Współpracując z rodzicami, nauczyciel zastanawia się, co dokładnie chce osiągnąć, a także czego może oczekiwać. Planowanie celów i efektów komunikacji pozwala uniknąć sytuacji, w których obie strony oczekują od siebie niemożliwych do zrealizowania działań.

Pierwszym krokiem nauczyciela powinno być podjęcie decyzji, czy kontakt z rodzicami w ogóle jest potrzebny. Decyzję należy podjąć, odpowiadając sobie na następujące pytania:

• W czyim obszarze wpływu jest sytuacja? Nauczyciel upewnia się, czy nie próbuje oddać odpowiedzialności za strefę swojego wpływu rodzicom ucznia/uczennicy.

• Co konkretnie ma się zmienić w zachowaniu ucznia/uczennicy? Nauczyciel określa, co konkretnie powinno się wydarzyć w wyniku podejmowanej współpracy. 

• Co nauczyciel może zrobić w tej sytuacji? Nauczyciel określa, czy (i jakie) może podjąć działania, aby także wspierać ucznia/uczennicę.

• Nauczyciel określa, o co konkretnie chce poprosić rodziców, co mają zrobić po spotkaniu lub otrzymaniu wiadomości.

Jeśli na podstawie odpowiedzi nauczyciel oceni, że potrzebuje kontaktu z rodzicami, zastanawia się, jaki jest cel kontaktu: przekazanie informacji czy prośba o interwencję. Nauczyciel najczęściej komunikuje się z rodzicami, aby przekazać im ważne wiadomości, uprzedzić pytania i wątpliwości, np. informuje rodziców o tym, co się wydarzyło w klasie, nad czym pracuje z uczniem i jak to robi, przypomina o zasadach. Czasem kontaktuje się, aby poprosić o działanie, np. o wsparcie dziecka w realizacji jakiegoś zadania (przy pakowaniu plecaka, wypełnieniu zadania domowego), o ujednolicenie sposobu reagowania na określone zachowania w domu i w szkole lub pomoc przy organizacji wydarzenia.

W kolejnym kroku nauczyciel podejmuje decyzję o formie kontaktu (wiadomość poprzez dziennik elektroniczny, spotkanie, wiadomość e‑mail, inne) i przygotowuje samą treść przekazu. Umiejętnością konieczną do prowadzenia efektywnej komunikacji, szczególnie ważną przy opisywaniu sytuacji trudnych, jest rozdzielanie faktów i opinii. Aby umożliwić rodzicom zrozumienie, co się wydarzyło, należy przedstawić obiektywny opis, wyraźnie oddzielić interpretacje, hipotezy i odczucia. Dzięki temu możliwe będzie zobaczenie perspektywy rodziców, poznanie ich poglądów, co pomoże lepiej zrozumieć zachowania ucznia i znaleźć adekwatne rozwiązania. Warto stosować rekomendowane techniki, jak na przykład FUKO (Wieczorek, Fusińska‑Korpik, Cichocki, 2021):

Komunikacja staje się efektywna, nawet w trudnych sytuacjach, jeżeli rodzice mają zaufanie do nauczycieli. Warto zatem pamiętać o tworzeniu dobrych relacji. „Ogólną zasadą, którą należy się tu kierować, jest pozyskiwanie zaufania i życzliwości rodziców, czego raczej nie uda się osiągnąć, informując ich podczas spotkań jedynie o brakach i wadach ich dzieci” (Rola, 2019, s. 262). Bardzo ważne zatem, aby komunikacja z rodzicami nie była skupiona jedynie wokół sytuacji wymagających poprawy zachowania ucznia lub uczennicy. Zadaniem nauczyciela jest zachowanie równowagi pomiędzy informowaniem o niepożądanych zachowaniach ucznia lub uczennicy i opisywaniem zachowań pozytywnych. Dodatkowo, stosowanie pochwał poprawi nie tylko komunikację z rodzicami, ale będzie miało także pozytywny wpływ na pracę z uczniami (Marzano, 2003). Ważne, aby pochwała była odpowiednio sformułowana. Szczegółowe informacje na temat formułowania pochwał znajdują się w materiale dostępnym w ramach tego modułu „Komunikaty pozytywne – formułowanie pochwał”editor‑lms:DnYMyo83I„Komunikaty pozytywne – formułowanie pochwał”.