dokumentacja twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej

• Polski Słownik Archiwalny

• Ustawy i rozporządzenia dotyczące aktów prawnych według Prawa archiwalnego

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

cała dokumentacja, niezależnie od formy, która była, jest lub może być niezbędna przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy (źródło: Kancelaria i archiwum zakładowe. Podręcznik, red. E. Borodij, Warszawa 2009, s. 237.)

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

akta kwalifikujące się do trwałego przechowywania, bez względu na ich rodzaj, współcześnie oznaczone symbolem A; akta zabezpieczające prawo własności dóbr nieruchomych

• Polski Słownik Archiwalny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

urząd (instytucja) lub osoba fizyczna w wyniku działalności których powstają akta

• Polski Słownik Archiwalny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

materiały archiwalne przechowywane albo kwalifikujące się do trwałego przechowywania w archiwum

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

1. instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki;

2. komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji;

3. gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum;

4. zespół, grupa zespołów lub zbiór archiwalny powstały na skutek działalności urzędu, instytucji, organizacji, a zwłaszcza rodu, rodziny lub osoby fizycznej

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

archiwum wchodzące w skład sieci archiwów państwowych

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

archiwum niewchodzące w skład sieci archiwów państwowych i niepodlegające ich nadzorowi, uprawnione do trwałego lub czasowego przechowywania wyodrębnionej części państwowego zasobu archiwalnego

• Polski Słownik Archiwalny

komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

dawniej typowanie materiałów archiwalnych niezasługujących na trwałe przechowywanie celem przekazania ich na zniszczenie. Obecnie terminem tym określa się wydzielanie materiałów archiwalnych; brakowanie dokumentacji to proces przygotowujący dokumenty do zniszczenia

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

1. pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny albo też służące do wykonywania uprawnień;

2. zapis, bez względu na jego postać, będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

dokumentacja o czasowym, praktycznym znaczeniu dla twórcy, podlega wybrakowaniu po upływie czasu przechowywania określonego przepisami (źródło: Kancelaria i archiwum zakładowe. Podręcznik, red. E. Borodij, Warszawa 2009, s. 239.)

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych (na podstawie Dz. U. Dz.U. 2021 poz. 2070)

• Dokument elektroniczny. Przewodnik i katalog dobrych praktyk

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

dokumentacja gromadzona i przechowywana w archiwum podmiotu gospodarczego, instytucji, organizacji czy organu samorządowego, może mieć wartość trwałą lub tymczasową; w tym drugim przypadku jest ona cenna i przydatna tylko w określonym czasie, np. na etapie realizowania konkretnego zamówienia czy prowadzenia określonej akcji społecznej; po zakończeniu działań przestaje ona mieć znaczenie zarówno dla teraźniejszej, jak i dla przyszłej pracy podmiotu; nie podlega archiwizacji

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

ustala zasady, wytyczne oraz charakterystykę różnego rodzaju działalności; w skład tego dokumentu wchodzą przepisy, normy, kodeks postępowań, specyfikacje techniczne

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

jest księgą powszechnie stosowaną w systemie kancelaryjnym dziennikowym; stanowi pomoc w prowadzeniu ewidencji dokumentów, które wpłynęły lub zostały wysłane z danej jednostki organizacyjnej; ewidencjonowanie korespondencji odbywa się na określonych zasadach; w systemie dziennikowym stosuje się formowanie tzw. jednostek aktowych, których podstawę stanowi numer ewidencyjny zapisany w dzienniku podawczym; system ten ma charakter chronologiczno‑numerowy co oznacza, że poszczególne dokumenty są numerowane w kolejności ich napływania lub wysyłania

badanie dokumentacji twórcy zespołu w celu przeprowadzenia oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej; szczegółowe sprawdzenie zawartości jednostek archiwalnych przez przedstawiciela archiwum państwowego pod kątem ich prawidłowej kwalifikacji

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

wykaz, spis całości dokumentacji przechowywanej w archiwum, czyli materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej; są dwa powody takiego postępowania: ewidencja przechowywanych akt umożliwia określenie kategorii akt, ich ilości oraz stanu, jak również umożliwia odszukanie i ewentualne ich udostępnianie

oznaczanie liczbą kolejności kart w księdze, poszycie, pliku

prowadzenie archiwum zakładowego w dowolnym przedsiębiorstwie, placówce edukacyjnej czy innej jednostce wymaga stosowania precyzyjnie określonych zasad, pozostających w zgodzie z ogólnymi przepisami dotyczącymi archiwizowania dokumentów; zasady te określa instrukcja archiwalna – akt normatywny stanowiący zbiór przepisów wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce

przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

przechowywanie dużej liczby akt w dowolnym archiwum może powodować problemy z odnalezieniem właściwego dokumentu; dotyczy to zarówno potrzeby ich przekazania czy udostępnienia, jak i potwierdzenia ich obecności w zbiorze; w celu usprawnienia tego procesu sporządza się wykaz akt – dokument normatywny organizujący pracę biurową; jest on wykazem haseł wyrażający rzeczową klasyfikację dokumentacji twórcy zespołu niezależnie od jego struktury organizacyjnej, oparty o dziesiętny sposób sygnowania haseł klasyfikacyjnych oraz zawierający kwalifikację archiwalną akt

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.); zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową

• Polski Słownik Archiwalny

materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego

• Polski Słownik Archiwalny

1. komórka organizacyjna lub zespół komórek organizacyjnych w urzędzie (instytucji) zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu; w różnych okresach nie wszystkie z wymienionych czynności wchodziły w zakres działalności kancelarii, np. kancelaria współczesna w zasadzie ogranicza się do przyjmowania i rozdzielania pism wpływających oraz do ekspedycji pism wychodzących;

2. w najszerszym znaczeniu za kancelarię można uznać wszystkie komórki organizacyjne twórcy zespołu wytwarzające akta;

3. termin używany niekiedy na oznaczanie systemów kancelaryjnych, np. kancelaria austriacka, pruska, rosyjska;

4. pomieszczenie biurowe przeznaczone dla kancelarii (sekretariatu) w znaczeniu komórki organizacyjnej

• Polski Słownik Archiwalny

przetwarzanie, przechowywanie czy przesyłanie dokumentów, które zawierają tzw. treści niejawne, wymaga stosowania specjalnych zasad; mają one na celu ograniczenie do minimum ryzyka wydostania się danych i wykorzystania ich w celach przestępczych; jedną z form takiej ochrony jest wyodrębniona komórka organizacyjna, określana jako kancelaria tajna

kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami literowymi: A, B, BE, Bc

• Polski Słownik Archiwalny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

1. system podziału i układu dokumentów według grup rzeczowych, ustalony przez twórcę zespołu w wykazie akt lub przez archiwum;

2. czynność polegająca na zliczeniu dokumentów do określonych zespołów, a w obrębie zespołu (dokumentacyjnego lub archiwalnego) do poszczególnych komórek organizacyjnych lub grup rzeczowych na podstawie cech wewnętrznych

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

podstawowym elementem struktury każdego przedsiębiorstwa czy instytucji jest komórka organizacyjna; im większe są podmiot i liczba pracowników, tym bardziej rozbudowany jest ich system; poszczególne komórki nie tylko łączą się w piony, ale też pełnią ściśle określone funkcje; wyznaczają one ich specjalizację i określają miejsce w procesie realizacji zadań; jedną z nich jest komórka merytoryczna

funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa czy instytucji wymaga odpowiedniej organizacji; dzięki niej jest możliwe przydzielanie zadań i rozliczenie z nich; pozwala ona też na przypisanie odpowiedzialności za przebieg i zakończenie określonych spraw, przechowywanie dokumentów oraz za obsługę korespondencji; podstawowym elementem takiej struktury jest komórka organizacyjna

zaliczenie do odpowiednich kategorii archiwalnych dokumentacji twórcy zespołu

• Polski Słownik Archiwalny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

określa odporność materiału na utlenianie, parametr brany pod uwagę podczas pakowania materiałów archiwalnych; jego wysokość powinna wynosić < 5

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

jest jedną z czynności sprawdzających przeprowadzanych w organizacjach, zakładach pracy, organach samorządowych czy instytucjach; podstawę do jej wykonania stanowi odpowiedni akt prawny, a za realizację jest odpowiedzialny organ nadrzędny; w archiwistyce lustrację przeprowadza się z ramienia dyrektora archiwum państwowego; kontroli podlegają jednostki organizacyjne

materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności wybitnych osób fizycznych , stanowiące własność tych osób  lub ich prawnych następców (źródło: Kancelaria i archiwum zakładowe. Podręcznik, red. E. Borodij, Warszawa 2009, s. 242.)

materiały archiwalne, które nie są własnością państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek samorządu terytorialnego; dzieli się na ewidencjonowany i nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny (źródło: Kancelaria i archiwum zakładowe. Podręcznik, red. E. Borodij, Warszawa 2009, s. 242).

oznaczenie liczbą kolejności stron w jednostce archiwalnej

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

całokształt materiałów archiwalnych kwalifikujących się do trwałego przechowywania w archiwach, a znajdujących się we władaniu państwa lub pod jego ochroną prawną, niezależnie od miejsca przechowywania

w ujęciu historycznym jest utożsamiana ze specjalnym znakiem odciskanym różnymi metodami na dokumencie lub korespondencji, w celu podkreślenia własności lub autorstwa i nadania im ważności prawnej; w tym rozumieniu pieczęć była uznawana za tzw. znak własnościowy, umożliwiający rozpoznanie osoby fizycznej lub instytucji; w przeszłości pieczęcie odciskano w wosku lub lace; obecnie znaki są odbijane za pomocą tuszu; coraz częściej też charakterystyczne herby zastępuje się tekstem

jest specjalnym znakiem odciskanym na dokumencie przy pomocy stempla lub pieczątki w celu podniesienia jego wagi prawnej; najczęściej jest ona wykonana z metalu metodą tłoczenia, ma okrągły kształt, a w części środkowej zawiera wizerunek polskiego orła; na obwodzie jest umieszczana nazwa organu samorządowego, instytucji czy organizacji

oznacza dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych; pieczęć elektroniczna, jest jednym z elementów mających zapewnić szybszą i wygodniejszą komunikację w biznesie czy administracji publicznej; umożliwia obieg elektronicznych dokumentów poprzez zapewnienie autentyczności – pewności, że dokument pochodzi od danej organizacji, instytucji czy firmy oraz integralności oraz że treść dokumentu nie została zmieniona; najbardziej charakterystyczną cechą pieczęci elektronicznej jest to, że korzystać z niej mogą osoby prawne, a więc firmy, organizacje czy instytucje

jest też nazywane pismem obiegowym, cyrkularzem, kurendą lub okólnikiem; jest to rodzaj listu lub dokumentu sporządzanego z przeznaczeniem dla wielu czytelników, których bezpośrednio dotyczy jego treść; sposób przekazywania pisma może się odbywać na kilka sposobów: przez wykonanie i rozesłanie wielu kopii o tej samej treści, drogą elektroniczną lub metodą przekazywania jednego egzemplarza do kolejnych adresatów

jest rodzajem listu wyjaśniającego, dołączanego do jednego lub wielu dokumentów czy materiałów wysyłanych do adresata; jego zadaniem jest przedstawienie liczby i rodzaju załączników oraz wskazanie ich przeznaczenia; mogą nim być np. uzupełnienie dokumentacji sądowej, związanej z konkretnym procesem lub korekta faktury za przeprowadzoną transakcję

wypowiedź pisemna utrwalająca czynność urzędową, względnie wypowiedź pisemna osoby fizycznej, skierowana do urzędu (instytucji) celem załatwienia określonej sprawy; jest typem listu pisanego zwięzłym, prostym i jednocześnie formalnym językiem, przedstawiającego konkretny problem; jego przedmiotem może być prośba, wyjaśnienie, informacja lub inna sprawa, z jaką nadawca zwraca się do urzędu

zespół norm prawnych regulujących zasady i tryb postępowania z dokumentacją; określa ono również system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje organów administracji rządowej w tym zakresie; jest uznawane za dziedzinę prawa administracyjnego, choć obejmuje również elementy cywilnoprawne i karnoprawne

1. dokumenty niezbędne do pracy bieżącej twórcy zespołu, przechowywane w jego komórkach organizacyjnych;

2. komórka organizacyjna (stanowisko pracy) twórcy zespołu zajmująca się wyłącznie lub m.in. rejestracją i przechowywaniem dokumentów potrzebnych do pracy bieżącej;

3. lokal (miejsce) przechowywania registratury;

4. miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę

• Polski Słownik Archiwalny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane innych twórców

kontrola stanu liczbowego zasobu archiwum przez porównanie jego stanu z odpowiednimi zapisami we właściwych pomocach ewidencyjnych

spis jednostek archiwalnych bez względu na ich stan uporządkowania

• Polski Słownik Archiwalny

pomoc kancelaryjna stosowana w systemie rzeczowo‑bezdziennikowym (rzeczowo‑rejestrowym), służąca do rejestracji spraw w obrębie grup rzeczowych (teczek‑spraw); formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie czy instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt

formularz służący wskazaniu i opisaniu dokumentacji przekazywanej z jednej komórki organizacyjnej do innej

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

oznaczenie cyfrowe, literowe lub cyfrowo‑literowe grupy spraw w wykazie akt twórcy zespołu, które jednocześnie stanowi część składową znaku akt

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu pism w dzienniku podawczym według kolejności liczby dziennika

system kancelaryjny niestosujący rejestracji pism w dzienniku podawczym; termin ten bywa używany na oznaczenie systemu kancelaryjnego rzeczowo‑rejestrowego lub systemu kancelaryjnego rzeczowo‑bezrejestrowego; zob. system kancelaryjny rzeczowo‑rejestrowy, system kancelaryjny rzeczowo‑bezrejestrowy

• Polski Słownik Archiwalny

system kancelaryjny polegający na stosowaniu dziennika podawczego do rejestracji i kontroli obiegu pism oraz na nadawaniu aktom układu rzeczowego, najczęściej zgodnie z wykazem akt

• Polski Słownik Archiwalny

system kancelaryjny polegający na stosowaniu rzeczowego układu akt (zazwyczaj zgodnie z wykazem akt), pomijający natomiast rejestrację akt

• Polski Słownik Archiwalny

system kancelaryjny polegający na stosowaniu rzeczowego układu akt (zazwyczaj zgodnie z wykazem akt) oraz na rejestrowaniu poszczególnych spraw w spisach spraw, prowadzonych odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt

• Polski Słownik Archiwalny

dokumenty zgromadzone przez urzędy (instytucje) lub osoby fizyczne pod określonym kątem widzenia, mające w całości lub przeważającej części charakter materiałów archiwalnych.

• Polski Słownik Archiwalny

znak rozpoznawczy umieszczony w postaci liter lub cyfr na akcie (poszycie lub teczce), składający się zazwyczaj z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt twórcy zespołu, a wskazujący na miejsce przechowywania akt w registraturze

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

znak rozpoznawczy pisma, pod którym jest zarejestrowane w kancelarii wystawcy:

1. w systemie dziennikowym - składa się z numeru kolejnego dziennika podawczego, łamanego przez dwie lub trzy ostatnie cyfry daty rocznej lub z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego;

2. w systemie bezdziennikowym ze znaku uzupełnionego numerem sprawy;

3. w systemie rzeczowo‑bezrejestrowym wyłącznie ze znaku akt

• Polski Słownik Archiwalny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające

znak rozpoznawczy akt sprawy składający się ze stałych elementów rejestracyjnych pism w obrębie danej sprawy:

1. w systemie dziennikowym składa się z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego lub tylko numeru dziennika podawczego;

2. w systemie bezdziennikowym (rzeczowo‑rejestrowym) - z symbolu komórki organizacyjnej znaku akt i numeru sprawy lub tylko ze znaku akt

• Polski Słownik Archiwalny

• Film edukacyjnyDFgOzLQ4yFilm edukacyjny

• Interaktywne materiały sprawdzająceDyMI3io2fInteraktywne materiały sprawdzające