Bilet komunikacyjny (lotniczy, kolejowy, autobusowy) – sporządzany jest po wpisaniu niezbędnych danych do systemu rezerwacyjnego. Zawiera wszelkie informacje niezbędne do odbycia podróży z miejsca początkowego do miejsca docelowego wybranym środkiem transportu, czyli:

• nazwę miejsca, w którym kończy się podróż;

• datę podróży;

• nazwę miejsca, w którym rozpoczyna się podróż;

• godzinę wyjazdu (wylotu) oraz planowanego zakończenia podróży danym środkiem transportu;

• cenę za podróż wybranym środkiem transportu;

• dane osobowe turysty, który może podróżować z tym dokumentem komunikacyjnym (dotyczy to np. biletów lotniczych czy kolejowych).

Bilet na atrakcje turystyczne – sporządzany jest po wpisaniu do systemu rejestracji niezbędnych danych. Zawiera on informacje o:

• miejscu, w którym znajduje się dana atrakcja;

• terminie wizyty ustalonej podczas rezerwacji lub zakupu;

• godzinie wejścia do danej atrakcji lub – jeśli nie ma konieczności rezerwacji godzinowej – przedziału czasowego, w którym dana atrakcja jest udostępniana do zwiedzania;

• cenie za korzystanie lub zwiedzanie danej atrakcji (za osobę, grupę).

Materiały promocyjne – zawierają wszelkie informacje o miejscu, atrakcji turystycznej, biurze podróży, ale także ciekawostki czy zdjęcia, które mogą posłużyć jako urozmaicenie danej imprezy turystycznej. Materiały promocyjne są wykonywane przez firmy poligraficzne na zlecenie biur podróży, właścicieli atrakcji czy władz danego miasta.

Program imprezy turystycznej – dokument, który zawiera szczegółowe informacje na temat konkretnej imprezy turystycznej z uwzględnieniem:

• informacji o organizatorze imprezy turystycznej – dane teleadresowe. Jeśli program drukowany jest na papierze firmowym organizatora, informacje te umieszczone są w nagłówku lub stopce dokumentu;

• nazwy organizowanej imprezy turystycznej;

• terminu świadczenia imprezy turystycznej – daty rozpoczęcia i zakończenia imprezy;

• harmonogramu ramowego zawierającego godzinę wyjazdu i planowaną godzinę powrotu z imprezy, ogólne informacje o rodzajach usług świadczonych podczas imprezy;

• programu szczegółowego imprezy, z uwzględnieniem godzin rozpoczęcia wszystkich świadczeń i atrakcji;

• kwoty należności za imprezę turystyczną;

• informacji dodatkowych dla klienta, np. o terminie rezerwacji, ubezpieczeniu obowiązującym podczas imprezy, wielkości autokaru udostępnionego na czas trwania imprezy czy kwocie zaliczki za imprezę.

Na koniec wypisuje się ustalone przez organizatora warunki uczestnictwa w imprezie.

Polisa ubezpieczeniowa – dokument zawierający informacje o zawartym ubezpieczeniu dla klienta na czas trwania imprezy turystycznej. Informacje te obejmują:

• numer polisy;

• nazwę towarzystwa ubezpieczeniowego, które sprzedaje polisę osobie ubezpieczanej (klientowi);

• dane osobowe osoby ubezpieczanej (klienta) wraz z datą urodzenia;

• datę rozpoczęcia ochrony ubezpieczeniowej;

• kwotę należną do zapłaty za wykupienie polisy;

• warunki ubezpieczenia, czyli przedmiot i zakres ubezpieczenia, obowiązki ubezpieczonego i ubezpieczyciela, wyłączenia odpowiedzialności oraz inne niezbędne informacje;

• datę i miejsce wystawienia dokumentu.

Kalkulacja kosztów – zawiera informacje dotyczące kwoty, którą klient jest zobowiązany zapłacić za daną imprezę turystyczną, z uwzględnieniem poszczególnych składników tej kwoty.

W poszczególnych polach wpisujemy następujące informacje:

• impreza – nazwa danej imprezy turystycznej, dla której tworzona jest kalkulacja;

• termin – data rozpoczęcia i zakończenia imprezy;

• liczba – liczba osób biorących udział w imprezie, w tym np. dzieci;

• trasa – określenie miejsca początkowego i docelowego imprezy wraz z podaniem liczby kilometrów.

Tabela zawiera informacje o:

• liczbie świadczeń – określa liczbę danych świadczeń umieszczonych w pierwszej kolumnie, np.

  • noclegi – 7,

  • wyżywienie – 14 (śniadania i obiadokolacje),

  • liczba usług transportowych – 2 (do i z powrotem),

  • ubezpieczenie – zależne od liczby osób na imprezie – np. 30,

  • plan, pilot i przewodnik – 1;

• cenie za świadczenie – określenie ceny jednego świadczenia, np. 50 zł/nocleg, 75 zł/wyżywienie;

• liczbie osób – podanie liczby osób biorących udział w imprezie;

• wartości – cena jednego świadczenia x liczba osób korzystających ze świadczenia;

• sumie – zsumowanie kolumny wartości;

• marży 16% – 16% x suma;

• podatku VAT 23% – 23% x kwota marży;

• cenie za imprezę dla grupy – dodana suma, marża i podatek VAT;

• cenie za imprezę dla jednej osoby – cena dla grupy podzielona przez liczbę osób biorących udział w imprezie.

Lista uczestników – zawiera dane osobowe wszystkich osób biorących udział w imprezie, czyli:

• imiona i nazwiska;

• daty urodzenia;

• numery kontaktowe;

• adresy zamieszkania.

Na liście znajdują się również informacje dotyczące imprezy:

• nazwa imprezy;

• data imprezy;

• miejsce odbywania się imprezy.

Faktura VAT – dokument wystawiany klientowi za zrealizowaną imprezę lub zakupioną usługę.

Faktura VAT zawiera następujące informacje:

• dane teleadresowe i NIP wystawcy, czyli organizatora imprezy, firmy/osoby wystawiającej fakturę;

• dane teleadresowe, a czasem również NIP klienta;

• nr porządkowy faktury (faktury mają swój porządek i każdej nadaje się numer kolejny);

• miejscowość i datę wystawienia faktury;

• podpis wystawcy, czyli osoby upoważnionej do sporządzenia faktury lub informacja o tym kto sporządził/wystawił fakturę;

• informacje o terminie i sposobie zapłaty (przelew/gotówka);

• datę sprzedaży danej usługi bądź imprezy.

W części rozliczeniowej faktury VAT umieszcza się następujące informacje:

• nazwę – usługi lub imprezy wraz z konkretnymi danymi, np. datą;

• symbol usługi w PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług);

• jednostkę, według której oblicza się daną usługę, np. szt., osoba;

• ilość towaru – np. liczbę noclegów, liczbę śniadań;

• cenę jednostkową netto – cena za jedną jednostkę (np. 1 osoba, 1 posiłek) danego towaru bez podatku VAT;

• wartość netto – iloczyn liczby i ceny jednostkowej netto;

• VAT – stawka podatku VAT zależna od rodzaju towaru – 8%, 23%;

• kwota VAT – 23% (8%) x wartość netto;

• wartość towaru lub usługi brutto – suma wartości netto i kwoty podatku VAT.

Poniżej znajduje się zsumowanie kolumn, a na koniec określenie ostatecznej kwoty do zapłaty, czyli sumie wartości brutto wszystkich wymienionych towarów lub usług wraz z uwzględnieniem marży czy rabatów.

Umowa o świadczenie usług przez hotel – zawiera niezbędne informacje dotyczące realizacji usługi przez hotel na rzecz biura podróży (informacje o rezerwacji, możliwościach jej anulowania, odszkodowaniu za anulowanie, ramach czasowych doby hotelowej, terminie obowiązywania umowy).

W poszczególnych polach umowy wpisujemy następujące informacje:

• zawarta dnia – wpisujemy datę zawarcia umowy między biurem a hotelem (może być inna od daty rozpoczęcia obowiązywania umowy – podpisana wcześniej);

• w – miejscowość, w której została podpisana umowa;

• pomiędzy hotelem – pełna nazwa hotelu;

• reprezentowanym przez – imię i nazwisko osoby, która w imieniu hotelu upoważniona jest do podpisywania umów z kontrahentami (dyrektor, kierownik, pełnomocnik);

• a – pełna nazwa biura podróży wraz z informacjami teleadresowymi; reprezentowanym przez – imię i nazwisko osoby, która w imieniu biura podróży upoważniona jest do podpisywania umów (dyrektor, kierownik, pełnomocnik);

• grupę stanowi – wpisujemy liczbę osób, dla których biuro zamawia usługi hotelowe na dany okres; dokonana na – hotel wyznacza okres, w którym zapewnia dokonanie rezerwacji, wpisujemy liczbę dni;

• … godzin – hotel wyznacza czas, w którym zobowiązany jest potwierdzić lub odrzucić zamówienie;

• zasady wypłaty odszkodowania – określenie zasad, według których biuro podróży zmuszone będzie zapłacić odszkodowanie na rzecz hotelu, np. wyznaczając rodzaj zapłaty (przelew, gotówka) lub termin zapłaty (do 7 dni, do 14 dni);

• doba hotelowa – wpisujemy obowiązującą w danym hotelu dobę hotelową, np. od godziny 14:00 do 11:00;

• na czas – współpracujące z hotelem biuro podróży może zawierać umowę na określony czas, np. na sezon letni w danym roku. Wpisujemy zatem dany okres, na który chcemy zawrzeć umowę, np. 150 dni;

• okres wypowiedzenia – okres, jaki musi upłynąć od dnia złożenia oświadczenia o wcześniejszej rezygnacji z umowy, a czasem, kiedy umowa ulega rozwiązaniu. Można go określić w tygodniach lub dniach, np. 14 dni, 30 dni.

Na końcu umowy znajdują się miejsca, w których składane są podpisy przedstawicieli biura podróży oraz hotelu wymienionych na początku umowy.

Umowa biura podróży z klientem – zawiera informacje dotyczące ustalonych porozumień między biurem a klientem.

W poszczególnych polach umowy wpisujemy następujące informacje:

• data zawarcia umowy – wpisujemy datę podpisania umowy;

• a – imię i nazwisko osoby, która jako klient dokonuje zakupu imprezy turystycznej, jej adres i nr telefonu;

• nazwa imprezy turystycznej – wpisujemy nazwę imprezy, np. zimowisko w Zawoi;

• lp. – uzupełniamy dane klienta o jego datę urodzenia i nr PESEL;

• cena imprezy brutto – cena za udział klienta w imprezie zawierająca podatek VAT;

• termin imprezy – wpisujemy dokładny czas trwania imprezy, np. 1‑14.02.2022;

• godzina i miejsce wyjazdu – podajemy dokładny czas i miejsce rozpoczęcia imprezy, adres miejsca, z którego wyruszy środek transportu;

• czas i miejsce zakończenia – podajemy planowany czas i dokładne miejsce zakończenia imprezy, adres miejsca, do którego przybędzie środek transportu;

• zakwaterowanie – wpisujemy dokładny adres, pod którym mieści się dany obiekt noclegowy;

• rodzaj i zakres ubezpieczenia – wpisujemy dane wykupionego ubezpieczenia.

Na końcu umowy znajdują się miejsca, w których składane są podpisy klienta oraz przedstawiciela biura podróży sprzedającego daną imprezę.

Zamówienie środka transportu – zawiera informacje od klienta, które są potrzebne sprzedawcy do zrealizowania usługi wynajęcia środka transportu, np. autokaru.

W poszczególnych polach zamówienia wpisujemy następujące informacje:

• lewy górny róg – dane teleadresowe klienta;

• prawy górny miejscowość i data – nazwa miejscowości i data złożenia zamówienia;

• w treści zamówienia: marka – np. dokładne określenie marki autokaru, który chcemy wynająć, np. MAN; liczbę osób, które skorzystają z przewozu zamówionym środkiem transportu (określenie rodzaju grupy, np. dzieci, seniorzy, oraz charakteru wyjazdu); dokładną datę i godzinę, na którą np. kierowca musi się stawić w wyznaczonym miejscu; określenie dokładnej trasy od miejsca początkowego do docelowego, z planowanymi postojami; określenie daty i godziny planowanego powrotu; dane osoby do kontaktu (dysponenta); kwotę za jaką firma transportowa wynajmuje klientowi środek transportu wraz z np. kierowcą; a w polu uwagi można wpisać dodatkowe informacje dotyczące zamówienia, np. specjalny wystrój środka transportu.

Na końcu zamówienia znajduje się miejsce, w którym jest podpis składającego zamówienie.

Zamówienie imprezy turystycznej – zawiera informacje od klienta, które są potrzebne sprzedawcy do zrealizowania imprezy turystycznej, czyli:

• dane teleadresowe zamawiającego;

• dane teleadresowe sprzedawcy;

• datę i miejscowość złożenia zamówienia.

Ponadto w zamówieniu określa się rodzaj imprezy turystycznej, którą klient chce zamówić, jej termin, liczbę osób, która ma w niej wziąć udział oraz standard usług. W zamówieniu uwzględnia się również informacje o liczbie pokoi, które klient chce wynająć, ich standardzie, sposobie wyżywienia wraz z poinformowaniem o dodatkowych wymaganiach żywieniowych. Określa się dodatkowe usługi, zadania, atrakcje, które klient chce umieścić w imprezie. Na końcu znajduje się podpis osoby składającej zamówienie.

Umowa najmu środka transportu – zawiera ustalenia stron, które są niezbędne do zrealizowania usługi transportowej, np. najmu autokaru, czyli:

• data podpisania umowy oraz nazwę miejscowości, w której jest podpisywana umowa;

• dane sprzedawcy – wpisywane dane są zależne od tego czy jest to osoba prywatna, czy firma (np. imię i nazwisko, imiona rodziców, adres zamieszkania, numer i serię dowodu osobistego, nazwę prowadzonej działalności gospodarczej oraz nazwę organu, który wpisał przedsiębiorstwo do Ewidencji Działalności Gospodarczych wraz z numerem w tej ewidencji itp.);

• dane klienta – takie same, jak w przypadku sprzedawcy;

• marka, np. autokaru, rok produkcji i numer rejestracyjny – wpisujemy dane techniczne środka transportu;

• termin wynajęcia środka transportu – określenie dokładnej daty;

• liczba kierowców, którzy będą obsługiwać autokar w uprzednio określonym terminie;

• określenie kwoty do zapłaty za wynajem, w tym: – kwota stała – niezależna od przebytej drogi ani dodatkowych usług, określana z góry za wynajem środka transportu, kwota napisana słownie; – kwota dodatkowa – kwota za każdy określony kilometr przebytej trasy. Ustala się ją po zakończeniu usługi na podstawie różnicy stanu licznika przebiegu po i przed usługą; – kwota za obsługę pojazdu – wszelkie zapłaty za obsługę w trakcie jazdy;

• ustalenie terminu zapłaty za wynajem – kwota stała płatna jest przed usługą, a dodatkowa i za obsługę po zakończenie usługi;

• określenie kwoty kary umownej za niewykonanie usługi lub niestaranne jej wykonanie. Kwota ustalana jest przy podpisaniu umowy;

• podpisy stron – najemcy czyli klienta oraz wynajmującego, czyli przedstawiciela sprzedawcy usługi.

Potwierdzenie rezerwacji miejsc noclegowych – zawiera informacje dla klienta o zgodzie ze strony obiektu noclegowego na świadczenie usługi hotelowej na rzecz klienta według zapotrzebowania zawartego w rezerwacji.

W poszczególnych polach potwierdzenia rezerwacji wpisujemy następujące informacje:

• lewy górny róg – dane teleadresowe nadawcy, czyli hotelu, który potwierdza rezerwację;

• prawa strona – dane teleadresowe klienta dokonującego rezerwacji w w/w hotelu;

• treść potwierdzenia – określenie liczby pokoi wymienionych w zamówieniu, określenie liczby osób wymienionych w zamówieniu, określenie ceny wynajmu dla jednej osoby, daty przyjazdu oraz wyjazdu określonej w zamówieniu;

• wybór sposobu zapłaty za usługę oraz termin płatności.

Potwierdzenie zamówienia zawiera informacje o obowiązującej dobie hotelowej, terminie obowiązywania rezerwacji oraz prośby o dokonanie wszelkich formalności.

Voucher – dokument, który zawiera informacje o zakupionych przez klienta świadczeniach turystycznych.

Umowa z pilotem – zawiera ogólne postanowienia współpracy pilota z biurem podróży podczas określonej imprezy turystycznej. Określa zobowiązania pilota podczas planowanej imprezy, obowiązki biura podróży względem pilota, zasady wynagrodzenia za wykonaną usługę pilotażu oraz określenie okresu, w którym umowa będzie obowiązywać.

Poszczególne pola umowy zawierają ponadto następujące informacje:

• język – jeśli impreza odbywa się poza granicami kraju, organizator ma obowiązek zapewnić opiekę pilota znającego język obcy, który pozwoli mu na swobodną komunikację w danym kraju. Pilot potwierdza zatem znajomość niezbędnego języka obcego;

• termin imprezy, nazwę kraju, nazwę miejscowości, w której grupa będzie przebywać i nazwę kraju/krajów, przez które grupa, pod opieką pilota, będzie przejeżdżać;

• numer telefonu kontaktowego do pilota (może być to numer prywatny pilota albo numer służbowy, którym dysponuje pilot);

• kwota zaliczki, czyli części wynagrodzenia wypłaconego przed wykonaną usługą;

• miejsce na wpisanie kwoty wynagrodzenia dla pilota za wykonanie usługi dla biura podróży;

• nazwa banku, w którym pilot ma konto, na które zostanie przekazane wynagrodzenie;

• termin imprezy, podczas której pilot będzie świadczył usługę;

• podpisy pilota oraz organizatora, czyli przedstawiciela organizatora.