tajemnica służbowa
tajemnica służbowa

To informacjainformacjainformacja niejawna niebędąca tajemnicą państwowątajemnica państwowatajemnicą państwową, uzyskana w związku z czynnościami służbowymi albo wykonywaniem prac zleconych, której nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny lub prawnie chroniony interes obywateli albo jednostki organizacyjnej.

teczka spraw (aktowa)
teczka spraw (aktowa)

Teczka wiązana, skoroszyt, segregator, itp. służąca do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt sprawyakta sprawyakt sprawy ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą aktaktaakt ustaloną rzeczowym wykazem aktrzeczowy wykaz aktrzeczowym wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalnąjednostka archiwalnajednostkę archiwalną.

wykaz akt
wykaz akt

Inaczej jednolity rzeczowy wykaz aktjednolity rzeczowy wykaz aktjednolity rzeczowy wykaz akt.

wystawca
wystawca

Instytucja lub osoba fizyczna, która sporządziła określone pismopismopismo, dokumentdokumentdokument.

załącznik
załącznik

Każde pismopismopismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem merytorycznym całość z pismem przewodnimpismo przewodniepismem przewodnim.

znak akt
znak akt

Zespół symboli określających przynależność aktaktaakt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnejkomórka organizacyjnakomórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu aktrzeczowy wykaz aktrzeczowego wykazu akt.

znak sprawy
znak sprawy

Zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnejkomórka organizacyjnakomórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw oraz zawierający numer sprawy, pod którym zarejestrowano ją w spisie sprawspis sprawspisie spraw bądź rejestrze.