Czy musimy się tak często spotykać?
Częstotliwość spotkań jest uzależniona od potrzeb, konkretnej sytuacji. W przebiegu procesu istotne są trzy punkty:
Zgłoszenie problemu ucznia przez niego samego, rodzica, wychowawcę, nauczyciela przedmiotu, szkolnego pedagoga, psychologa, innego specjalistę – może odbyć się podczas bezpośredniego spotkania lub za pośrednictwem dziennika elektronicznego, telefonu, maila, innego medium stosowanego w szkole;
Przesłanie/przekazanie Formularza Konsultacji Zespołowych (FKZ) do wszystkich osób mających częsty kontakt z uczniem lub dobrze go znających, w tym rodziców (tworzy się Zespół Konsultacyjny);
Spotkanie z przygotowanymi rodzicami i nauczycielami oraz wypełnienie Protokołu Konsultacji Zespołowych (PKZ) i na tym można zakończyć procedurę, jeżeli ustalone zostały konkretne rozwiązania.
Z doświadczeń osób praktykujących SzOF w kraju i na świecie wynika, że czasem wystarczy jedno efektywne spotkanie na rok – 60 minut ustrukturyzowanego spotkania, podczas którego omawiane są odpowiedzi oraz ustalany jest plan wsparcia i osoby zaangażowane. Przedstawienie funkcjonowania ucznia z różnych perspektyw jednocześnie jest efektywniejsze niż indywidualne rozmowy z każdym osobno. Pozwala zebrać informacje dotyczące doświadczeń w specyficznych dla osoby sytuacjach oraz skonfrontować wnioski obserwacyjne. Daje miejsce na dyskusję możliwych przyczyn czy rozwiązań. To również jest przykład EBP. Taki model działa na przykład w diagnozie jąkania. Jeżeli problem jest głębszy, nieoczywisty, potrzebna jest dalsza diagnoza z wykorzystaniem Arkuszy Obserwacji Ucznia (AOU) lub innego rekomendowanego narzędzia diagnostycznego w szkole lub poza nią. Po zebraniu danych organizowane jest kolejne spotkanie celem ustalenia wspólnych wniosków i strategii działania. W ciągu roku przewidziane są dwa spotkania ewaluacyjne – po jednym na koniec semestru.