Spis treści

1. Cele i efekty kształcenia1Cele i efekty kształcenia

2. Struktura e‑materiału2Struktura e‑materiału

3. Wskazówki do wykorzystania e‑materiału w pracy dydaktycznej w zawodzie technik prac biurowych3Wskazówki do wykorzystania e‑materiału w pracy dydaktycznej w zawodzie technik prac biurowych

4. Wymagania techniczne4Wymagania techniczne

E‑materiał uwzględnia treści, które pozwolą na osiągnięcie, zgodnie z podstawą programową, celów kształcenia w zawodzie Technik archiwista 441403. Celem e‑materiału jest przedstawienie sposobu zabezpieczenia różnych rodzajów akt z uwzględnieniem parametrów przechowywania dokumentacji, stosowania opakowań zabezpieczających, czynności związanych z porządkowaniem wewnętrznym akt, wykonywaniem zabiegów małej konserwacji oraz stosowania procedur zabezpieczania materiałów archiwalnych. Tematyka e‑materiału służy przygotowaniu absolwenta do profesjonalnego wykonywania zadań zawodowych.

E‑zasób przeznaczony jest dla kwalifikacji:

EKA.02. Organizacja i prowadzenie archiwum.
Wspiera osiąganie celu kształcenia określonego dla kwalifikacji EKA.02. Organizacja i prowadzenie archiwum:
- gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie zasobu archiwalnego.

Wspiera osiąganie wybranego efektu kształcenia z jednostki efektów:
EKA.02.4. Prowadzenie archiwum.
Uczeń:
9) prowadzi działania profilaktyczne i zabezpieczające, związane z zasobem aktowym.

Powrót do spisu treści5Powrót do spisu treści

Niniejszy e‑materiał składa się z trzech części: wprowadzenia, materiałów multimedialnych oraz obudowy dydaktycznej. Każda z nich zawiera powiązane tematycznie elementy składowe.

2.1. Wprowadzenie

Przedstawia podstawowe informacje o e‑materiale, które ułatwią użytkownikowi wstępne zapoznanie się z zawartością materiału: odniesienia do podstawy programowej, zakres tematyczny oraz opis budowy e‑zasobu.

2.2. Materiały multimedialne

Zawierają różnego rodzaju multimedia, które ułatwiają uczącemu się przyswojenie wiedzy. Zasób „Sposoby zabezpieczania akt” składa się z dwóch materiałów multimedialnych.

• Film instruktażowy „Sposoby zabezpieczania akt”DWAnrsHw0Film instruktażowy „Sposoby zabezpieczania akt” – prezentujący możliwości zabezpieczania zasobu aktowego z uwzględnieniem parametrów przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji, stosowania opakowań zabezpieczających, czynności związanych z porządkowaniem wewnętrznym akt, wykonywaniem zabiegów małej konserwacji oraz stosowania procedur zabezpieczania materiałów archiwalnych.

• Plansza interaktywna „Sposoby oznaczania materiałów archiwalnych”DIuxm9h77Plansza interaktywna „Sposoby oznaczania materiałów archiwalnych” – przedstawia sposoby oznaczania materiału archiwalnego poprzez nanoszenie sygnatur i paginacji oraz oznaczenia własnościowe.

2.3. Obudowa dydaktyczna

• Interaktywne materiały sprawdzająceDt3iWsaj1Interaktywne materiały sprawdzające - pozwalają sprawdzić poziom opanowania wiedzy/umiejętności z zakresu sposobów zabezpieczania akt.

• Słownik pojęćD4ERqxRxXSłownik pojęć- zawiera objaśnienia specjalistycznego słownictwa dotyczącego archiwizacji dokumentacji występującego w całym materiale.

• Przewodnik dla nauczycielaD10exA0lfPrzewodnik dla nauczyciela - zawiera sugestie do wykorzystania e‑materiału w ramach pracy dydaktycznej.

• Przewodnik dla uczącego sięD19bOOZPRPrzewodnik dla uczącego się - zawiera wskazówki i instrukcje dotyczące wykorzystania e‑materiału w ramach samodzielnej nauki.

• Netografia i bibliografiaD1BOqM9AoNetografia i bibliografia – stanowi listę materiałów, na bazie których został opracowany e‑materiał.

• Instrukcja użytkowaniaD10FUURe3Instrukcja użytkowania - objaśnia działanie zasobu oraz poszczególnych jego elementów.

Powrót do spisu treści5Powrót do spisu treści

E‑materiał stanowi nowoczesną pomoc dydaktyczną wspomagającą proces uczenia się. Ułatwi uczniom zapamiętanie pojęć związanych z archiwizacją dokumentów oraz rozpoznawanie różnego typu archiwaliów i sposobów ich zabezpieczania czy przechowywania. Poniżej przedstawiono propozycje wykorzystania poszczególnych elementów zasobu do pracy podczas prowadzenia lekcji, samodzielnej pracy ucznia, pracy w grupach i pracy całego zespołu klasowego.

Uczniowie oglądają z nauczycielem Film instruktażowy – Sposoby zabezpieczania akt. Zapoznają się z zadaniami archiwisty związanymi ze sposobami zabezpieczania, przechowywania i konserwacji akt.

Nauczyciel przekazuje na początku lekcji informacje dotyczące rozumienia materiałów archiwalnych w polskim prawie archiwalnym. Podkreśla, że przez materiały archiwalne rozumie się dokumentację uznaną za wartą wieczystego przechowywania. Nazywana ona bywa dokumentacją posiadającą wartość historyczną albo wieczystą. Materiały archiwalne to inaczej dokumentacja znakowana symbolem A. Do litery A nie dodaje się jakichkolwiek liczb, ponieważ nie istnieje żadna liczba lat, przez którą należałoby materiały archiwalne przechowywać. Trzyma się je tak długo, aż się fizycznie nie rozpadną. Archiwista stara się zaś, by dzięki odpowiedniemu przechowywaniu i konserwacji rozpadły się możliwie jak najpóźniej. Synonimem materiałów archiwalnych są archiwalia. Materiały archiwalne po archiwizacji sumują się w zasób danego archiwum.

Nauczyciel przekazuje informacje dotyczące odpowiedzialności i roli każdego z pracowników archiwum, niezależnie od pozycji w hierarchii zawodowej, który jest odpowiedzialny za ochronę zasobu archiwalnego. Zasady odpowiedniego przechowywania i ochrony zasobu muszą być wprowadzane i przestrzegane na każdym stanowisku. Pyta uczniów, jakie cechy charakteru i kompetencje są najważniejsze u osoby, która wykonuje zawód archiwisty. Uczniowie przestawiają swoje propozycje i uzasadnienia. Podają również cechy, które nie są wskazane w tym zawodzie. Uczniowie mogą na zasadzie autorefleksji zastanowić się, czy posiadają cechy charakteru i kompetencje predestynujące ich do wykonywania tego zawodu.

Nauczyciel zadaje uczniom pytanie dlaczego tak ważna jest ochrona dokumentów archiwalnych. Dąży do tego, by uczniowie zauważyli aspekt związany z tym, że każdy dokument archiwalny to unikalny i niepowtarzalny materiał, którego nie można zastąpić innym egzemplarzem. Potrzeby w zakresie ochrony zasobu zależą od specyfiki danego archiwum oraz warunków udostępniania jego materiałów. Jednakże każde archiwum jest zobowiązane do utrzymywania zasobu w dobrym stanie oraz do bezpiecznego udostępniania swoich materiałów, by nie narażać zasobu na zniszczenie, ponieważ bieżąca ochrona zasobu najlepiej służy przyszłym użytkownikom.

Nauczyciel dzieli uczniów na grupy, które mają do opracowania zagadnienia związane z najważniejszymi zagrożeniami dla zasobu archiwalnego. Uczniowie, opisując zagrożenia, wskazują jednocześnie sposoby przeciwdziałania tym zagrożeniom lub zminimalizowania ich wpływu.

• Grupa I – naturalny proces starzenia się różnych rodzajów nośników materiałów archiwalnych,

• Grupa II – klęski żywiołowe, niewłaściwy sposób przechowywania materiałów archiwalnych,

• Grupa III – niewłaściwe środowisko (warunki klimatyczne – temperatura, wilgotność, natężenie światła, zanieczyszczenia powietrza itd.), w którym jest przechowywany materiał archiwalny,

• Grupa IV – niewłaściwy sposób obchodzenia się z materiałami archiwalnymi.

Po upływie wyznaczonego przez nauczyciela czasu uczniowie prezentują w dowolnej formie efekty pracy w grupach. Na plakacie lub tablicy interaktywnej wpisywane są informacje, których najistotniejsze treści zawierają się w stwierdzeniu, że podłoże tradycyjnych materiałów archiwalnych składa się z materiałów organicznych, takich jak papier, tkaniny, skóry zwierzęce i kleje. Materiały te podlegają ciągłemu i nieuniknionemu, naturalnemu procesowi starzenia się. Choć można podjąć różnego rodzaju działania zmierzające do opóźnienia procesu starzenia – np. ostrożne obchodzenie się z zasobem i zapewnienie mu korzystnych warunków środowiskowych – nie można go całkowicie zatrzymać. Chemiczna i fizyczna stabilność materiałów archiwalnych zależy od jakości surowców, z jakich zostały wykonane, oraz procesów technologicznych zastosowanych w ich produkcji, a także od formy i struktury danego obiektu.

Powyższe informacje składają się na przykładową odpowiedź uczniów pracujących w grupie I. Kolejne grupy prezentują odpowiedzi dotyczące problemów wskazanych na początku lekcji związanych z wpływem na jakość materiałów archiwalnych niewłaściwego sposobu ich przechowywania, niewłaściwego środowiska i niewłaściwego sposobu obchodzenia się z nimi.

MATERIAŁY ARCHIWALNE „PODSTAWOWE POJĘCIA, KTÓRYMI POSŁUGUJE SIĘ ARCHIWISTA”

Nauczyciel rozdaje uczniom karty pracy, w których mają przypisować definicje do konkretnych pojęć, według własnego uznania. Uczniowie mogą wykonywać prace samodzielnie lub w zespołach 2‑4-osobowych.

Po pewnym czasie uczniowie na forum klasy wspólnie konfrontują wskazane odpowiedzi (praca całego zespołu klasowego). Nauczyciel ewentualnie poprawia i wskazuje prawidłowe dopasowanie definicji.

Dzięki temu ćwiczeniu uczniowie poznają podstawowe sformułowania i fachowe pojęcia związane z pracą archiwisty.

SPOSOBY ZABEZPIECZANIA AKT „AKTY PRAWNE REGULUJĄCE POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ, ZASADY JEJ KLASYFIKOWANIA I KWALIFIKOWANIA ORAZ ZABEZPIECZANIA”

Uczniowie zostają podzieleni na grupy. Zadaniem każdej grupy jest zapoznanie się ze wskazaną przez nauczyciela częścią rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. 

• Pierwsza grupa zapoznaje się ze sposobem oznaczania kategorii archiwalnych i niearchiwalnych.

• Druga grupa zapoznaje się z standardami porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych.

• Trzecia grupa zapoznaje się z obowiązującymi przepisami dotyczącymi bezpiecznego przechowywania materiałów archiwalnych w archiwum (temperatura, wilgotność, odpowiednie opakowania itp.).

• Czwarta grupa zapoznaje się z warunkami i sposobem zabezpieczania akt i ich konserwacją.

Zebrane informacje i zadania archiwisty w danym zakresie grupy uczniów mogą przedstawić w formie notatki, tabelki lub w formie graficznej (schematu lub mapy myśli) na forum klasy.

Każda grupa krótko prezentuje swój schemat/ mapę myśli, swoje zadanie, opisując specyfikę wykonywanych przez archiwistę czynności w danym zakresie.

W ten sposób pełny zespół klasowy poznaje całą drogę od momentu pojawienia się dokumentu, poprzez jego klasyfikację na materiały archiwalne i niearchiwalne, a następnie sposób postępowania z archiwaliami – ich porządkowaniem, ewidencjonowaniem, zabezpieczeniem i konserwacją.

Nauczyciel w razie potrzeby komentuje i podkreśla istotne informacje.

Interaktywne materiały sprawdzające

Uczniowie wspólnie wypełniają ćwiczenia – rozwiązują testy (np. na klasowej tablicy interaktywnej), na bieżąco konsultując odpowiedzi (praca zespołu klasowego).

E‑materiał ułatwia nauczycielowi prowadzenie zajęć dydaktycznych metodą lekcji odwróconej (flipped classroom). Ze względu na konieczność przyswojenia teoretycznych zagadnień w tym materiale m.in. pojęć związanych z archiwizacją dokumentów oraz aktów prawnych czy kolejnych czynności wykonywanych przez archiwistę w celu zabezpieczania akt uczniowie, przygotowując się do lekcji, zapoznają się samodzielnie z materiałami multimedialnymi. Nauczyciel może ukierunkować pracę uczniów pod kątem określonych problemów i zagadnień , które będą omawiane podczas lekcji.

E‑materiał ułatwia samodzielną pracę ucznia oraz indywidualizację procesu dydaktycznego. Dokumentacja interaktywna oraz ćwiczenia interaktywne dają uczniowi możliwość sprawdzenia poziomu własnej wiedzy i uzyskania szybkiej i precyzyjnej informacji zwrotnej.

E‑materiał ułatwia zindywidualizowanie procesu dydaktycznego, co jest szczególnie istotne dla uczniów ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi. E‑materiał może ułatwić dostęp do informacji oraz zlikwidować niektóre bariery społeczne lub komunikacyjne. Uczniowie, którzy mają zdiagnozowaną nadpobudliwość psychoruchową, mogą być zaangażowani do pracy metodą dramy, np. przy odgrywaniu scenek związanych np. z zasadami funkcjonowania archiwum lub instruktażu przeprowadzanego przez kierownika w związku z zatrudnieniem nowego pracownika. Uczniowie mogą również odegrać scenki związane z przekazywaniem informacji dotyczących zasad obchodzenia się z materiałami archiwalnymi.

Nauczyciel przedstawia czynności związane z uporządkowania akt, jednak nie wymienia ich w porządku logicznym i chronologicznym. Zadaniem uczniów będzie podanie tych czynności we właściwym porządku.

• paginowanie zapisanych stron oraz opatrzenie teczek (na ostatniej wewnętrznej stronie okładki) adnotacją o ilości zapisanych stron (w postaci słownej i cyfrowej), datą i podpisem osoby porządkującej i paginującej akta;

• usunięcie wszelkich części metalowych i plastikowych oraz brudnopisów i wtórników pism;

• podział dokumentacji według komórek organizacyjnych, a w ramach komórek według symboli klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt. W przypadku braku wykazu akt, materiały należy ułożyć w układzie chronologiczno‑rzeczowym;

• właściwe rozpoznanie aktotwórcy, wydzieleniu dokumentacji własnej i odziedziczonej. W przypadku zmian w nazwie jednostki, powinny być one uwzględnione na teczkach aktowych oraz na spisach zdawczo‑odbiorczych;

• spięcie dokumentacji za pomocą tzw. klipsów archiwalnych lub przesznurowaniu;

• chronologiczne ułożenie spraw w obrębie jednostki. Pisma najstarsze (np. ze stycznia) powinny znajdować się na górze teczki, a pisma najmłodsze (np. z grudnia) na spodzie teczki. Powyższa zasada obowiązuje też przy układaniu pism w obrębie spraw;

• formowanie poszczególnych jednostek aktowych w granicach do 5 cm (dotyczy akt luźnych). Teczki aktowe muszą być wykonane z tektury bezkwasowej;

• umieszczenie teczek aktowych w pudłach z tektury litej bezkwasowej. Jeden krótszy i jeden dłuższy bok pudła należy opisać przez umieszczenie nazwy aktotwórcy oraz sygnatury znajdujących się w pudle jednostek archiwalnych.

• opisanie teczek aktowych: pośrodku u góry pełna nazwa aktotwórcy, w prawym górnym rogu – kategoria archiwalna, w lewym górnym rogu – znak akt (tylko w przypadku, jeśli w okresie z którego pochodzą akta obowiązywał jednolity rzeczowy wykaz akt), na środku teczki – tytuł akt uzupełniony informacją o zawartość akt w teczce, pod tytułem akt – daty skrajne (rok pierwszego i ostatniego pisma w teczce, ale bez uwzględniania dat pism będących jedynie załącznikami), lewy dolny róg – sygnatura archiwalna (numer spisu zdawczo‑odbiorczego/ pozycja teczki na spisie). Przy przekazywaniu dopływów do wcześniej przekazanych zespołów sygnaturę stanowią kolejne numery pozycji na spisie zdawczo‑odbiorczym będącym kontynuacją spisów wcześniej przekazanych materiałów archiwalnych;

Profilaktyka i konserwacja zasobu archiwalnego

W zakresie zabezpieczenia zasobu archiwalnego, którego celem jest przeciwdziałanie ujemnym wpływom atmosferycznym, biologicznym i mechanicznym, prowadzona jest profilaktyka oraz konserwacja właściwa materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. Zadaniem uczniów jest wskazanie, co należy do podstawowych zadań w zakresie profilaktyki. Uczniowie w jednej lub w dwóch grupach powinni wymienić m.in.:

1) utrzymanie właściwej temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych;

2) zachowanie odpowiedniej odległości regałów od instalacji elektrycznej, wodno‑kanalizacyjnej, ciepłowniczej i gazowej;

3) układanie akt na regałach w odległości nie mniejszej niż 15 cm od podłogi;

4) zabezpieczenie akt przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych (zasłony lniane w oknach, ustawienie regałów prostopadle do okien, specjalne szyby itp.);

5) zabezpieczenie akt przed uszkodzeniem mechanicznym przez: stosowanie odpowiednich teczek tekturowych/kartonowych wiązanych, dostosowanie rozstawu półek do formatu akt;

6) usuwanie części metalowych z akt;

7) systematyczne odkurzanie akt i utrzymywanie czystości w magazynach archiwalnych (stosowane środki czystości nie mogą szkodzić przechowywanym aktom);

8) wypożyczanie/udostępnianie mikrofilmów lub kopii zamiast akt;

9) przechowywanie taśm filmowych/mikrofilmów w pudłach z metali nieżelaznych;

10) przejmowanie akt zarażonych biologicznie dopiero po ich odkażeniu.

Kolejne dwie grupy pracują nad odpowiedzią na pytanie, na czym polega właściwa konserwacja materiałów archiwalnym i co obejmuje. Odpowiedzi powinny zawierać następujące informacje:

W szczególności konserwacja obejmuje:

1) w przypadku akt uszkodzonych mechanicznie (podartych) – laminację przy zastosowaniu bibułki japońskiej i odpowiednich klejów;

2) w przypadku akt zniszczonych z przyczyn biologicznych (grzyby, pleśnie, bakterie, owady) przeprowadzanie dezynfekcji lub dezynsekcji (np. gazowanie) musi być zgodne z praktyką stosowaną przez państwową służbę archiwalną.

Stosowanie dowolnych (przypadkowych) metod konserwacji akt jest zabronione.

Akta przechowywane w archiwach powinny być biologicznie czyste. Przed ich przejęciem do magazynów powinny być dokładnie przejrzane, a w razie podejrzenia, że są zakażone przez mikroorganizmy, pleśń, grzyby bądź zostały zaatakowane przez owady, muszą być poddane dezynfekcji lub dezynsekcji. W przypadku zauważenia skażenia na aktach znajdujących się już w archiwum, należy je wyodrębnić z zasobu, do czasu poddania konserwacji. Podobnie zalecana jest dezynfekcja regałów oraz półek, na których odkryto obecność mikroorganizmów.

Zaleca się zabezpieczenie materiałów archiwalnych (kat. „A”) w pudłach lub innych opakowaniach ochronnych.

Pojedyncze arkusze (mapy, plakaty, rysunki itp.) materiałów archiwalnych powinny być zawsze dobrze chronione. Zalecane jest płaskie przechowywanie obiektów wielkoformatowych, ułożonych na przykład w pudłach, szufladach, teczkach lub innych specjalnie dla nich wykonanych opakowaniach.

Podsumowując, na bazie tych materiałów, można stwierdzić, że w aspekcie technicznego zabezpieczania dokumentacji papierowej wskazanym jest:

• pozostawianie dokumentacji papierowej luzem w teczkach i pudłach z kartonu i papieru z rezerwą alkaliczną; ułatwia to i przyspiesza późniejsze poddawanie tej dokumentacji masowemu odkwaszaniu, a także digitalizacji; celem zapewnienia bezpieczeństwa kompletności teczki i porządku układu dokumentacji w teczce obowiązkowa powinna być numeracja stron;

• jeżeli nie jest możliwe z różnych przyczyn zastosowanie powyższej zasady, to łączenie kart dokumentacji powinno dokonywać się z zastosowaniem taśmy bawełnianej o szerokości minimum ok. 5 mm, niebarwionej, i to przez istniejące już w dokumentacji otwory; nie jest wskazanym dziurkowanie dokumentacji tylko po to, by ją połączyć dla celów przechowywania w archiwum.

Zamiast taśmy bawełnianej możliwe jest zastosowanie klipsów plastikowych ze względu na ich funkcjonalność i łatwość w manipulowaniu nimi. Jednakże należy pamiętać, że jest to produkt stosunkowo nowy w Polsce i brak jest informacji na temat naturalnego jego starzenia się w ciągu co najmniej kilkudziesięciu lat. Stosować można klipsy zaczepowe, wykonane z bezbarwnego, białego lub nieznacznie zabarwionego polipropylenu lub polietylenu. Tworzywo, z którego wykonano klipsy, nie powinno zawierać plastyfikatorów. Wskazanym jest także, by trwałość klipsów określona była przez producenta na więcej niż 25 lat.

Do łączenia dokumentacji niedopuszczalne jest wykorzystywanie: sznurków, dratew, grubych nici, klejów syntetycznych, czy części metalowych.

Należy mieć jednak świadomość, że wszelkie łączenie kart, czy to taśmą czy klipsami, może skutkować uszkodzeniami w dokumentacji. Dlatego też celem odizolowania dokumentacji od taśmy lub klipsa należy umieścić pasek z cienkiej tektury, kartonu lub grubego papieru alkalicznego. Takie rozwiązanie stanowi minimalne zabezpieczenie przed odciskaniem śladu wiązania lub klipsów w papierze lub przed przedarciem papieru.

Oczywiście wszystkie powyżej wymienione uwagi ukierunkowane są przede wszystkim na zabezpieczanie dokumentacji o wartości historycznej, czyli materiały archiwalne (dokumentacja kategorii A), ale powinny mieć takie samo zastosowanie do dokumentacji kwalifikowanej do kategorii B o długim okresie przechowywania, tj. powyżej 10 lat.

Dodatkowo dokumentacja papierowa powinna być pozbawiona wszelkich koszulek foliowych.

Powrót do spisu treści5Powrót do spisu treści

Wymagania sprzętowe niezbędne do korzystania z poradnika oraz innych zasobów platformy www.zpe.gov.pl.

System operacyjny:

• Windows 7 lub nowszy

• OS X 10.11.6 lub nowszy

• GNU/Linux z jądrem w wersji 4.0 lub nowszej 3GB RAM

Przeglądarka internetowa we wskazanej wersji lub nowszej:

• Chrome w wersji 69.0.3497.100

• Firefox w wersji 62.0.2

• Safari w wersji 11.1

• Opera w wersji 55.0.2994.44

• Microsoft Edge w wersji 42.17134.1.0

• Internet Explorer w wersji 11.0.9600.18124

Urządzenia mobilne:

• 2GB RAM iPhone/iPad z systemem iOS 11 lub nowszym

• Tablet/Smartphone z systemem Android 4.1 (lub nowszym) z przeglądarką kompatybilną z Chromium 69 (lub nowszym) np. Chrome 69, Samsung Browser 10.1, szerokość co najmniej 420 px

Powrót do spisu treści5Powrót do spisu treści