Sposoby zabezpieczenia akt
EKA.02. Organizacja i prowadzenie archiwum - technik archiwista 441403
Przewodnik dla uczącego się
Spis treści
Struktura e‑materiałuStruktura e‑materiału
Jak korzystać z e‑materiału?Jak korzystać z e‑materiału?
Wymagania techniczneWymagania techniczne
Celem e‑materiału jest ułatwienie przyswojenia wiedzy przez ucznia, jednakże należy pamiętać, że e‑materiał nie wyczerpuje w zupełności opracowanego tematu, tylko daje bardzo dobre podstawy do zdobycia wiedzy w temacie przekazywania archiwaliów do archiwum państwowego.
1. Struktura e‑materiału
Wszystkie elementy e‑materiału są ze sobą powiązane tematyką. Elementy struktury różnią się obudową dydaktyczną i merytoryczną, niemniej jednak w każdym z nich uczeń znajdzie niezbędne informacje do łatwiejszego przyswojenia wiedzy z zakresu archiwizacji dzięki ich interaktywności.
1.1. Wprowadzenie
Przedstawia podstawowe informacje o e‑materiale, które ułatwią użytkownikowi wstępne zapoznanie się z zawartością materiału: odniesienia do podstawy programowej, zakres tematyczny oraz opis budowy e‑materiału.
2.1. Materiały multimedialne
Zawierają różnego rodzaje multimedia, które ułatwiają uczącemu się przyswojenie wiedzy. Zasób „Sposoby zabezpieczania akt” składa się z czterech materiałów multimedialnych.
Film instruktażowy „Sposoby zabezpieczania akt”Film instruktażowy „Sposoby zabezpieczania akt” – przedstawia zadania archiwisty, sposoby archiwizowania i zabezpieczania akt.
Plansza interaktywna „Sposoby oznaczania materiałów archiwalnych”Plansza interaktywna „Sposoby oznaczania materiałów archiwalnych” – pozwala na praktyczną naukę sposobów przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania archiwizowanej dokumentacji z dostępnymi wskazówkami dla ucznia, jak zabezpieczać i konserwować archiwalia.
3.1. Obudowa dydaktyczna
Interaktywne materiały sprawdzająceInteraktywne materiały sprawdzające – pozwalają sprawdzić poziom opanowania wiedzy/umiejętności z zakresu sposobów zabezpieczania akt.
Słownik pojęćSłownik pojęć – zawiera objaśnienia specjalistycznego słownictwa dotyczącego archiwizacji dokumentacji występującego w całym materiale.
Przewodnik dla nauczycielaPrzewodnik dla nauczyciela – zawiera sugestie do wykorzystania e‑materiału w ramach pracy dydaktycznej.
Przewodnik dla uczącego sięPrzewodnik dla uczącego się – zawiera wskazówki i instrukcje dotyczące wykorzystania e‑materiału w ramach samodzielnej nauki.
Netografia i bibliografiaNetografia i bibliografia – stanowi listę materiałów, na bazie których został opracowany e‑materiał. Uczeń może skorzystać z gotowych źródeł informacji, a także pogłębić dzięki nim wiedzę.
Instrukcja użytkowaniaInstrukcja użytkowania – objaśnia działanie materiału oraz poszczególnych jego elementów.
Powrót do spisu treściPowrót do spisu treści
2. Jak korzystać z e‑materiału?
Film instruktażowy oraz plansza interaktywna gromadzą najistotniejsze informacje z zakresu pracy archiwisty. Interaktywne materiały sprawdzające umożliwiają zweryfikowanie poziomu własnej wiedzy i uzyskania szybkiej i precyzyjnej informacji zwrotnej.
Zapoznając się z e‑materiałem, nauczysz się, jak
dokonać oceny dokumentacji,
będziesz potrafił porządkować akta z podziałem na kategorie A i B,
przygotujesz się do wypełniania dokumentów niezbędnych do brakowania i archiwizowania,
poznasz zasady przechowywania i konserwacji archiwaliów,
opracujesz materiały archiwalne zgodnie z wytycznymi państwowej służby archiwalnej,
będziesz wiedział, jak prowadzić działania profilaktyczne i zabezpieczające związane z zasobem aktowym,
poznasz parametry przechowywania dokumentów papierowych i elektronicznych: temperatura, wilgotność, opakowania zabezpieczające.
Technik archiwista to osoba pracująca w archiwach różnych instytucji, zajmująca się aktami w nich przechowywanymi. Pracuje samodzielnie lub z klientami. Miejscem pracy archiwisty mogą być archiwa państwowe, zakładowe, biblioteki, muzea czy sądy oraz inne miejsca, w których przetrzymywane są różnego rodzaju dokumenty.
W swojej pracy zawodowej technik archiwista: opiekuje się zbiorami dokumentów; gromadzi akta, odpowiednio je opisuje, klasyfikuje; przechowuje i udostępnia dokumenty; ocenia, czy zbiory są jeszcze zdatne do użytku – zniszczone i niepotrzebne dokumenty przekazuje do zniszczenia; zajmuje się digitalizacją zbiorów, to znaczy przenoszeniem ich w środowisko cyfrowe – w formie katalogów, kopii; dba o odpowiednią temperaturę i wilgotność w archiwum; obsługuje klientów, którzy przychodzą do archiwum, poszukując informacji; odszukuje potrzebne akta; dba o dokumenty najstarsze i najcenniejsze; dba, aby osoby nieupoważnione nie miały dostępu do akt; przygotowuje prezentacje czy wystawy; wystawia zaświadczenia dla osób poszukujących danych dokumentów; uzgadnia sposób przechowywania i układu akt; analizuje akta i przekwalifikowuje dokumenty.
Pamiętaj, że właściwe uporządkowanie akt polega na:
właściwym rozpoznaniu aktotwórcy, wydzieleniu dokumentacji własnej i odziedziczonej. W przypadku zmian w nazwie jednostki, powinny być one uwzględnione na teczkach aktowych oraz na spisach zdawczo‑odbiorczych;
podziale dokumentacji według komórek organizacyjnych, a w ramach komórek według symboli klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt. W przypadku braku wykazu akt, materiały należy ułożyć w układzie chronologiczno‑rzeczowym;
formowaniu poszczególnych jednostek aktowych w granicach do 5 cm (dotyczy akt luźnych). Teczki aktowe muszą być wykonane z tektury bezkwasowej;
chronologicznym ułożeniu spraw w obrębie jednostki. Pisma najstarsze (np. ze stycznia) powinny znajdować się na górze teczki, a pisma najmłodsze (np. z grudnia) na spodzie teczki. Powyższa zasada obowiązuje też przy układaniu pism w obrębie spraw;
usunięciu wszelkich części metalowych i plastikowych oraz brudnopisów i wtórników pism;
paginowaniu zapisanych stron oraz opatrzenie teczek (na ostatniej wewnętrznej stronie okładki) adnotacją o ilości zapisanych stron (w postaci słownej i cyfrowej), datą i podpisem osoby porządkującej i paginującej akta;
spięciu dokumentacji za pomocą tzw. klipsów archiwalnych lub przesznurowaniu;
opisaniu teczek aktowych: pośrodku u góry pełna nazwa aktotwórcy, w prawym górnym rogu – kategoria archiwalna, w lewym górnym rogu – znak akt (tylko w przypadku, jeśli w okresie, z którego pochodzą akta, obowiązywał jednolity rzeczowy wykaz akt), na środku teczki – tytuł akt uzupełniony informacją o zawartość akt w teczce, pod tytułem akt – daty skrajne (rok pierwszego i ostatniego pisma w teczce, ale bez uwzględniania dat pism będących jedynie załącznikami), lewy dolny róg – sygnatura archiwalna (numer spisu zdawczo‑odbiorczego/ pozycja teczki na spisie). Przy przekazywaniu dopływów do wcześniej przekazanych zespołów, sygnaturę stanowią kolejne numery pozycji na spisie zdawczo‑odbiorczym będącym kontynuacją spisów wcześniej przekazanych materiałów archiwalnych;
umieszczeniu teczek aktowych w pudłach z tektury litej bezkwasowej. Jeden krótszy i jeden dłuższy bok pudła należy opisać przez umieszczenie nazwy aktotwórcy oraz sygnatury znajdujących się w pudle jednostek archiwalnych;
materiały archiwalne należy odkazić w komorze fumigacyjnej. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń mechanicznych jednostek archiwalnych, należy poddać je naprawie introligatorskiej.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu dokumentacji na makulaturę.
Oceny dokumentacji dokonuje komisja, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe (lub składnica akt), osoba odpowiedzialna za prowadzenie archiwum zakładowego (lub składnicy akt) oraz kierownicy komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu.
W przypadku trudności w ocenie dokumentacji kierownik danej jednostki organizacyjnej powinien zwrócić się do Archiwum Państwowego z prośbą o przeprowadzenie ekspertyzy tej dokumentacji.
Brakowanie może się odbywać wyłącznie za zgodą wyrażoną przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (zgoda generalna) lub Dyrektora Archiwum Państwowego (zgoda jednorazowa). Jednostkom organizacyjnym, które nie posiadają zatwierdzonych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, nie są wyrażane zgody na brakowanie.
Chcąc uzyskać zgodę jednorazową na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, należy przesłać do Archiwum Państwowego: wniosek o wyrażenie zgody jednorazowej, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie.
Wzory protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, stanowią odpowiednio: Załącznik nr 3 oraz Załącznik nr 4 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Poniżej możesz zapoznać się z informacjami dotyczącymi profilaktyki i konserwacji zasobu archiwalnego
W zakresie zabezpieczenia zasobu archiwalnego, którego celem jest przeciwdziałanie ujemnym wpływom atmosferycznym, biologicznym i mechanicznym, prowadzona jest profilaktyka oraz konserwacja właściwa materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
Do podstawowych zadań w zakresie profilaktyki należy:
1) utrzymanie właściwej temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych;
2) zachowanie odpowiedniej odległości regałów od instalacji elektrycznej, wodno‑kanalizacyjnej, ciepłowniczej i gazowej;
3) układanie akt na regałach w odległości nie mniejszej niż 15 cm od podłogi;
4) zabezpieczenie akt przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych (zasłony lniane w oknach, ustawienie regałów prostopadle do okien, specjalne szyby itp.);
5) zabezpieczenie akt przed uszkodzeniem mechanicznym przez: stosowanie odpowiednich teczek tekturowych/kartonowych wiązanych, dostosowanie rozstawu półek do formatu akt;
6) usuwanie części metalowych z akt;
7) systematyczne odkurzanie akt i utrzymywanie czystości w magazynach archiwalnych (stosowane środki czystości nie mogą szkodzić przechowywanym aktom);
8) wypożyczanie/udostępnianie mikrofilmów lub kopii zamiast akt;
9) przechowywanie taśm filmowych/mikrofilmów w pudłach z metali nieżelaznych;
10) przejmowanie akt zarażonych biologicznie dopiero po ich odkażeniu.
Konserwacja właściwa polega na przywracaniu materiałom archiwalnym ich pierwotnego stanu.
W szczególności konserwacja obejmuje:
1) w przypadku akt uszkodzonych mechanicznie (podartych) – laminację przy zastosowaniu bibułki japońskiej i odpowiednich klejów;
2) w przypadku akt zniszczonych z przyczyn biologicznych (grzyby, pleśnie, bakterie, owady) przeprowadzanie dezynfekcji lub dezynsekcji (np. gazowanie), musi być zgodne z praktyką stosowaną przez państwową służbę archiwalną.
Stosowanie dowolnych (przypadkowych) metod konserwacji akt jest zabronione.
Akta przechowywane w archiwach powinny być biologicznie czyste. Przed ich przejęciem do magazynów powinny być dokładnie przejrzane, a w razie podejrzenia, że są zakażone przez mikroorganizmy, pleśń, grzyby bądź zostały zaatakowane przez owady, muszą być poddane dezynfekcji lub dezynsekcji. W przypadku zauważenia skażenia na aktach znajdujących się już w archiwum, należy je wyodrębnić z zasobu do czasu poddania konserwacji. Podobnie zalecana jest dezynfekcja regałów oraz półek, na których odkryto obecność mikroorganizmów.
Zaleca się zabezpieczenie materiałów archiwalnych (kat. A) w pudłach lub innych opakowaniach ochronnych.
Pojedyncze arkusze (mapy, plakaty, rysunki itp.) materiałów archiwalnych powinny być zawsze dobrze chronione. Zalecane jest płaskie przechowywanie obiektów wielkoformatowych, ułożonych na przykład w pudłach, szufladach, teczkach lub innych specjalnie dla nich wykonanych opakowaniach.
Podsumowując, na bazie tych materiałów, można stwierdzić, że w aspekcie technicznego zabezpieczania dokumentacji papierowej wskazanym jest:
pozostawianie dokumentacji papierowej luzem w teczkach i pudłach z kartonu i papieru z rezerwą alkaliczną; ułatwia to i przyspiesza późniejsze poddawanie tej dokumentacji masowemu odkwaszaniu, a także digitalizacji; celem zapewnienia bezpieczeństwa kompletności teczki i porządku układu dokumentacji w teczce obowiązkowa powinna być numeracja stron;
jeżeli nie jest możliwe z różnych przyczyn zastosowanie powyższej zasady, to łączenie kart dokumentacji powinno dokonywać się z zastosowaniem taśmy bawełnianej o szerokości minimum ok. 5 mm, niebarwionej, i to przez istniejące już w dokumentacji otwory; nie jest wskazanym dziurkowanie dokumentacji tylko po to, by ją połączyć dla celów przechowywania w archiwum.
Zamiast taśmy bawełnianej możliwe jest zastosowanie klipsów plastikowych ze względu na ich funkcjonalność i łatwość w manipulowaniu nimi. Jednakże należy pamiętać, że jest to produkt stosunkowo nowy w Polsce i brak jest informacji na temat naturalnego jego starzenia się w ciągu co najmniej kilkudziesięciu lat. Stosować można klipsy zaczepowe, wykonane z bezbarwnego, białego lub nieznacznie zabarwionego polipropylenu lub polietylenu. Tworzywo, z którego wykonano klipsy, nie powinno zawierać plastyfikatorów. Wskazanym jest także, by trwałość klipsów określona była przez producenta na więcej niż 25 lat.
Do łączenia dokumentacji niedopuszczalne jest wykorzystywanie: sznurków, dratew, grubych nici, klejów syntetycznych czy części metalowych.
Należy mieć jednak świadomość, że wszelkie łączenie kart, czy to taśmą czy klipsami, może skutkować uszkodzeniami w dokumentacji. Dlatego też celem odizolowania dokumentacji od taśmy lub klipsa należy umieścić pasek z cienkiej tektury, kartonu lub grubego papieru alkalicznego. Takie rozwiązanie stanowi minimalne zabezpieczenie przed odciskaniem śladu wiązania lub klipsów w papierze lub przed przedarciem papieru.
Oczywiście wszystkie powyżej wymienione uwagi ukierunkowane są przede wszystkim na zabezpieczanie dokumentacji o wartości historycznej, czyli materiały archiwalne (dokumentacja kategorii A), ale powinny mieć takie samo zastosowanie do dokumentacji kwalifikowanej do kategorii B o długim okresie przechowywania, tj. powyżej 10 lat.
Dodatkowo dokumentacja papierowa powinna być pozbawiona wszelkich koszulek foliowych.
Równie ważne są informacje dotyczące nadawania sygnatury i paginacji (foliacja) materiałów archiwalnych
Paginacja
Numerowanie stron/kart powinno być wykonywane w jak najprostszy sposób przy pomocy miękkiego ołówka (ołówka rodzaju B), przyciskając go lekko, tak aby uniknąć wgnieceń. Przy paginowaniu akt współczesnych dopuszcza się użycie numeratora po konsultacji z konserwatorem. Warunkiem jest zastosowanie numeratora z tuszem pigmentowym, odpornym na wodę.
Sygnatury
Sygnatury także powinno się nanosić ołówkiem. Wszelkiego rodzaju naklejki i etykiety można umieszczać tylko i wyłącznie na opakowaniach ochronnych. Oznaczenia wykonane przy pomocy atramentu, różnego rodzaju pisaków i długopisów bardzo często pozostawiają trwały ślad i nie da się ich usunąć. Wiele rodzajów atramentów ma odczyn kwaśny. Tusze z pisaków i niektóre atramenty rozpuszczają się w wodzie, powodując powstawanie zacieków. Oznaczenie nimi wykonane może zostać całkowicie usunięte, np. w przypadku katastrof takich jak powódź, pożar lub awaria instalacji wodnej.
Sygnatura archiwalna to taki znak rozpoznawczy nadany jednostkom archiwalnym, określający ich miejsce w zespole (zbiorze) i w obrębie całego zasobu archiwalnego, umożliwiający jej zidentyfikowanie. Najczęściej to rozwiązanie wdrażane jest w instytucjach państwowych oraz prywatnych zakładach pracy w archiwum zakładowym. Archiwum to pomieszczenie, które jest wydzielone na terenie przedsiębiorstwa i funkcjonuje jako komórka wewnętrzna. Przechowuje się w nim dokumenty firmowe, księgi podatkowe i rachunkowe, sprawozdania, wyniki inwentaryzacji, listy płac.
Ze względu na to, jak wiele dokumentów w formie papierowej musi być składowane na terenie archiwum, do ich oznakowania stosuje się właśnie sygnaturę archiwalną. Składa się ona z numeru spisu zdawczo‑odbiorczego zarejestrowanego w odpowiednim wykazie i liczby porządkowej, pod którą w tym spisie dana jednostka archiwalna została wpisana.
Stemple własnościowe archiwum
Oznaczenia własnościowe należy wykonywać wyłącznie za pomocą stempli metalowych i tuszy pigmentowych (specjalne tusze do stempli metalowych) odpornych na wodę.
Przy wyborze tuszu do pieczętowania należy zasięgnąć porady w Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów lub pracowni konserwacji, jeśli taka działa w lokalnym archiwum państwowym.
Elementy jednostki archiwalnej, które nie mają wartości historycznej
Zakładki i wkładki
Wszystkie zakładki i wkładki nie posiadające wartości historycznej należy usunąć w celu uniknięcia zaplamień i przebarwień kart ksiąg, poszytów, dokumentów luźnych itd.
Elementy łączące dokumenty archiwalne
Nie należy samodzielnie podejmować działań mających na celu rozdzielenie dokumentów, które są połączone różnego rodzaju klejami. Jeśli w celu umożliwienia korzystania z nich lub skopiowania na nowy nośnik materiały muszą zostać rozdzielone, czynności takie trzeba zlecić konserwatorowi lub osobie przeszkolonej w pracowni konserwacji.
Wszystkie metalowe elementy łączące należy usunąć. Szczególna ostrożność zalecana jest w przypadku usuwaniu starych łączników, takich jak zszywki, spinacze biurowe, szpilki itp. Zardzewiałe elementy, które mocno przywarły do papierowej powierzchni, należy delikatnie podważyć. Przed usunięciem spinaczy linia kontaktu pomiędzy papierem a zardzewiałym metalem musi zostać delikatnie przerwana.
Podczas usuwania łączników dokument powinien w całości opierać się na stole, jedna ręka powinna znajdować się na obiekcie, by unieruchomić go i przytrzymać papier w chwili, kiedy usuwa się element łączący. Jeśli ta procedura odbywa się bez oparcia o stół, dokumenty łatwo mogą ulec przedarciu lub zniszczeniu.
W przypadku papierów kruchych lub łamliwych nie należy używać tzw. rozszywaczy, gdyż mogą one oderwać cały słaby lub łamliwy róg wraz z usuwaną zszywką.
W pracy z wszelkiego rodzaju materiałami archiwalnymi nie należy stosować taśm samoprzylepnych, zszywek, szpilek, spinaczy ani gumek. Obiekty powinny być opakowane w pudełka lub w papier bezkwasowy albo obwiązane niebarwioną taśmą bawełnianą, lnianą lub poliestrową.
Niektóre materiały archiwalne wymagają specjalnego traktowania podczas ich lektury. Ciężkie księgi nie powinny być otwierane pod kątem większym niż 120°. Do podparcia księgi zalecane są podpórki z gąbki, poduszki lub drewniane kliny. Materiały, z których wykonane są podpórki, muszą być chemicznie obojętne. Nigdy nie należy rozkładać księgi z grzbietówką płasko na stole, gdyż grzbietówka w końcu rozerwie się na łączeniach lub w środku.
Powrót do spisu treściPowrót do spisu treści
3. Wymagania techniczne
Wymagania sprzętowe niezbędne do korzystania z poradnika oraz innych zasobów platformy www.zpe.gov.pl.
System operacyjny:
Windows 7 lub nowszy
OS X 10.11.6 lub nowszy
GNU/Linux z jądrem w wersji 4.0 lub nowszej 3GB RAM
Przeglądarka internetowa we wskazanej wersji lub nowszej:
Chrome w wersji 69.0.3497.100
Firefox w wersji 62.0.2
Safari w wersji 11.1
Opera w wersji 55.0.2994.44
Microsoft Edge w wersji 42.17134.1.0
Internet Explorer w wersji 11.0.9600.18124
Urządzenia mobilne:
2GB RAM iPhone/iPad z systemem iOS 11 lub nowszym
Tablet/Smartphone z systemem Android 4.1 (lub nowszym) z przeglądarką kompatybilną z Chromium 69 (lub nowszym) np. Chrome 69, Samsung Browser 10.1, szerokość co najmniej 420 px
Dodatkowymi wymaganiami są:
pakiet Microsoft Office (w szczególności Microsoft Word)
program umożliwiający pracę z plikami w formacie PDF (np. Adobe Acrobat Reader)
program do odtwarzania filmów i muzyki (np. All Player)
Powrót do spisu treściPowrót do spisu treści